Бухгалтеру /
Відрядження

Оглавление

Працівник не відзвітував про використання авансу на відрядження: як бути бухгалтеру

Після повернення із відрядження працівник не здав авансового звіту за отриманий готівкою аванс. Через тиждень він поїхав у нове відрядження, і цього разу бухгалтер авансу йому не надав. Чи вважатиметься така ситуація порушенням установою касової дисципліни?

 

Після повернення із відрядження працівник не здав авансового звіту за отриманий готівкою аванс. Через тиждень він поїхав у нове відрядження, і цього разу бухгалтер авансу йому не надав. Чи вважатиметься така ситуація порушенням установою касової дисципліни?

Ні, і ось чому.

Пунктом 7 розділу І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59, передбачено, що перш ніж відправити працівника у відрядження для виконання службового доручення установа має обов’язково ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження.

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), працівник складає за формою, затвердженою наказом Міністерства доходів і зборів України «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 24.12.2013 № 845 (далі — Наказ № 845). Відповідно до підпункту 170.9.2 Податкового кодексу України (ПК) Звіт подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку, зокрема, завершує таке відрядження.

Пунктом 2.11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 № 637, визначено, що видача працівнику готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування ним у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

Водночас у цій ситуації не варто забувати про ще один нюанс.

Як установлено пунктом 3 Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого Наказом № 845, якщо працівник не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк (до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує відрядження за дорученням та за рахунок установи, що надала кошти під звіт), то така сума підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб відповідно до пункту 167.1 розділу IV ПК за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування ) за відповідний місяць.

Отже, якщо працівник у вказаний строк не здав Звіту разом із документами, що підтверджують понесені ним витрати у відрядженні, вся сума виданого установою авансу є сумою надміру витрачених коштів та підлягає оподаткуванню.