Основне місце роботи ↔ сумісництво у 2026 році: документи, повідомлення й облік

Спочатку визначаємо, що саме змінюється

Чому зміна статусу — не переведення за статтею 32 КЗпП

Зовнішнє сумісництво: координуємо двох роботодавців

Внутрішнє сумісництво: один роботодавець, але два договори

Який комплект кадрових документів підготувати

Повідомлення ДПС: коли подавати, а коли ні

Д5 у 2026 році: форма вже змінилася, трудовий механізм — ні

Як узгодити Д1, 4ДФ і кадрову подію

Відображення в BAS: не перемикайте статус заднім числом

Типові помилки, які дорого виправляти після закриття місяця

Фінальний чек-лист перед допуском до роботи

Працівник звільнився з основної роботи й просить зробити основною посаду, на якій працював за сумісництвом. Або навпаки: хоче залишитися в компанії, але вже як сумісник, бо основним буде інший роботодавець. Побутове слово «перевести» тут зручне, проте для кадрових документів воно небезпечне: статус місця роботи, посада, режим неповного часу і переведення на іншу роботу — не одне й те саме.

Станом на 11 вересня 2026 року додалася ще одна причина діяти уважно. Оновлений додаток Д5 технічно дозволяє показати зміну ознаки «основне місце ↔ сумісництво» двома рядками як переведення. Водночас свіже роз’яснення Мінекономіки наполягає: спеціального механізму такого переведення у трудовому законодавстві немає, тому безпечний кадровий шлях — припинити попередній трудовий договір і укласти новий. Розберімо, як не змішати форму звіту з правовою підставою та не втратити важливі дії між наказом і зарплатною програмою.

Спочатку визначаємо, що саме змінюється

Основне місце роботи — це місце, де працівник працює за трудовим договором і яке сам визначив основним у поданій роботодавцю заяві до її відкликання; відповідні відомості мають обліковуватися в Реєстрі застрахованих осіб. Сумісництво — інша оплачувана робота за окремим трудовим договором, яку виконують у вільний від основної роботи час.

• Зовнішнє сумісництво — основний і додатковий трудові договори укладені з різними роботодавцями.
• Внутрішнє сумісництво — працівник має в одного роботодавця основний трудовий договір і ще один, окремий, договір про роботу за сумісництвом.

Не слід визначати статус за тривалістю робочого часу. Основний працівник може працювати 0,5 ставки, а сумісник — за погодженим графіком у вільний від основної роботи час. Так само сама зміна окладу, ставки чи графіка не перетворює основне місце на сумісництво.

Перед оформленням дайте письмову відповідь на чотири запитання:

1. Чи змінюється лише статус місця роботи, чи також посада, підрозділ, трудова функція або істотні умови праці?
2. У працівника один договір у цього роботодавця чи два договори — основний і за внутрішнім сумісництвом?
3. Де й з якої дати буде основне місце роботи після зміни?
4. На якій реальній підставі припиняється попередній договір і чи зафіксована воля працівника?

Чому зміна статусу — не переведення за статтею 32 КЗпП

Переведення у трудовому сенсі стосується переходу на іншу роботу: іншу посаду або трудову функцію в того самого роботодавця, до іншого роботодавця чи в іншу місцевість. Зміна позначки «основне місце/сумісництво» сама собою не змінює роботу, тому наказ «перевести із сумісництва на основне місце» не спирається на окрему процедуру КЗпП.

У листі від 27.08.2026 № 4701-05/90130-09 викладено актуальну позицію Мінекономіки щодо основної роботи та сумісництва: коли сумісник бажає стати основним працівником у того самого роботодавця, слід оформити звільнення із сумісництва і нове прийняття на основне місце. Аргумент міністерства — законодавство не містить механізму переведення між цими статусами. Сам лист має інформаційно-рекомендаційний, а не нормативний характер, але для роботодавця це важливий орієнтир під час вибору найменш ризикового алгоритму.

Тут принципово не підмінити одну помилку іншою. Рекомендація оформити звільнення не дає роботодавцю права звільнити людину без законної підстави. Підставою може бути, наприклад, угода сторін за пунктом 1 частини першої статті 36 КЗпП із погодженою датою або власна ініціатива працівника за статтею 38 КЗпП із дотриманням її умов. Не можна вигадувати скорочення, прогул чи іншу підставу лише заради зміни статусу. А якщо насправді працівника переводять на іншу посаду в межах чинного договору без зміни статусу місця роботи, слід застосовувати правила переведення, а не штучне звільнення і прийняття.

Зовнішнє сумісництво: координуємо двох роботодавців

Сумісник стає основним працівником

Спочатку працівник припиняє попередній основний трудовий договір. Далі роботодавець, у якого він працював зовнішнім сумісником, оформлює завершення договору за сумісництвом і нове прийняття на основне місце. Для нового основного договору в Реєстрі не повинно залишатися незавершених трудових відносин за категорією основного працівника.

Практична послідовність така:

1. Працівник подає документ про припинення попереднього основного договору або інший достатній пакет відомостей, який дає змогу погодити дати без накладання статусів.
2. Сторони письмово визначають підставу й дату припинення договору за сумісництвом.
3. Роботодавець видає наказ про звільнення, у день звільнення проводить остаточний розрахунок, виплачує компенсацію за всі невикористані дні відпустки за цим договором, надає копію наказу та письмове повідомлення про нараховані й виплачені суми.
4. Працівник подає заяву про прийняття із чітким зазначенням, що визначає це місце роботи основним, а також погоджує посаду, дату початку, режим, оплату й інші умови.
5. Роботодавець оформлює новий трудовий договір і наказ про прийняття, до початку роботи подає повідомлення ДПС та виконує обов’язкове інформування працівника про умови праці.

Основний працівник залишається зовнішнім сумісником

Дзеркальна ситуація потребує синхронізації з новим основним роботодавцем. Спочатку погоджують дати так, щоб з дня роботи за сумісництвом у людини вже було визначене основне місце роботи. Старий основний договір припиняють на справжній законній підставі, проводять остаточний розрахунок, після чого укладають новий договір за сумісництвом і до допуску до роботи подають нове повідомлення ДПС.

Якщо людина фактично продовжує виконувати ту саму роботу, це не скасовує юридичних наслідків звільнення: робочий рік для відпустки за новим договором починається заново, залишок відпустки за старим договором не «переносять» у програмі, а компенсують при звільненні. Саме тому дати, табель, остаточний розрахунок і нові умови треба погодити до видання наказів, а не виправляти після закриття місяця.

Внутрішнє сумісництво: один роботодавець, але два договори

Найчастіша помилка — бачити одну фізичну особу й забувати, що внутрішнє сумісництво оформлене окремим трудовим договором. Тому прийняття на додаткову роботу, її табелювання, нарахування та припинення обліковують окремо від основної посади.

Додаємо або припиняємо лише внутрішнє сумісництво

Якщо основна посада не змінюється, жодного «переоформлення» основного працівника немає. Для нової додаткової роботи оформлюють заяву, окремий наказ про прийняття за внутрішнім сумісництвом, погоджують графік у вільний від основної роботи час і подають повідомлення ДПС до початку роботи. Коли додатковий договір припиняється, звільнення, розрахунок і Д5 стосуються лише сумісництва; основний договір продовжує діяти.

Міняємо статуси двох робіт місцями

Наприклад, посада бухгалтера була основною, а посада фахівця з обліку — внутрішнім сумісництвом; тепер працівник хоче визначити основною другу роботу. Це вже не одна операція з карткою працівника, а дві погоджені договірні траєкторії. За обережного підходу, що враховує лист Мінекономіки від 27.08.2026, сторони:

1. письмово погоджують, який договір і на якій підставі припиняється, які нові договори укладаються та з яких дат;
2. видають окремі накази про припинення основного договору й договору за внутрішнім сумісництвом, якщо статус змінюється для обох робіт;
3. проводять остаточний розрахунок окремо за кожним договором, включно з компенсаціями за невикористані відпустки;
4. оформлюють два нові прийняття: одне — за основним місцем, друге — за внутрішнім сумісництвом;
5. до початку роботи подають повідомлення ДПС за кожним новим трудовим договором і перевіряють, щоб графіки не накладалися.

Дати потрібно скласти як єдиний календар подій. Не можна спочатку зробити обидві роботи сумісництвом, а потім залишити працівника без основного місця. Не можна й одночасно відкрити два основні договори. Внутрішній статус не звільняє від нового повідомлення ДПС: другий договір є окремим прийняттям, хоча роботодавець і фізична особа ті самі.

Який комплект кадрових документів підготувати

Повідомлення ДПС: коли подавати, а коли ні

Повідомлення про прийняття на роботу за постановою Кабміну № 413 подають до початку роботи за кожним новим трудовим договором. Це правило діє і тоді, коли особа вже є в довіднику працівників, уже працювала в компанії або залишається в того самого роботодавця після звільнення. Новий договір — нове повідомлення.

• При звільненні й новому прийнятті для зміни статусу повідомлення подають на нове прийняття.
• При оформленні внутрішнього сумісництва повідомлення подають на додатковий договір окремо.
• Для звичайного працівника окреме повідомлення за формою постанови № 413 про звільнення не подають; припинення відображають у Д5. Спеціальні правила для домашніх працівників не слід переносити на всіх.
• Якщо відбувається справжнє переведення на іншу посаду в межах чинного договору без нового прийняття, повідомлення про прийняття не виникає.

Зберігайте не лише файл повідомлення, а й квитанцію про його прийняття. Дата наказу може передувати даті початку роботи, але працівника не можна допустити до роботи за новим договором раніше, ніж повідомлення надіслано належним способом.

Д5 у 2026 році: форма вже змінилася, трудовий механізм — ні

Накази Мінфіну № 243 від 07.05.2026 і № 284 від 26.05.2026 набрали чинності 17 липня 2026 року, а нові форми Податкового розрахунку застосовують з 1 серпня 2026 року. Юридичні особи подають нову форму щомісяця, а ФОП і особи, які провадять незалежну професійну діяльність, — квартальну форму з розподілом показників за місяцями.

Оновлений порядок для Д5 містить спеціальне технічне правило: зміну «основне місце ↔ сумісництво» можна показати двома рядками — завершити категорію особи «1» і почати категорію «2» або навпаки, а в графі 12 обох рядків поставити ознаку переведення. Для переходу до категорії «1» не повинно бути незавершених відносин за іншою категорією основного працівника.

Проте поле звітної форми не створює підстави для кадрового наказу. Якщо роботодавець дотримується актуальної позиції Мінекономіки й оформлює звільнення та прийняття, у Д5 слід показувати саме ці фактичні події:

• перший рядок — закінчення старого договору з категорією «1» або «2», датою звільнення, реквізитами наказу та реальною підставою припинення у графі 17;
• другий рядок — початок нового договору з новою категорією, датою прийняття, кадровими даними та реквізитами наказу;
• ознаку переведення у графі 12 не використовують для маскування звільнення й нового прийняття.

Отже, нова опція Д5 корисна для коректного руху даних у Реєстрі, але не замінює правового аналізу. Якщо роботодавець хоче застосувати варіант без припинення договору, посилаючись на технічне правило Д5 або на старі рекомендації щодо відкликання заяви про основне місце, це варто робити лише після окремої оцінки трудових ризиків і з розумінням, що лист від 27.08.2026 підтримує інший підхід.

Як узгодити Д1, 4ДФ і кадрову подію

Коли працівника спочатку звільнено, а потім прийнято в тому самому звітному місяці зі зміною статусу, контрольні співвідношення мають показати дві різні частини місяця.

• Д1. Оскільки змінюється ознака основного місця роботи у графі 21, нарахування до звільнення й після нового прийняття відображають окремими рядками. Кількість календарних днів перебування у трудових відносинах за місяць не дублюють у двох рядках.
• 4ДФ. Зарплату до звільнення показують в окремому рядку з датою звільнення у графі 8, а зарплату після нового прийняття — в іншому рядку з датою прийняття у графі 7.
• Д5. Формують окремий рядок на припинення старого договору й окремий — на початок нового. Категорія «1» відповідає основному місцю, категорія «2» — роботі за сумісництвом; для внутрішнього сумісника додатково заповнюють установлену ознаку внутрішнього сумісництва.

Не копіюйте механічно дані з наказу «про зміну статусу», якщо фактично було звільнення і прийняття. У звітності повинні збігтися дати, категорії, кадрові реквізити й підстава припинення. Перед відправленням корисно звірити Д5 з квитанцією повідомлення ДПС, а Д1 і 4ДФ — з розрахунковими листами до та після зміни.

Відображення в BAS: не перемикайте статус заднім числом

Назви документів і реквізитів залежать від конфігурації та її релізу, але логіка обліку має повторювати юридичну подію. Якщо оформлено звільнення і нове прийняття, недостатньо відкрити картку працівника й замінити ознаку місця роботи: так можна переписати історію, змішати відпускні залишки та сформувати неправильні рядки звітності.

1. Збережіть картку фізичної особи, але закрийте старі трудові відносини кадровим документом звільнення з правильною датою та підставою.
2. Виконайте остаточний розрахунок за старим договором: зарплата, компенсація відпустки та інші належні суми.
3. Створіть нову подію прийняття з новим статусом місця роботи, датою, підрозділом, посадою, графіком, видом зайнятості й умовами оплати. Не дублюйте фізичну особу лише через новий договір.
4. Для внутрішнього сумісництва залишайте окремі кадрові й розрахункові контури за основною та додатковою роботою: окремі графіки, табелювання і нарахування.
5. Переформуйте та перевірте Д1, Д5 і 4ДФ. Автоматичне заповнення — це чернетка для контролю, а не доказ правильності кадрових дат.

Зміна статусу впливає і на контроль мінімальної бази ЄСВ. У 2026 році мінімальна зарплата становить 8 647 грн, загальна ставка ЄСВ — 22 %, а мінімальний страховий внесок — 1 902,34 грн. Для основного місця за загальним правилом перевіряють необхідність доплати до мінімального внеску з урахуванням повноти місяця та законодавчих винятків; для зовнішнього сумісництва інший роботодавець зазвичай нараховує ЄСВ на фактичну базу. При внутрішньому сумісництві база за договорами в одного роботодавця потребує спільної перевірки. Не покладайтеся на ознаку, встановлену наприкінці місяця: програма повинна бачити статус у відповідному періоді.

Якщо потрібно відпрацювати весь ланцюжок від кадрового документа до нарахувань і звітності на навчальних прикладах, доречним продовженням буде практичний курс «Розрахунок заробітної плати + BAS»: його програма охоплює кадрову роботу, графіки, нарахування, утримання, виплати та підготовку зарплатної звітності.

Типові помилки, які дорого виправляти після закриття місяця

• Один наказ «про переведення» без аналізу. Він не пояснює, чи змінилася трудова функція, чи лише статус місця роботи, і не відповідає свіжій позиції Мінекономіки.
• Звільнення без волі працівника або угоди. Бажання кадровика змінити ознаку в реєстрі не є підставою припинення договору.
• Відсутність повідомлення ДПС. Те, що працівник давно є в довіднику BAS, не скасовує повідомлення про новий трудовий договір.
• Плутанина між 0,5 ставки й сумісництвом. Неповний робочий час можливий і за основним місцем.
• Застосування нового правила Д5 замість кадрових документів. Два рядки у звіті не створюють трудової підстави.
• Перенесення залишку відпустки як при безперервному договорі. При звільненні невикористану відпустку компенсують, а новий робочий рік починається з дати нового прийняття.
• Ретроспективне перемикання прапорця в програмі. Через це спотворюються Д1, Д5, ЄСВ, стаж і аналітика за двома договорами.
• Накладання графіків. Робота за сумісництвом має виконуватися у вільний від основної роботи час.

Фінальний чек-лист перед допуском до роботи

1. Визначили, чи це зміна статусу, справжнє переведення на іншу роботу або зміна істотних умов.
2. Розмежували зовнішнє й внутрішнє сумісництво та порахували кількість чинних договорів.
3. Перевірили, де буде основне місце і чи немає накладання двох основних статусів.
4. Отримали заяву працівника та зафіксували реальну законну підставу припинення старого договору.
5. Видали окремий наказ про звільнення, провели остаточний розрахунок і надали обов’язкові документи.
6. Оформили новий договір і наказ про прийняття з повними умовами роботи.
7. Подали повідомлення ДПС до початку роботи й зберегли позитивну квитанцію.
8. Відобразили події в BAS без переписування історії та перевірили відпустки, графіки й мінімальну базу ЄСВ.
9. Узгодили між собою Д1, Д5, 4ДФ, накази, табель і розрахункові суми.

Найнадійніше правило для цієї ситуації просте: спочатку описати фактичні трудові відносини, потім підібрати законну кадрову процедуру і лише після цього відтворити її у звіті та BAS. Тоді нова технічна можливість Д5 не стане приводом для сумнівного наказу, а рекомендація про звільнення не перетвориться на звільнення без правової підстави.