1С:Предприятие 8.2 /
Управление торговлей для Украины /
Работа с поставщиками

Оглавление

Оформление поставок товаров

Как оформить поступление товара на оптовый склад?

Ввод информации о поставщике

Оформление документа поступления

Ввод информации о поступивших товарах

Как зарегистрировать поставку товаров на склад, если финансовые документы оформляет менеджер, а фактический прием товаров оформляет кладовщик?

Неавтоматизированная приемка товаров по распоряжению

Неавтоматизированная приемка товаров по сопроводительному документу

Автоматизированная приемка товаров

Размещение товаров по ячейкам (справочно)

В данном разделе будут рассмотрены вопросы, которые касаются оформления поставки товаров на оптовый склад .

• Как оформить поступление товара на оптовый склад?
• Ввод информации о поставщике
• Оформление документа поступления
• Ввод информации о поступивших товарах
• Как зарегистрировать поставку товаров на склад, если финансовые документы оформляет менеджер, а фактический прием товаров оформляет кладовщик?
• Неавтоматизированная приемка товаров по распоряжению
• Неавтоматизированная приемка товаров по « сопроводительному документу»
• Автоматизированная приемка товаров
• Размещение товаров по ячейкам (справочно)

Как оформить поступление товара на оптовый склад?

Представим следующую ситуацию. На оптовый склад поступил товар. Товар поступил от поставщика, с которым ранее был заключен договор (соглашение) № 5-789 на поставку продуктов. Взаиморасчеты с этим поставщиком ведутся в гривнах. В виде сопроводительного документа прилагалась накладная, в которой была зафиксирована следующая информация:

• Накладная № C-789.
• Поставщик: ООО Продуктовая база.
• По данной накладной поступило 50 ящиков товара Мука пшеничная по цене 500 гривен за ящик. Цены указаны с учетом НДС. В каждом ящике имеется 10 упаковок товара Мука пшеничная.

В дальнейшем предполагается, что товар Мука пшеничная будет продаваться оптом, как в упаковках, так и в ящиках. Будем считать, что товар Мука пшеничная поступает впервые.

Оплата поставщику производится после поступления товаров на склад, но не позднее чем через три дня после поступления товаров .

Будем рассматривать вариант, когда поступление товаров производится по ранее оформленному договору (соглашению) с поставщиком . Следует отметить, что при разовых поставках товаров можно оформить поступление товаров без оформления соглашения или договора с поставщиком. Информацию о соглашении с поставщиком можно заполнить предварительно или в момент оформления документа поступления. Допустим, эту информацию мы заполняем предварительно, перед началом оформления документов. При оформлении соглашения с поставщиком мы можем указать те реквизиты (организацию, склад и т. д.), которые будут использоваться в качестве настроек по умолчанию при оформлении документов поставщика.

Перед тем как начать оформлять документы, нужно проверить, что для пользователя , оформляющего документ, указана информация о подразделении, в котором он работает.

Ввод информации о поставщике

Для ввода информации о поставщике нужно открыть справочник Поставщики (раздел Запасы и закупки) и ввести новую запись. При вводе информации будет использоваться помощник регистрации нового партнера. Работа с помощником регистрации нового партнера при вводе поставщика аналогична тому, как мы описывали при вводе нового клиента (см. Ввод информации о деловых партнерах).

При использовании помощника регистрации нового партнера в справочникеПоставщики флажок Поставщик устанавливается автоматически. При вводе информации о поставщике с использованием помощника ввода можно одновременно регистрировать информацию о юридическом лице поставщика и контактном лице поставщика.

Следуя указаниям помощника регистрации нового партнера, нужно ввести все данные о поставщике. На последнем этапе работы помощника установить флажок Открыть форму вновь созданного партнера для указания дополнительной информации. При завершении работы помощника по регистрации нового поставщика будет открыта карточка вновь зарегистрированного поставщика.

В соответствии с условиями нашей задачи взаиморасчеты с поставщиком ведутся в рамках договора. Для ввода информации о договоре с поставщиком нажмите кнопкуСоздать на основании и выберите команду Договор с контрагентом.

Договор заключается между нашей организацией и юридическим лицом поставщика (контрагентом).

Расчеты мы будем вести в гривнах, задолженность перед поставщиком будем детализировать до каждой накладной, оформленной в рамках договора. После согласования условий поставки с поставщиком в договоре указывается срок его действия и устанавливается статус Действует.

Условия поставки, в соответствии с которыми поставщик согласился поставлять нам товары, регистрируются в соглашении с поставщиком. Следует отметить, что поставщик может быть компанией, которая состоит из множества юридических и физических лиц. При этом мы можем работать по одинаковым условиям, которые зарегистрированы в соглашении, но взаиморасчеты разделять по разным юридическим лицам. То есть с поставщиком регистрируется одно соглашение об условиях поставки и несколько договоров для каждого юридического лица поставщика (контрагента).

Для ввода информации о соглашении с поставщиком нажмите кнопку Создать на основании в карточке поставщика и выберите команду Соглашение с поставщиком.

Будет создано соглашение с поставщиком, в котором необходимо заполнить основные параметры.

В соглашении укажите реальное наименование того договора, по которому будет поступать товар – Договор поставки и его номер 5-789. Укажите период действия в соответствии с тем периодом действия, который определен в договоре. Для того чтобы в рамках данного соглашения можно было оформлять документы поставки товаров, должен быть установлен флажок Доступно для закупки.

В соглашении с поставщиком можно указать организацию торгового предприятия, от имени которой заключен договор с поставщиком, и тот склад, на который должны поступать товары от данного поставщика. Эти параметры не являются обязательными, однако указание их в соглашении поможет при оформлении документов поставки. При оформлении документов поставки в рамках этого соглашения эти значения будут подставляться автоматически; при оформлении поставки на другой склад или в другую организацию эти значения можно будет изменить непосредственно в документе. Валюта взаиморасчетов в параметрах соглашения установлена гривна. Это соответствует условию нашей задачи. При создании нового соглашения валюта взаиморасчетов устанавливается равной валюте, которая определена в качестве валюты регламентированного учета в настройках параметров учета . Следует учитывать, что валюту соглашения нужно устанавливать равной той валюте, которая определена в качестве валюты взаиморасчетов в договоре.

Хочется обратить внимание на флажок Требуется указание договора. Установка этого флажка влияет на обязательность указания договора при оформлении документов.

• Если флажок установлен, то во всех документах, оформленных в рамках данного соглашения, необходимо будет указывать договор, по которому ведутся взаиморасчеты.
• Если при работе с поставщиком допускается ведение взаиморасчетов без разделения по договорам, то флажок устанавливать не нужно. Указание договора не будет являться обязательным, и пользователь сможет сам регулировать – указывать ему договор в документе или нет.

По договору (соглашению) будут осуществляться поставки товаров по договору купли-продажи. Поскольку поставщик будет указывать цены с учетом НДС, в соглашении нужно установить флажок Цена включает НДС. Для указания срока допустимой задолженности, который предоставляет поставщик, следует нажать на гиперссылку Оплата.

В список этапов оплаты добавьте этап оплаты Кредит (после поступления), укажите срок отсрочки – 3 дня. В течение трех дней после поставки мы обязуемся погасить всю задолженность за поступившие товары (100 %). При расчете срока отсрочки нужно учитывать только рабочие дни. Для этого в качестве календаря для расчета дней задолженности следует выбрать календарь Рабочий календарь-пятидневка.

После того как зарегистрированы все условия поставки в соответствии с поставленной задачей, нужно установить в соглашении статус Действуети нажать кнопкуЗаписать.

Оформление документа поступления

Теперь приведем порядок действий пользователя по оформлению документа поступления.

• Выберите раздел Запасы и закупки – Закупки и возврат – Документы поступления.
• Откроется журнал документов поступления, в который следует добавить новый документ.
• Добавить документ можно с помощью клавиши Ins или выбором соответствующей иконки на панели инструментов .

При создании документа дата установилась равной текущей дате. Введите информацию о поставщике. Информация о поставщике, договоре и соглашении, по которому оформляется документ поступления, была заполнена предварительно. Для быстрого ввода информации о поставщике нужно установить курсор в поле Поставщик, ввести первые буквы краткого наименования контрагента, например, Продукт… , нажать клавишу Enter.

• Если поставщик с таким названием – единственный в списке, то программа сразу идентифицирует поставщика и заполнит информацию о нем и соглашении в документе.
• Если в соглашении определена организация, то заполнится информация об организации и договоре.
• Если по введенным условиям в информационной базе программа не смогла однозначно определить поставщика, то программа предложит список, из которого необходимо выбрать нужного поставщика.

После ввода информации о поставщике автоматически заполнятся данные о юридическом лице, от имени которого работает поставщик (Контрагент), а также информация о соглашении и договоре, по которому работает поставщик. Данная информация заполнится автоматически в том случае, если для поставщика определено одно юридическое лицо и один договор (соглашение), в соответствии с которым он работает. Если для поставщика определено несколько юридических лиц или несколько соглашений, то их нужно будет выбрать из списка в соответствующих полях документа.

Валюта документа будет соответствовать валюте взаиморасчетов. Взаиморасчеты с поставщиком будут фиксироваться в валюте, зарегистрированной в договоре. Информация об организации и складе заполнится в соответствии со значениями, которые были определены в соглашении с поставщиком. Теперь проверим правильность заполнения информации о сотруднике, который оформляет документ, подразделении, планируемом сроке оплаты и т. д. Для этого нужно перейти на страницу Дополнительно.

Информация о сотруднике (Менеджер) и подразделении заполнится в соответствии с параметрами, установленными в карточке пользователя, который оформляет данный документ. Информация о валюте взаиморасчетов, системе налогообложения и указании значения цены (с НДС или без НДС) заполняется в соответствии с теми данными, которые указаны в соглашении.

Дата платежа заполняется автоматически в соответствии с указанными в соглашении этапами оплаты. В рассматриваемом примере поступление оформляется по соглашению с отсрочкой платежа три дня с учетом выходных дней. Поставка регистрируется 5 февраля, поэтому дата платежа установилась равной 8 февраля.

Если для организации и поставщика определен один расчетный счет , то эта информация будет заполнена автоматически. Если таких счетов несколько, то необходимо выбрать нужный расчетный счет из списка счетов организации (поставщика).

Информация о номере, указанном в печатной форме сопровождающего документа, и его дате вводится в группу полей Входящий документ (Номер, от).

Ввод информации о поступивших товарах

Информация о поступивших товарах вводится на странице Товары (по факту).

Повторим условие задачи. По накладной поступило 50 ящиков товара Мука пшеничная по цене 500 гривен за ящик. Цены указаны с учетом НДС. В ящике имеется 10 упаковок товара Мука пшеничная. В дальнейшем предполагается, что товар Мука пшеничная будет продаваться оптом, как в упаковках, так и в ящиках. Считаем также, что товар Мука пшеничная поступает впервые. По условиям нашей задачи в печатной форме входящего документа от поставщика цены на товар указаны с НДС. Это соответствует тому флажку (Цена включает НДС), который установлен в документе в соответствии с условиями соглашения.

Заполнение табличной части документа может производиться путем подбора товаров в табличную часть документа (кнопка Заполнить – Подобрать товары) или путем добавления товаров в табличную часть документа (кнопка Добавить).

По условиям нашего примера поставщик поставляет нам новый товар, который нужно добавить в справочник Номенклатура. Такое добавление возможно только при использовании режима добавления товаров в табличную часть документа. Если поставщик поставляет нам товары регулярно, то можно при поступлении товаров зарегистрировать данные о номенклатуре поставщика (наименование, артикул поставщика) и в дальнейшем использовать для подбора информацию о номенклатуре поставщика.

Итак, для регистрации нового товара нужно выполнить следующую последовательность действий, которая показана на рисунке.

• Нажать кнопку Добавить. Будет добавлена новая строка в табличную часть документа.
• В поле Номенклатура нажать кнопку выбора из списка.
• В появившемся списке Номенклатура в правой части списка выбрать ту группу, в которую нужно добавить новый товар. В нашем примере – группа Бакалея.
• Нажать кнопку Создать.
• Будет открыт помощник ввода номенклатуры для ввода новой номенклатурной позиции.

В помощнике ввода следует ввести все необходимые данные. Прежде всего, необходимо определить вид номенклатуры : Продукты. После указания вида номенклатуры будет показан тот список полей, которые были определены для обязательного заполнения и контроля уникальности при регистрации позиций данного вида. Далее необходимо выполнять последовательно все те действия, которые предлагает помощник. В качестве единицы хранения следует указать упаковку (упак.).

По условиям нашей задачи для товара нужно определить две единицы измерения (упаковки). В качестве единицы хранения мы уже определили единицу хранения – упаковки. Для того чтобы указать дополнительную упаковку (ящики), следует установить флажок Использовать упаковки. Будем считать, что для данного товара используется индивидуальный набор упаковок, поэтому в поле Набор упаковок необходимо указать Индивидуальный набор упаковок. После этого нужно сохранить информацию о номенклатуре и ввести информацию о дополнительной упаковке – ящики.

Сохраните информацию об упаковках, вернитесь в карточку номенклатуры и запишите информацию о новом товаре в справочник Номенклатура (Записать и закрыть). Товар появится в списке номенклатурных позиций . Для добавления товара в табличную часть документа нажмите кнопку Выбрать.

При добавлении товара в документ поставки будет заполнена информация о базовой единице измерения (упаковка). Нужно изменить упаковку и выбрать из списка ящик. Затем указать в документе количество 50 и цену за ящик – 500 гривен.

В документе можно установить нужный порядок и количество отображаемых колонок. Для настройки порядка колонок следует нажать кнопку Все действия и выбрать пункт Изменить форму.

Флажками в списке отмечаются показываемые колонки. С помощью стрелок можно изменить порядок представления колонок. Этот порядок настройки будет сохранен для текущего пользователя и при последующем открытии документа данного типа. Порядок колонок можно также изменять и настраивать и в списках документов.

При оформлении документа можно сразу зарегистрировать информацию о номенклатуре поставщика и в дальнейшем использовать эти данные при заполнении документа .

Для того чтобы зарегистрировать информацию о номенклатуре поставщика, нужно выполнить действия, показанные на рисунке.

• Нажмите кнопку выбора в поле Номенклатура поставщика.
• В появившемся списке нажмите кнопку Создать.
• В новой карточке номенклатуры поставщика укажите артикул и то наименование, которое использует поставщик (группа Данные партнера).
• Нажмите кнопку Записать и закрыть.
• Новая позиция появится в списке Номенклатура поставщика.
• Нажмите кнопку Выбрать для заполнения информации о номенклатуре поставщика в документе.

После заполнения документа нажмите кнопку (Записать и провести) и проведите документ. После проведения документа информацию о поступлении товаров можно посмотреть в журнале документов поступления (раздел Запасы и закупки).

Регистрация фактического товара на складе зависит от той схемы поступления, которая используется на складе, указанном в документе.

• Если на складе используется ордерная схема поступления товаров, то для того, чтобы товар был зарегистрирован на складе и был доступен для отгрузки клиентам, необходимо дополнительно ввести информацию о фактическом приеме товара на склад кладовщиком (оформить документ Приходный ордер на товары).
• Если на складе не используется ордерная схема поступления товаров, то проведение документа Поступление товаров и услуг фиксирует поставку товаров на склад и товар будет доступен для отгрузки клиенту.

Как зарегистрировать поставку товаров на склад, если финансовые документы оформляет менеджер, а фактический прием товаров оформляет кладовщик?

Рассмотрим конкретный пример.

В торговом предприятии имеется складская территория - Центральный склад, которая разделена на два помещения. В одном из помещений хранятся продукты (кондитерские изделия, бакалея и т. д.), а в другом помещении – коммерческие товары ( бытовая техника , холодильники и т. д.). В помещении Продукты для каждого товара выделена отдельная ячейка, в которой хранится товар. Разделение товаров на ячейки в этом помещении используется справочно. Учет остатков товаров в ячейках и автоматическое распределение товаров в соответствии с весом и габаритами не производятся. При приеме нового товара на склад менеджер оформляет финансовый документ поставки, а кладовщик фиксирует поставку товаров на склад и вручную определяет ту ячейку, в которой будет храниться поступивший товар..

В справочнике Склады (складские территории) нужно ввести информацию о складской территории Центральный склад, который разделен на несколько помещений. Для того чтобы при приеме товаров можно было использовать разделение факта приема финансовых документов менеджером и фактический прием товаров на склад кладовщиком, для склада должна быть предусмотрена возможность использования ордерной схемы при поступлении товаров.

Для склада нужно определить два помещения. В помещении Продукты следует отметить, что ячейки используются для справочного хранения номенклатуры.

В предыдущем вопросе мы рассказали о том, как менеджеру оформить финансовый документ Поступление товаров и услуг. Этот документ будет являться распоряжением кладовщику на оформление поставки товаров. В программе предусмотрено рабочее место кладовщика. В нем будут отражены те документы-распоряжения, в соответствии с которыми необходимо оформить приемку товаров на склад. Рабочее место кладовщика вызывается из раздела Склад – Приемка.

Для оформления поставки товаров кладовщик в рабочем месте указывает склад и помещение, в которое будет оформляться приемка товаров.

В рабочем месте кладовщика будет отражена информация о том, по какому документу-распоряжению необходимо оформить поступление товаров на склад и какие товары и в каком количестве нужно принять на склад. Для оформления поставки товаров на склад кладовщик создает документ Приходный ордер на товары (кнопка Создать ордер).

Новый документ Приходный ордер на товары создается в статусе К поступлению. Задача кладовщика – указать в документе количество фактически принятого товара и проверить принятый товар. После проверки принятого товара кладовщик размещает товар в ячейках и устанавливает в документе Приходный ордер на товары статус Принят.

При приемке товаров на склад можно применять различные сценарии работы в зависимости от того, какая схема приемки применяется на складе конкретного торгового предприятия. Рассмотрим несколько сценариев работы кладовщика.

Неавтоматизированная приемка товаров по распоряжению

• Водитель привез товар на склад в соответствии с распоряжением, по которому товар должен быть принят на склад. Предварительно этот документ-распоряжение введен менеджером в информационную базу.
• Кладовщик находит в списке распоряжений нужное распоряжение и создает на основании его Приходный ордер на товары. В документе заполнилась информация о товарах в соответствии с документом распоряжения.
• Для заполнения количества товаров, которые должны быть приняты в соответствии с распоряжением, кладовщик нажимает кнопку Заполнить распоряжение – Только количество.

• Кладовщик проводит документ и распечатывает бланк для проведения приемки (кнопка Печать – Приходный ордер на товары). Документ может быть проведен и распечатан и без заполнения количества товаров.
• Машина разгружается в зону приемки, товар пересчитывается, количество записывается в бланк. При этом уточняется качество принимаемых товаров. Товары, по которым есть подозрения в том, что они некачественные, отставляются в сторону, их количество записывается отдельно.
• Данные с бланка переносятся в документ Приходный ордер на товары. При необходимости корректируется ранее заполненное количество.

Дальнейшие действия кладовщика зависят от того, требуется ли дополнительная перепроверка принятых товаров.

• Если перепроверка принятых товаров не требуется, то в документе Приходный ордер на товары устанавливается статус Принят. При необходимости документ распечатывается и подписывается.
• Если требуется перепроверка принятых товаров, то после заполнения количества ордер проводится в статусе К поступлению и проводится дополнительная проверка принятых товаров.

Для дополнительной проверки принятых товаров кладовщик нажимает на пиктограмму . В появившемся диалоговом окне проверки товаров кладовщик повторно проверяет количество принятых товаров и указывает их фактическое количество . Например, при повторной проверке не обнаружен один ящик муки, и этот факт зафиксирован.

После завершения проверки кладовщик нажимает кнопку Завершить проверку. Программа покажет результаты проверки (недостачу одного ящика муки).

Кладовщик может вернуться к проверке (нажать кнопку Отмена) или зарегистрировать фактическое наличие товаров, нажав кнопку ОК. После регистрации фактического количества при проверке программа автоматически откорректирует информацию о количестве товаров в приходном ордере в соответствии с фактически поступившим товаром. Кладовщик устанавливает в документе Приходный ордер на товары статус Принят и распечатывает данный документ. Поскольку товар по документу был принят не полностью, то в рабочем месте кладовщика будет отражен факт недостачи приема товаров в соответствии с выданным распоряжением.

Если товара было принято больше, то информация об излишках будет отображена в графе Перепоставка. Информацию о состоянии приемки по нескольким документам-распоряжениям можно увидеть в отчете Товары к поступлению. Для получения этого отчета необходимо выделить в списке те распоряжения, по которым нужно получить информацию о состоянии приемки товаров, и нажать кнопку Состояние приемки.

По факту расхождения приемки товаров оформляется документ Акт о расхождениях при поступлении товаров. По результатам этого акта принимаются соответствующие решения о корректировке финансовых документов поставки или о допоставке товаров поставщиком.

Неавтоматизированная приемка товаров по сопроводительному документу

Данный вариант поставки отличается от предыдущего тем, что водитель предъявил сопроводительный документ, в соответствии с которым товар должен быть принят. В этом случае приемка товаров производится в полном соответствии с тем сопроводительным документом, который был предъявлен водителем. Машина разгружается в зону приемки, пересчитывается товар, количество сверяется с сопроводительными документами. При обнаружении расхождений исправляются сопроводительные документы или товар не принимается. Товары, по которым есть подозрения в том, что они некачественные, отставляются в сторону, их количество записывается отдельно.

При этом предлагается следующий порядок действий:

• Менеджер в информационной базе создает документ-распоряжение.
• На основании этого распоряжения создается документ Приходный ордер на товары.
• Данные о количестве товаров, зарегистрированные в сопроводительном документе, переносятся в документ Приходный ордер на товары.
• Производится проверка поступившего товара в соответствии с количеством по сопроводительным документам.
• Если количество товара соответствует сопроводительному документу, то в ордере устанавливается статус Принят и документ проводится.
• Если количество товара не соответствует сопроводительному документу, то корректируется количество товаров в сопроводительном документе и в приходном ордере на товары. После этого в ордере устанавливается статус Принят.
• Если сопроводительные документы не допускают корректировки, то товар не принимается до уточнения данных в сопроводительных документах.

Автоматизированная приемка товаров

Для автоматизированной проверки товаров используются сканеры штрихкодов и терминалы сбора данных. Предварительно используемые модели торгового оборудования должны быть подключены в программе. Порядок действий должен быть следующий.

• Кладовщик создает документ Приходный ордер на товары на основании распоряжения без указания количества.
• Кладовщик сканирует принимаемый товар с помощью сканера штрихкода или терминала сбора данных:
• Если поступает товар, на который не зарегистрирован штрихкод в информационной базе, то автоматически формируется новый штрихкод. При этом может быть зарегистрирован тот штрихкод, который напечатан на этикетке, или создан новый штрихкод.
• После сканирования товаров можно осуществить дополнительную проверку товаров также с использованием сканеров штрихкодов и терминалов сбора данных.
• После окончательной проверки документ Приходный ордер на товары проводится в статусе Принят.

Размещение товаров по ячейкам (справочно)

После оформления приемки товаров на склад кладовщик должен положить товары в определенные ячейки склада (помещения). Структура ячеистого склада (помещения) задается заранее (см. Ввод информации о собственном предприятии ). То есть на момент приема товаров на склад (помещение) кладовщиком в справочнике Складские ячейки для данного помещения должна быть определена структура складских ячеек.

Для указания ячеек, в которых должен быть размещен товар, кладовщик на основании документа Приходный ордер на товары вводит документ Размещение номенклатуры по ячейкам (справочно).

В появившемся документе необходимо указать те ячейки, в которые нужно поместить товары. Для каждого товара можно указать несколько ячеек, одна из которых будет являться основной ячейкой, а остальные – дополнительными.

После записи информации о размещении кладовщик распечатывает задание на размещение товаров. В задании на размещении товары группируются в соответствии со структурой складских ячеек (по стеллажам, палетам, ячейкам). Кладовщик размещает товар в указанных в задании ячейках.

Нас находят: Правило заполнение приемки товара 1с управление складом, как создать приходник через кактус, как в 1с поменять цель договора с клиентом, 1с 83 приёмка тавара акт, договор с поставщиком 1с, инструкция склад прием и отгрузка товара в 1с упп 1с, приходный ордер на товары и услуги в 1с 8, украина товари сопроводительные документы, ут 11 кнопка проверка количества товаров в документе, какие надо документы чтоб стать поставщиком