Договори контрагентів

Реквізити довідника «Договори контрагентів»

Види договорів та їх особливості

Валюта

Прапорець "Зовнішньоекономічний"

Прапорець "Реалізація на експорт"

Вид взаєморозрахунків

Умови договору

Облік товарів

Вкладка "Додатково"

Тип цін

Спосіб розрахунку

Вкладка "Умови договору"

Вкладка "Знижки"

Вкладка "Податковий облік"

Вкладка "Друк"

Деталізація взаєморозрахунків

За договором

Ведення взаєморозрахунків за угодами

Ведення за документами взаєморозрахунків з контрагентами

Контроль дебіторської заборгованості

Організація обліку внутрішніх взаєморозрахунків

 

Договір є обов'язковим розрізом аналітичного обліку взаєморозрахунків. Кількість договорів з контрагентом не обмежена. Під час роботи зі звітами щодо взаєморозрахунків можна аналізувати заборгованість загалом за контрагентом, без деталізації за конкретними договорами. Але під час оформлення господарських операцій необхідно зазначати конкретний договір, за яким проходитимуть взаєморозрахунки в момент фіксації господарської операції. Для зберігання договорів, укладених з контрагентами, призначений довідник "Договори контрагентів", який підпорядкований довіднику "Контрагенти". Розглянемо його реквізити.

Довідник "Договори контрагента"

Реквізити довідника «Договори контрагентів»

У договорі обов'язково зазначається організація, навіть якщо взаєморозрахунки за цим договором проводитимуться лише за управлінським обліком. У первинних документах контролюється відповідність організації, зазначеної в документі, та організації у вибраному договорі.

Контрагент — власник договору.

Група договорів — вказує належність конкретного елемента до групи довідника "Договори контрагентів". Наприклад, "Товарні" або "Послуги".

Найменування договору, що заповнюється користувачем у довільній формі. Рекомендується надавати змістовні назви, за якими можна здогадатися про параметри договору.

Види договорів та їх особливості

Вид договору в реквізиті визначає варіант взаємовідносин з контрагентом. Список видів договорів, з якого можна вибрати значення, залежить від значення прапорців "Покупець" і "Постачальник", встановлених у формі контрагента. У конфігурації визначено такі види договорів:

• з постачальником;

• з покупцем;

• з комітентом;

• з комісіонером;

• бартерний;

• інше.

Вид договору впливає на перелік господарських операцій, які можуть бути оформлені в його межах. Наприклад:

• операцію купівлі ТМЦ можна відобразити лише за договорами виду: "З постачальником", "Бартерний";

• операцію отримання на комісію ТМЦ можна відобразити лише за договорами виду: "З комітентом";

• операцію реалізації товарів і послуг (передачі на комісію) можна відобразити лише за договорами виду "З покупцем", "З комісіонером", "Бартерний";

• вид договору "Інше" слід використовувати, наприклад, при відображенні розрахунків з митними органами в документі "ВМД з імпорту" або для оформлення операцій отримання кредиту.

Наслідком цього є те, що під час оформлення товарно-грошових документів залежно від виду документа та/або операції документа список доступних для зазначення договорів може бути обмежений — у ньому міститимуться лише допустимі з погляду контексту господарської операції договори.

Також слід зазначити, що за значенням реквізиту "Вид договору" системою розрізняються операції комісійної торгівлі та торгівлі за договорами купівлі-продажу. Наприклад, під час оформлення документа "Реалізація товарів і послуг", якщо встановлено договір виду "З комісіонером", то така операція буде операцією передачі товарів на комісію контрагенту. Якщо в цьому документі буде вибрано договір виду "З покупцем" або "Бартерний", то операція буде операцією продажу товарів.

Вкладка "Загальні"

У реквізиті "Взаєморозрахунки ведуться" встановлюється деталізація взаєморозрахунків:

•ў "За договором загалом";

•ў "За замовленнями";

•ў "За рахунками".

Валюта

У реквізиті зазначається валюта взаєморозрахунків за договором. Цей реквізит є визначальним — саме у зазначеній валюті ведуться всі взаєморозрахунки в межах договору. Тому після використання договору хоча б в одному документі система вже не дозволить змінити значення цього реквізиту.

Прапорець "Вести за документами розрахунків з контрагентами"

Цей пункт дозволяє за будь-якого варіанта взаєморозрахунків використовувати докладнішу деталізацію взаєморозрахунків до розрахункових документів (до накладної, до платіжного документа).

Прапорець "Зовнішньоекономічний"

Цей пункт дає можливість відокремити договори, що ведуться в іноземній валюті лише для цілей управлінського обліку, від договорів, які дійсно пов'язані із зовнішньоекономічною діяльністю. Ця ознака використовується для цілей регламентованого обліку, оскільки в бухгалтерському обліку в іноземній валюті можна відображати лише зовнішньоекономічні розрахунки. Операції за договорами в іноземній валюті без цього прапорця неможливо відображати в регламентованому обліку.

Прапорець "Реалізація на експорт"

Цей пункт з'являється в договорі, лише якщо вид договору "З покупцем", і дозволяє здійснювати контроль надходження грошових коштів від покупця. Тобто за такого прапорця не можна буде здійснити оплату через готівкові грошові документи, лише через платіжні документи з безготівковими грошовими коштами.

Вид взаєморозрахунків

Додаткова аналітична ознака, що служить для поділу взаєморозрахунків. Значення цієї ознаки вибирається з довідника "Види взаєморозрахунків", який спочатку порожній — користувачі повинні наповнити його самі. Надалі за значеннями цього реквізиту можна розділяти та фільтрувати показники у звітах щодо взаєморозрахунків.

Умови договору

Якщо вибрано значення "З додатковими умовами" — з'явиться можливість задання додаткових умов у межах договору, зміст яких описано далі.

Облік товарів

Якщо договір має вид "з покупцем" і взаєморозрахунки ведуться "За договором загалом" або "За замовленнями", тоді з'являється вкладка "Облік товарів". На цій вкладці встановлюються контрольні параметри "Тримати резерв без оплати обмежений час" і прапорець "Відокремлений облік товарів за замовленнями покупців", які діють лише під час оформлення замовлень покупців. Докладніше ці параметри розглянуто в розділі "Управління товарними замовленнями".

Зміст і призначення параметрів контролю дебіторської заборгованості та параметрів резервування (на вкладках "Загальні" й "Облік товарів") буде розглянуто далі.

Вкладка "Додатково"

На вкладці "Додатково" визначаються параметри, що діють за замовчуванням під час оформлення операцій за цим договором.

Тип цін

Реквізит визначає тип цін для автоматичного заповнення під час оформлення документів купівлі/продажу товарів за цим договором. Значення вибирається з:

• довідника "Типи цін номенклатури", якщо вид договору "З покупцем" ("З комісіонером");

• довідника "Типи цін номенклатури контрагентів" для договору виду "З постачальником" ("З комітентом").

Довідник "Договори контрагента": додатково

Цей реквізит заповнюється елементом із довідника "Стаття руху грошових коштів" для підстановки за замовчуванням під час оформлення документів руху грошових коштів за цим договором.

Спосіб розрахунку

Спосіб розрахунку комісійної винагороди вибирається користувачем із таких варіантів:

•ў не розраховується;

•ў відсоток від різниці сум продажу та надходження;

•ў відсоток від суми продажу.

Зазначений спосіб розрахунку встановлюється за замовчуванням в однойменних реквізитах документів "Звіт комітенту" або "Звіт комісіонера", оформлених у межах цього договору. Також можна встановити й відсоток комісійної винагороди.

Під час подальшого оформлення документів, що завершують операцію, усі описані параметри за потреби можна буде змінити на значення, що відповідають контексту господарської операції.

Вкладка "Умови договору"

Тут можна зазначити додаткові умови за договором. Вкладка з'являється, якщо встановлено вид умов договору "З додатковими умовами".

Фізично всі додаткові умови за кожним із договорів зберігаються у вигляді документів "Умови за договорами взаєморозрахунків". В один момент часу може діяти лише одна умова за договором взаєморозрахунків. Але при цьому можливе створення нових умов для інших періодів часу. Як додаткові умови можуть бути зазначені:

•ў загальні умови за договором з контрагентом:

• сума умов постачання товарів у валюті взаєморозрахунків договору;

• періодичність постачань товарів;

• умовно-безстрокові умови постачань із фіксованою періодичністю;

•ў умови за договором з контрагентом за номенклатурою:

фіксовані ціни в розрізі номенклатурних позицій і характеристик номенклатури;

обсяги постачань за кожною номенклатурною позицією.

Додаткові умови можна визначати лише за договорами контрагентів виду "З постачальником" ("З комітентом") або "З покупцем" ("З комісіонером"). Користувач повинен зазначити один із двох варіантів дії умов у часі:

• дату початку і дату закінчення –“ сума, визначена як додаткова умова, має бути виконана в цьому інтервалі. Якщо при цьому зазначається ще й періодичність, то мається на увазі, що зазначена сума має бути виконана в кожному періоді заданого часового інтервалу;

• дату початку і періодичність –“ умови є безстроковими. Починаючи із зазначеної дати, у кожному періоді згідно із зазначеною періодичністю сума умов має бути виконана.

У табличній частині документа користувач може зазначити список номенклатури, обов'язкової для постачання за умовами цього договору, із зазначенням цін і кількості. Причому сума за всіма номенклатурними позиціями табличної частини не може бути більшою за загальну суму додаткової умови за договором.

Якщо на дату оформлення товарного документа існує додаткова умова за договором взаєморозрахунків, зазначеним у цьому документі, у такий товарний документ автоматично підставлятимуться ціни номенклатури, визначені в додатковій умові.

Тобто ціни, зазначені в додатковій умові за договором, мають пріоритет над цінами, встановленими за допомогою штатних механізмів ціноутворення. Таким чином, документ "Умови за договором взаєморозрахунків" визначає цінові відносини як з постачальниками, так і з покупцями, будучи, по суті, найпріоритетнішим засобом впливу на ціни.

Встановлені умови за договором не обмежують проведення документів у межах договору з іншими параметрами. Тобто може бути відвантажений інший товар, в іншій кількості тощо. Дотримання умов контролюється лише за допомогою спеціального звіту "Виконання умов за договорами контрагентів".

Виконання умов за договорами контрагентів

Важливо! Не можна ввести кілька умов за договорами взаєморозрахунків за одним договором, що діють одночасно.

Вкладка "Знижки"

Вкладка видима у формі договору для видів договору "З покупцем" ("З комісіонером"). І на ній відображаються за зазначений період та за кнопкою "Показати" чинні знижки для цього контрагента і за цим договором. Дані підставляються з регістру "Знижки та націнки номенклатури"

Вкладка "Податковий облік"

На вкладці "Податковий облік" визначаються схема податкового обліку за договором контрагента, тобто момент визначення бази оподаткування з ПДВ. Момент визначення бази податку задається окремо для операції придбання та продажу і може бути вибраний із такого списку:

• за першою подією;

• за відвантаженням;

• за оплатою;

• не визначати.

Окремо визначається схема податкового обліку за зворотною тарою.

Вкладка "Друк"

На цій вкладці заповнюється реальне найменування договору, яке відображатиметься в друкованих формах документів.

На вкладці "Властивості" та "Категорії" можна відобразити додаткові аналітичні ознаки для договору.

Якщо на будь-який момент у системі є проведені документи, що містять посилання на договір, то реквізити договору "Організація", "Ведення взаєморозрахунків", "Валюта взаєморозрахунків", "Вид договору", "Умови виконання договору" та "Схема податкового обліку" змінювати заборонено — система блокує такі спроби.

Деталізація взаєморозрахунків

У межах одного договору з контрагентом можна вести взаєморозрахунки:

• або за договором загалом,

• або з урахуванням додаткової деталізації — за угодами, за замовленнями, за рахунками;

• незалежно від використання угод можна вести облік взаєморозрахунків із глибшою деталізацією до документів відвантаження або оплати — за документами розрахунків з контрагентами.

При відображенні взаєморозрахунків "За договором загалом" можна формувати і рахунки на оплату, і замовлення, але це не обов'язково, і сума взаєморозрахунків за таким договором показуватиме борг за договором загалом — без урахування цих документів.

За договором

Такий вид зручно вибирати, якщо немає жорсткого регламенту документообігу за договором. Тобто в якихось випадках може бути створений рахунок перед початком чергової господарської операції, в якихось випадках може бути створене замовлення (з резервуванням під замовлення), а іноді може бути виконане відвантаження (надходження) ТМЦ без цих супровідних документів. За такого підходу першим кроком операції (угодою) може бути документ будь-якого виду, а отже, жоден вид взаєморозрахунків "за угодами" не можна використовувати. Угодами вважаються ті документи, які починають і часто визначають будь-яку господарську операцію. У типовій конфігурації як угоди можуть виступати товарні замовлення, рахунки на оплату та безпосередньо товарні документи або документи оплати.

Будь-якої явної фіксації статусу для документів-угод у конфігурації не передбачено. Фактично угодою стає той документ, який першим потрапив у межах кількох етапів однієї господарської операції до виміру "Угода" регістрів взаєморозрахунків.

Ведення взаєморозрахунків за угодами

У типовій конфігурації реалізовано такі режими ведення взаєморозрахунків за угодами:

• за замовленнями. У цьому режимі як угоди можуть виступати лише товарні замовлення. Тобто першим і обов'язковим кроком відображення господарської операції є створення замовлення. Усі подальші товарні та грошові документи в межах такого договору повинні обов'язково посилатися на сформоване замовлення. У цьому режимі товарний або грошовий документ, оформлений у межах конкретного замовлення, може погасити наявну за цим замовленням заборгованість, а якщо сума за документом перевищує розмір боргу, утворити аванс. При цьому аванс буде віднесений на те саме замовлення;

За замовленням

•ў за рахунками. Тут як угоди виступають рахунки на оплату. Заборгованість у цьому разі погашатиметься аналогічно до описаних вище правил, але в межах рахунку, а не замовлення. Створення рахунку стає обов'язковим першим кроком відображення операцій за таким договором. Подальші кроки операції (рух товарів і грошей) повинні мати обов'язкове посилання на сформований рахунок. Заборгованість за контрагентом відстежуватиметься окремо за кожним рахунком.

За рахунком

Ведення за документами взаєморозрахунків з контрагентами

При відображенні взаєморозрахунків "За договором загалом", "За замовленнями" або "За рахунками", які дають можливість контролю заборгованості з точністю до угод, можна вести ще детальніший облік заборгованості з точністю до документів відвантаження або оплати. При цьому документообіг у будь-якому разі визначається способом ведення взаєморозрахунків у договорі, але як підстава виникнення заборгованості реєструватимуться не лише документи угод, а й розрахункові документи (оплати, відвантаження, надходження).

У документах оплати та відвантаження фіксується посилання на документ, який сформував заборгованість, що погашається поточним документом. Посилання відображається в шапці (у платіжних документах) або в табличній частині (у товарних документах) "закриваючого" документа в полі "Документ розрахунків з контрагентами".

• документ, що відображає перший крок господарської операції, наприклад документ відвантаження, оформлюється без посилання на "Документ розрахунків з контрагентами". У цьому разі він сам стає "Документом розрахунків з контрагентами" (що відображається у відповідному регістрі "Взаєморозрахунки з контрагентами за документами розрахунків"). Усі подальші кроки в межах такої угоди (оплата) можуть виконуватися лише з посиланням на вихідний розрахунковий документ (документ відвантаження). Це мають бути документи, що змінюють заборгованість у зворотному напрямку. Тобто борг за відвантаженням може лише зменшуватися отриманою оплатою (при цьому можливе отримання оплати частинами за кількома документами) або поверненням товару.

• якщо ж заборгованість виникла за грошовим документом (передоплата), то подальші кроки із закриття заборгованості можуть оформлюватися лише рухом товару (при цьому товар також може відвантажуватися в кілька прийомів за кількома документами) або поверненням грошей.

• якщо було кілька авансів за одним і тим самим договором (грошових документів), то кожен такий документ став "Документом розрахунків з контрагентами". Така угода може бути закрита одним документом з відвантаження товару, де на вкладці "Передоплати" за кнопкою "Заповнити" можна побачити всі грошові документи, які закриватиме документ відвантаження за методом ФІФО. Тобто першою закриється заборгованість за грошовим документом, який був зареєстрований раніше за інші. Заборгованість за передоплатою можна закрити й іншим способом — поверненням грошей за кожним "Документом розрахунків з контрагентами".

Фактично вид взаєморозрахунків у договорі впливає на використовуваний товарний документообіг у межах цього договору та на заповнення реквізитів взаєморозрахунків у документах у межах договору.

Наприклад, рахунки на оплату постачальнику та рахунки на оплату покупцю можна сформувати за будь-якої деталізації взаєморозрахунків за договором. Але якщо вид взаєморозрахунків установлено "За рахунками", то формування рахунку стає обов'язковим першим етапом документообігу. І всі товарні та грошові документи, що формуються в межах цього рахунку, повинні мати обов'язкове посилання на цей рахунок (заповнення реквізиту "Угода").

Інший приклад: замовлення покупця та замовлення постачальнику можна оформити в конфігурації лише за договором, взаєморозрахунки за яким ведуться "за договором загалом" або "за замовленнями". Причому в останньому випадку використання замовлень стає обов'язковим. На підставі даних замовлення покупця можна сформувати рахунок на оплату. Слід звернути увагу, що рахунок при цьому виписується лише для формування друкованої форми. А документи відвантаження ТМЦ і оплати слід вводити на підставі замовлення покупця. Дотримання цієї умови необхідне для коректності використання механізму резервування товару в замовленнях і закриття взаєморозрахунків з контрагентами не лише в розрізі договорів, а й угод і розрахункових документів. Таким чином, якщо одночасно можуть реєструватися і замовлення, і рахунки на оплату, взаєморозрахунки доцільніше вести в розрізі замовлень.

Контроль дебіторської заборгованості

Договір має низку налаштувань, що дозволяють зазначати параметри контролю дебіторської заборгованості. Під "дебіторською заборгованістю" у конфігурації розуміється борг контрагента перед підприємством, від імені якого ведеться облік в інформаційній базі.

Важливо! Контроль дебіторської заборгованості діє лише при проведенні товарно-грошових документів в оперативному режимі. Таким чином, налаштування впливають лише на документи, що проводяться в "оперативному" режимі.

Прапорець "Контролювати суму заборгованості, сума не більше...".

Цей реквізит визначає суму максимально можливої дебіторської заборгованості контрагента за договором. Може використовуватися за будь-якого способу обліку взаєморозрахунків за договором. При цьому:

•ў для покупців відвантаження товарів може здійснюватися, лише якщо дебіторська заборгованість за договором після відвантаження не перевищить зазначену в реквізиті величину. Увімкнення прапорця та встановлення нульової суми для покупців означає стратегію "Відвантаження в міру оплати";

•ў для постачальників оплата за поставлений товар може здійснюватися, лише якщо дебіторська заборгованість за договором після оплати не перевищить зазначену величину. Нульова сума при ввімкненому прапорці для постачальників означає стратегію "Оплата в міру відвантаження".

Прапорець "Контролювати кількість днів заборгованості, днів не більше..."

Цей реквізит визначає максимальну кількість днів дебіторської заборгованості контрагента за договором. Під час проведення документів перевіряється за всіма угодами в межах цього договору кількість днів заборгованості. Якщо вона перевищує число, задане в параметрах договору, документ не проводиться. Параметр використовується, лише якщо є прапорець "Вести за документами розрахунків з контрагентами", не важливо, за чим ведуться взаєморозрахунки за договором: за замовленням чи за рахунком.

Прапорець "Тримати резерв без оплати обмежений час, днів не більше..."

Цей реквізит визначає максимальну кількість днів, протягом яких документ "Закриття замовлень" не буде "бачити" раніше зарезервовані за цим договором залишки товарів і, як наслідок, не зможе списати їх із резерву. Інакше кажучи, протягом зазначеної кількості днів резерв не вважатиметься простроченим за відсутності оплати.

Прапорець "Розмір передоплати за замовленням покупця, відсотків не менше..."

Цей реквізит визначає відсоток обов'язкової передоплати за замовленням для дозволу відвантаження товару. Має сенс, якщо взаєморозрахунки ведуться "За замовленнями" або "За договором загалом". Використовується лише при розрахунках з покупцями. Відвантаження дозволене, якщо за замовленням надійшов (фактичний/планований) зазначений відсоток передоплати.

З наведеної вище схеми можна зрозуміти застосування описаних вище параметрів до реалізованих у конфігурації видів ведення взаєморозрахунків:

Організація обліку внутрішніх взаєморозрахунків

Часто при аналізі взаєморозрахунків підприємства з його контрагентами виникає завдання визначення того, чи є контрагент зовнішнім контрагентом або організацією, що входить до складу підприємства. Таке зіставлення потрібне для виявлення внутрішніх фінансових оборотів між організаціями підприємства.

У конфігурації реалізовано механізм обліку таких ситуацій. Можна зафіксувати список контрагентів, які є:

•ў або організаціями, що входять до підприємства,

•ў або працівниками підприємства.

Для фіксації відповідності між записами довідника "Контрагенти" та довідників "Організації" або "Фізичні особи" у конфігурації призначено регістр відомостей "Власні контрагенти".

Власні контрагенти

У кожному записі регістру зазначається:

• Контрагент;

• Вид зв'язку — чи є контрагент організацією або фізичною особою;

• Організація або фізична особа (залежно від виду зв'язку).

Зв'язки власних контрагентів

Регістр відомостей є неперіодичним. Тобто передбачається, що склад власних контрагентів є постійним, а якщо й змінюється, то відстежувати ці зміни не потрібно.

Надалі ця інформація використовується в обробці "Пакетне введення документів" у разі оформлення операції "Товари за власними контрагентами (із вільного залишку)" та "Від'ємні залишки організації (закупівля у власних контрагентів)". За допомогою цієї обробки будуть сформовані документ реалізації від імені однієї організації та документи надходження на ім'я інших організацій. Як контрагенти в цих документах будуть використані власні контрагенти цих організацій.

Інформація про зв'язок Організація — Контрагент — Фізична особа механізмами конфігурації не використовується.