Бухгалтеру /
Оплата праці та кадри /
Первинні документи

Установа втратила бухгалтерські документи: виправляємо ситуацію

Наприкінці місяця бухгалтер бюджетної установи виявив, що окремі бухгалтерські документи — втрачені. Хто має забезпечувати збереження бухгалтерських документів та які дії слід вчинити у разі їх втрати?

 

Наприкінці місяця бухгалтер бюджетної установи виявив, що окремі бухгалтерські документи — втрачені. Хто має забезпечувати збереження бухгалтерських документів та які дії слід вчинити у разі їх втрати?

Відповідно до пункту 6.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88), первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву установи мають зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

До того ж саме головний бухгалтер установи має забезпечити зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, бухгалтерських звітів та балансів, а також вчасне їх оформлення і передачу до архіву (п. 6.7 Положення № 88).

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії та з архіву установи працівникам інших структурних підрозділів може провадитися лише за рішенням головного бухгалтера .

Пам’ятайте, що вилучення первинних документів, облікових регістрів, фінансової звітності в установи може проводитися лише у випадках, передбачених законодавством.

Якщо ж в установі трапилася ситуація, за якої бухгалтерські документи з якихось причин втрачено, то відповідно до пункту 6.10 Положення № 88 керівник установи має вчинити так:

• письмово повідомити про пропажу або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів правоохоронні органи;
• наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії залучають представників слідчих органів, органів охорони та державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляють актом, який затверджує керівник установи.

Копію складеного комісією акта в 10-денний строк установа має надіслати:

• органу, в сфері управління якого перебуває установа;
• місцевому фінансовому органу.

Як передбачено частиною третьою статті 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV, відповідальність за організацію бухгалтерського обліку, забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах та збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе керівник установи відповідно до законодавства.