Аналітика взаєморозрахунків

Поняття «Угода»

За замовленнями

За рахунками

За розрахунковими документами

Взаєморозрахунки з контрагентом формуються за договорами й угодами (замовленнями, рахунками, розрахунковими документами). Під час обробки аналізу за звітами підсистеми можна переглядати заборгованості просто в розрізі контрагентів, не застосовуючи, наприклад, деталізацію «за договором». Але під час введення в систему даних про проведення будь-якої господарської дії необхідно вводити договір. Вище вже були проаналізовані договори в розрізі концепції підсистеми управління замовленнями. Тепер ми розглянемо значення та місце договору і його параметрів у підсистемі взаєморозрахунків.

Договір → це поняття, яке складається не лише з дійсно укладеного юридичного документа, але й з листа або усної домовленості на постачання → продаж (як це часто використовується на багатьох підприємствах). Водночас у системі всі домовленості повинні вводитися у формі договору з певним контрагентом на конкретний вид дії. Оскільки користувачі-початківці іноді не розуміють, що поняття «договір» → це обов'язковий елемент під час розрахунків у програмі «1С», то під час створення кожного нового контрагента система для нього сама автоматично робить так званий основний договір. У результаті користувач може змінити всі реквізити оформленого автоматично договору. Довідник «Договори контрагентів» використовується для зберігання договорів у системі. Цей довідник «підпорядкований» довіднику «Контрагенти». Обравши конкретного контрагента в довіднику «Контрагенти» кнопкою «Перейти», можна переглянути всі раніше оформлені договори, доповнити список новими.

Кількість договорів контрагента не обмежена. Перелік видів договору, з якого можна вибрати значення, залежить від значення позначок «Покупець» і «Постачальник», зазначених для контрагента.

А ось так виглядає договір, наприклад, з покупцем:

Увага! У договорі обов'язково потрібно заповнити реквізит «Організація», навіть у разі якщо ведеться лише управлінський облік дій за цим договором.

Розглянемо приклади, які є способи ведення розрахунків залежно від налаштувань виду договору. У схемі налаштувань договорів із покупцями або з комісіонерами показано, що за застосування ведення взаєморозрахунків «за рахунками» можна лише контролювати:

• суму заборгованості;
• зазначену кількість днів заборгованості (за увімкненої позначки «Вести за документами розрахунків із контрагентами»).

Водночас параметр «Розмір передоплати за замовленням покупця, відсотків, не менше» не застосовується для договорів комісії.

Для постачальників і комітентів для всіх трьох форм взаєморозрахунків можна перевіряти лише суму заборгованості та кількість днів заборгованості.

Під час оформлення нових договорів бартеру та інших → автоматично встановлюється режим ведення взаєморозрахунків «за договором у цілому», і лише для бартерних є можливість контролювати кількість днів заборгованості.

За договором у цілому

Раніше було зазначено, що вибір контролю розрахунків лише в розрізі договорів застосовується, коли не настільки обов'язково, за яким договором контрагент здійснив оплату. Взаєморозрахунки переглядатимуться в цілому за договором, навіть якщо заповнюються рахунки на оплату та замовлення. В оперативному обліку перевіряється сума дебіторської заборгованості, яка записана в договорі. Але в конфігурації все ж врахували автоматичний або ручний розподіл оплати, яка надійшла за одним платіжним документом, але за кількома договорами, документами надходження або відвантаження, за кількома замовленнями (рахунками). Таким чином, у наведеному нижче прикладі договір із контрагентом оформлено з режимом ведення взаєморозрахунків за договором у цілому. Але під час надходження коштів є можливість розподілити оплату не лише за різними договорами, а й за складеними замовленнями з цим контрагентом. Перевіряється сума дебіторської заборгованості, призначена в договорі.

На рисунку показано, що ми заповнювали список ручним способом. Платіж складається в межах одного договору. Незалежно від того, що договір був оформлений як «за договором у цілому», було зроблено кілька замовлень, які програма пропонує вибрати під час надходження оплати. У цьому разі замовлення вибираються в графі «Угода».

Поняття «Угода»

Якщо господарська операція створюється не одним документом, то за угоду програма приймає перший сформований документ за цією операцією. Наприклад, продаж. Першим документом ми створили замовлення споживача → це є укладенням угоди. А в разі, якщо ми реалізували продукцію документом реалізації, а потім до нас надійшли грошові кошти → за угоду система прийме документ реалізації. Може бути навпаки → авансом надійшла оплата, потім → відвантаження. Таким чином, угода → документ оплати. Створили рахунок на оплату → потім усі дії за рахунком → рахунок став угодою тощо. У прикладі в рядок «Угода» можна призначити кілька замовлень для оплати, це означає, що в системі замовлення були оформлені раніше, наприклад, продажу в межах цього договору й контрагента.

Увага. Фірма може вести взаєморозрахунки з контрагентом «за договором у цілому», але застосовувати при цьому й підсистему управління замовленнями (оформляти замовлення від контрагента, за ними робити аналіз відвантаження та залишки оплат). У цій ситуації працівники можуть спокійно працювати в межах підсистеми управління замовленнями з контрагентами, → перевірка здійснюватиметься незалежно від виду оформленого договору.

За замовленнями

Обравши цю аналітику, ми маємо контроль взаєморозрахунків у розрізі договору та за замовленнями, складеними згідно з цим договором. У цій ситуації угодою є лише замовлення. Перевірка відвантаження й оплати відбуватиметься згідно із замовленням. І, у разі якщо, наприклад, сума за документом перевищуватиме заборгованість за певним замовленням, то створиться аванс (за відвантаженням або оплатою). Аванс належатиме цьому ж замовленню.

Є можливість задати відсоток передоплати, який повинен надійти перед відвантаженням товару (договір із покупцем). Якщо відсоток передоплати → 100 %, то система дозволяє відвантаження товару за повної оплати замовлення. У разі якщо відсоток передоплати дорівнює нулю, то відвантаження за замовленням допустиме без передоплати.

Увага! В усіх документах, складених за цими договорами, зазначення замовлення обов'язкове.

За рахунками

Цей вид ведення взаєморозрахунків приймає за угоду рахунок на оплату. Заборгованість погашається аналогічно показаному вище (за замовленнями), але в цій ситуації в розрізі конкретних рахунків. Під час роботи підсистеми управління замовленнями рахунки можна складати згідно із замовленнями → як від споживачів, так і постачальникам.

Увага! В усіх документах, створених за такими договорами, зазначення рахунку необхідне.

Рахунки можна складати за різних форм ведення взаєморозрахунків. Але в разі якщо рахунок виписано за договором із формою ведення взаєморозрахунків не «За рахунками», то виписаний рахунок буде лише друкований, оформлений для передавання контрагенту.

Рекомендації фахівців

Якщо підприємство працює з підсистемою управління замовленнями, то всі документи обов'язково вводити на підставі складених замовлень → це стосується і відвантаження, і оплати, і, якщо потрібно → рахунків на оплату. Цей порядок повинен бути встановлений для всіх користувачів програми → це забезпечить правильне ведення резервування продукції та закриття оплат. У разі якщо рахунки фіксуються одночасно із замовленнями, то взаєморозрахунки краще вести «за замовленнями».

За розрахунковими документами

Увімкненням позначки ведення за розрахунковими документами можна зазначити в договорі для будь-якого способу ведення взаєморозрахунків прямий зв'язок між документами, які впливають на взаєморозрахунки, наприклад, між документами відвантаження й оплати. Угодою в цьому режимі є розрахункові документи операцій оплати, відвантаження, надходження. Також документи відвантаження й оплати обов'язково повинні відповідати один одному → документи відвантаження повинні бути оплачені відповідно до документів оплати й навпаки. Є можливість до однієї оплати споживача, наприклад, прикріпити не одне відвантаження, або до одного відвантаження → кілька оплат.

Увага! В усіх документах надходження та продажів, у яких зазначено договір з обраною ознакою деталізації взаєморозрахунків за розрахунковими документами, показується ще одна вкладка («Передоплата» або «Документи розрахунків із контрагентами»). У табличній частині на цій вкладці зазначаються дані про розрахункові документи, сума у валюті взаєморозрахунків за договором.

У платіжних документах, складених за договором із деталізацією за розрахунковими документами, на додаток до договору й угоди (замовлення), потрібно вибрати дані про розрахунковий документ (документ відвантаження, надходження), за яким повинна бути зареєстрована оплата.

Приклади використання виду розрахунків «за розрахунковими документами»

Постачання продукції нам за передоплатою. Складаємо платіжний документ без зазначення розрахункового документа, але під час надходження продукції в документі надходження розрахунковим документом зазначається створений раніше платіжний документ. Документ

надходження продукції проводиться, якщо сума постачання повністю відповідатиме сумі платіжного документа.

Відвантаження продукції споживачу за передоплатою. Створюємо платіжний документ оплати → без вибору розрахункового документа. Складаємо документ відвантаження, у якому розрахунковим документом призначаємо створений раніше документ оплати. Документ відвантаження не проводиться, якщо сума оплати менша за суму відвантаження. Зверніть увагу, що один документ оплати має можливість оплатити кілька відвантажень → один і той самий документ оплати можна вибрати як розрахунковий не в одному документі відвантаження.

Відпуск продукції споживачу без передоплати. Складаємо документ відвантаження, графу «Розрахунковий документ» не чіпаємо. Створюємо документ оплати, розрахунковим документом є документ відвантаження. Документ відвантаження можна погасити кількома документами оплати → один і той самий документ відвантаження вибрати як розрахунковий у кількох документах оплати. Перевірка відбувається за всією сумою відвантаження за договором → вона не повинна бути більшою за суму дебіторської заборгованості, яка зазначена в договорі.

Оплата постачальнику продукції, що надійшла. У документі платежу розрахунковим документом зазначаємо документ надходження. Під час проведення платіжного документа перевіряються взаєморозрахунки → платіж не буде проведено, якщо сума дебіторської заборгованості згідно з усіма документами, складеними за договором, буде вищою за суму допустимої дебіторської заборгованості, записаної в договорі.

Нижче наведено форму договору з увагою на ще одне значення → «Вид взаєморозрахунків». У програмі є довідник «Види взаєморозрахунків». Вміст цього довідника користувач налаштовує сам. Це ще одне групування звітності → є можливість об'єднати договори за видами взаєморозрахунків і застосувати в аналітичній звітності.

Для додаткового групування є можливість застосовувати механізм властивостей.

Зверніть увагу! Усі налаштування в договорі, які стосуються перевірки дебіторської заборгованості, працюватимуть лише за оперативного ведення обліку товарно-грошових операцій (наприклад, у ситуації якщо сьогодні 30 листопада 2011 року, то всі документи сьогодні перевірятимуться відповідно до зазначених параметрів контролю договору).