Неповний робочий час і зарплата нижче мінімальної: п’ять кейсів з ЄСВ

Дві мінімальні величини, які не можна плутати

Що перевірити до розрахунку

Кейс 1. Пів ставки за основним місцем роботи

Кейс 2. Та сама пів ставки, але зовнішнє сумісництво

Кейс 3. Прийняття на роботу не з першого числа

Кейс 4. Частина місяця відпрацьована, частина — лікарняний

Кейс 5. Відпустка без збереження зарплати

П’ять кейсів у короткому порівнянні

Як відобразити додаткову базу в обліку та Д1

Типові помилки бухгалтера

Чек-лист перед закриттям місяця

Працівник на пів ставки отримав 4 323,50 грн, а бухгалтер нарахував ЄСВ так, ніби дохід становив 8 647 грн. На перший погляд це схоже на помилку: чому внесок рахують із суми, якої працівникові не виплачували? Насправді тут одночасно працюють дві різні норми. Перша визначає мінімальну оплату за виконану норму праці, друга — мінімальну базу для ЄСВ за основним місцем роботи.

Саме змішування цих правил найчастіше породжує дві протилежні помилки: працівникові безпідставно «дотягують» зарплату до повної мінімальної або, навпаки, ЄСВ нараховують лише на фактичну зарплату там, де потрібна додаткова база. Розберімо різницю на цифрах, актуальних станом на 11 вересня 2026 року.

Дві мінімальні величини, які не можна плутати

У 2026 році мінімальна заробітна плата становить 8 647 грн на місяць і 52 грн за годину. Звичайна ставка ЄСВ для роботодавця — 22%, тому мінімальний страховий внесок дорівнює 1 902,34 грн:

8 647 грн × 22% = 1 902,34 грн.

Але ці показники застосовуються по-різному.

• Мінімальна зарплатна гарантія стосується оплати за повністю виконану місячну або годинну норму. Якщо встановлено неповний робочий час, мінімальну гарантію визначають пропорційно виконаній нормі.
• Мінімальна база ЄСВ — це контрольна величина для розрахунку внеску. За основним місцем роботи роботодавець у передбачених законом випадках донараховує ЄСВ на різницю між МЗП і фактичною базою.

Отже, «доплата до мінімального ЄСВ» не є доплатою працівникові. Різниця не збільшує його зарплату, не виплачується на картку і не стає додатковою базою для ПДФО та військового збору. Це додатковий внесок за рахунок роботодавця.

Що перевірити до розрахунку

Для п’яти кейсів нижче приймемо однакові умови: працівник не має підтвердженої інвалідності, застосовується ставка ЄСВ 22%, повний посадовий оклад дорівнює МЗП 8 647 грн, а у вересні за умовним п’ятиденним графіком — 22 робочі дні. Премій, індексації та інших виплат немає. Це дає змогу побачити саме механіку мінімальної бази, не змішуючи її з іншими зарплатними гарантіями.

Перед обчисленням бухгалтерові потрібні відповіді на чотири запитання:

1. Це основне місце роботи чи дохід не за основним місцем роботи?
2. Чи перебував працівник у трудових відносинах повний календарний місяць або чи відпрацював усі робочі дні за своїм графіком?
3. Яка загальна база ЄСВ за цей місяць: зарплата, лікарняні, відпускні та інші виплати, що входять до бази?
4. Чи є спеціальний виняток, зокрема пільгова ставка для працівника з інвалідністю або трудовий договір із нефіксованим робочим часом?

У вересні 2026 року ДПС знову актуалізувала тему мінімального страхового внеску та нагадала чинні показники. Актуальні роз’яснення й офіційні повідомлення варто перевіряти безпосередньо на порталі Державної податкової служби України, особливо перед закриттям звітного місяця.

Кейс 1. Пів ставки за основним місцем роботи

Працівник увесь вересень працює за основним місцем роботи на 0,5 ставки й повністю виконує свою неповну норму.

• Мінімальна зарплатна гарантія: 8 647 × 0,5 = 4 323,50 грн.
• Фактичний ЄСВ: 4 323,50 × 22% = 951,17 грн.
• Додаткова база ЄСВ: 8 647 − 4 323,50 = 4 323,50 грн.
• ЄСВ на додаткову базу: 4 323,50 × 22% = 951,17 грн.
• Загальний ЄСВ: 951,17 + 951,17 = 1 902,34 грн.

Висновок: зарплата 4 323,50 грн законна, бо відповідає виконаній половині норми. Водночас працівник має основне місце роботи й перебував у трудових відносинах повний місяць, тому роботодавець донараховує ЄСВ до мінімального страхового внеску.

Кейс 2. Та сама пів ставки, але зовнішнє сумісництво

Інший працівник виконує таку саму половину норми, але в цього роботодавця працює за зовнішнім сумісництвом. Нарахована зарплата також становить 4 323,50 грн.

• Зарплата: 4 323,50 грн.
• База ЄСВ: 4 323,50 грн.
• ЄСВ: 4 323,50 × 22% = 951,17 грн.
• Додаткова база: 0 грн.

Висновок: для доходу не за основним місцем роботи ставка 22% застосовується до фактичної бази незалежно від її розміру. Цей роботодавець не повинен з’ясовувати, скільки працівникові нарахували за основним місцем, і не складає виплати двох роботодавців.

Не варто плутати зовнішнє сумісництво із суміщенням посад. Якщо працівник у того самого роботодавця виконує додаткові обов’язки в межах основного трудового договору, усі виплати, що належать до бази ЄСВ за місяць, порівнюють із МЗП разом.

Кейс 3. Прийняття на роботу не з першого числа

Працівника прийняли за основним місцем роботи 16 вересня. До кінця місяця він відпрацював усі 11 робочих днів із 22, передбачених умовним графіком.

• Зарплата: 8 647 ÷ 22 × 11 = 4 323,50 грн.
• ЄСВ: 4 323,50 × 22% = 951,17 грн.
• Додаткова база: 0 грн.

Висновок: працівник не перебував у трудових відносинах повний календарний місяць і не відпрацював усі робочі дні вересня, тому ЄСВ нараховують на фактичну зарплату. Те, що це вже його основне місце роботи, саме по собі не створює мінімальної бази за неповний місяць прийняття.

Є важливий нюанс: дата «не перше число» не завжди автоматично означає відсутність доплати. Якщо перші календарні дні місяця були вихідними, а працівника прийнято з першого робочого дня і він відпрацював усі робочі дні за графіком, умову мінімальної бази потрібно перевірити окремо.

Кейс 4. Частина місяця відпрацьована, частина — лікарняний

Працівник за основним місцем роботи весь місяць залишається у трудових відносинах. За відпрацьовані дні нараховано 3 930,45 грн зарплати, а допомога з тимчасової непрацездатності, що припадає на вересень, становить 2 500 грн.

• Загальна база ЄСВ за вересень: 3 930,45 + 2 500 = 6 430,45 грн.
• ЄСВ на фактичні виплати: 6 430,45 × 22% = 1 414,70 грн.
• Додаткова база: 8 647 − 6 430,45 = 2 216,55 грн.
• ЄСВ на різницю: 2 216,55 × 22% = 487,64 грн.
• Загальний ЄСВ за вересень: 1 414,70 + 487,64 = 1 902,34 грн.

Висновок: зарплату й лікарняні, що припадають на один місяць, для контролю мінімальної бази підсумовують. Якщо загальна база нижча за МЗП, виникає додаткова база.

На практиці лікарняні часто нараховують у наступному місяці. Поки їх сума невідома, остаточний контроль за місяцем хвороби зробити неможливо. Після нарахування допомогу розподіляють за місяцями, до яких вона належить, і за потреби показують різницю до МЗП у додатку Д1 з кодом типу нарахувань 13. Якщо працівник увесь місяць хворів, а лікарняні ще не нараховано і жодної бази ЄСВ немає, «порожню» мінімальну базу в цьому місяці не створюють.

Кейс 5. Відпустка без збереження зарплати

Працівник за основним місцем роботи частину вересня перебував у відпустці без збереження зарплати, а за 11 відпрацьованих днів отримав 4 323,50 грн. Трудові відносини тривали весь календарний місяць.

• Зарплата за відпрацьований час: 4 323,50 грн.
• ЄСВ на зарплату: 951,17 грн.
• Додаткова база: 8 647 − 4 323,50 = 4 323,50 грн.
• ЄСВ на різницю: 951,17 грн.
• Загальний ЄСВ: 1 902,34 грн.

Висновок: неоплачувана відпустка не скорочує мінімальну базу ЄСВ пропорційно дням відсутності. Якщо основний працівник перебував у трудових відносинах повний місяць і має хоча б одну виплату, що входить до бази ЄСВ, фактичну базу порівнюють із повною МЗП.

Інший результат буде, якщо працівник увесь місяць перебував у відпустці без збереження зарплати та не мав жодних нарахувань. За відсутності бази ЄСВ немає й обов’язку штучно створювати її на рівні МЗП: сума внеску за такий місяць дорівнюватиме нулю. Саме тому важливо розрізняти «база менша за мінімальну» і «база відсутня».

П’ять кейсів у короткому порівнянні

Усі суми в таблиці розраховані для навчальних умов, наведених вище. У реальній зарплаті перед порівнянням потрібно зібрати всі виплати конкретного працівника, що входять до бази ЄСВ, рознести перехідні лікарняні та відпускні за відповідними місяцями, а також перевірити ставку і статус місця роботи.

Як відобразити додаткову базу в обліку та Д1

У додатку Д1 фактичні нарахування і різницю до мінімальної бази не слід зливати в одну суму зарплати. Для різниці застосовують окремий рядок із кодом типу нарахувань 13. Це дає змогу показати, що внесок донараховано саме до мінімального страхового внеску, а не на додатковий дохід працівника.

У зарплатній програмі корисно контролювати послідовність від кадрової події до звітності: графік і табель, ознака основного місця роботи, дата прийняття, вид відсутності, місяць виплати, база ЄСВ, додаткова база і сформований рядок Д1. Практично відпрацювати такий ланцюжок на навчальних прикладах можна на курсі з розрахунку заробітної плати в BAS, де програма охоплює кадрові документи, графіки, лікарняні, оподаткування та регламентовану звітність.

Типові помилки бухгалтера

• Дотягувати зарплату сумісника до повної МЗП. Спочатку визначають мінімальну гарантію пропорційно виконаній нормі, а ЄСВ за неосновним місцем рахують із фактичної бази.
• Зменшувати мінімальну базу ЄСВ пропорційно ставці. Для основного працівника на 0,5 ставки мінімальна база за загальним правилом залишається повною, якщо виконано умови її застосування.
• Нараховувати ЄСВ з МЗП у місяці прийняття посеред місяця. Коли трудові відносини тривали не повний календарний місяць і працівник не відпрацював усіх робочих днів місяця, беруть фактичну базу.
• Перевіряти лікарняні за місяцем нарахування, а не за місяцем, до якого вони належать. Перехідні виплати потрібно розподіляти помісячно.
• Створювати додаткову базу за повністю неоплачуваний місяць. Якщо немає жодної виплати — немає бази, яку можна порівнювати з МЗП.
• Вважати додаткову базу доходом працівника. Вона існує лише для розрахунку ЄСВ і не збільшує суму до виплати.

Чек-лист перед закриттям місяця

1. Звірте кадрові дані: основне місце, сумісництво, дата прийняття або звільнення.
2. Перевірте табель і частку виконаної норми для мінімальної зарплатної гарантії.
3. Зберіть базу ЄСВ за кожним працівником у розрізі місяців.
4. Окремо перегляньте лікарняні, відпускні та періоди без збереження зарплати.
5. Застосуйте правильну ставку та перевірте законодавчі винятки.
6. Порівняйте базу основного працівника з 8 647 грн лише після всіх нарахувань.
7. Різницю до МЗП і ЄСВ із неї покажіть окремо, не додаючи її до зарплати.
8. Звірте підсумок Д1 з бухгалтерськими проведеннями та сумою до сплати.

Головне правило просте: спочатку визначаємо, скільки працівник заробив за фактично виконану норму, а вже потім окремо перевіряємо базу ЄСВ. Однакова зарплата 4 323,50 грн у п’яти кадрових ситуаціях може дати різний внесок — і це не суперечність, а наслідок різного статусу місця роботи, тривалості трудових відносин і складу виплат за місяць.