Методика оформлення заміни працівника організації

1. Повна заміна

2. Часткова заміна

У типовій конфігурації «Управління торговим підприємством для України» (редакція 1.2) передбачено відображення таких варіантів заміни працівника організації:

1. Повна заміна, коли працівник замінює свого колегу і не виконує свої посадові обов'язки.
2. Часткова заміна, коли працівник, поряд з основною роботою, виконує обов'язки тимчасово відсутнього працівника і йому нараховується доплата в розмірі, передбаченому в колективному договорі.

Для відображення факту заміщення тимчасово відсутнього працівника в конфігурації призначений документ «Заміни організацій» (Рис. 1).

Рисунок 1 – документ «Заміни організацій»

Вид розрахунку, що визначає правила розрахунку сум оплати за заміщення, визначається в полі «Вид заміни».

Можливі такі варіанти заповнення цього поля:

• «Заміщення». Під час розрахунку зарплати основне нарахування працівника, що заміщує, на період заміни буде витіснене оплатою за призначенням відсутнього працівника. Сума за заміну буде розрахована виходячи з розміру оплати працівника, якого заміщують, за зазначеним у документі графіком робіт (Рис. 2).
• 
  Рисунок 2 – вибір графіка робіт у документі «Заміни організацій»
  
  
• «Суміщення». Під час розрахунку зарплати за період буде здійснено нарахування за основним видом розрахунку працівника, що заміщує, і за призначенням відсутнього працівника. Сума за заміну буде розрахована, виходячи з розміру оплати працівника, якого заміщують, і графіка роботи.

Величина оплати визначається графіком роботи. Якщо заміна виконується повною мірою, то слід залишити графік, який був у працівника, якого замінюють. Але якщо заміна виконується лише на частину ставки, то необхідно створити спеціальний графік «скороченого робочого часу». У ньому необхідно відобразити реальний час роботи на посаді, яку заміщують.

Остаточний розрахунок заробітної плати здійснюється документом «Нарахування зарплати працівникам організацій».

Якщо в організації видається наказ про заміщення на кілька періодів (наприклад, за перехідної відпустки), то достатньо ввести один документ «Заміни організацій», зазначивши в ньому весь період відсутності (наприклад, з 20.07.2014 по 20.09.2014). Після цього під час розрахунку заробітної плати за кожен місяць здійснюватиметься розрахунок доплати.

Нижче розглянуто методику відображення варіантів замін у конфігурації.

1. Повна заміна

У зв'язку з виробничою необхідністю співробітник підприємства Панов А. Д. повністю заміщує тимчасово відсутнього співробітника Король А. В.

Для відображення цієї операції слід:

1.1. Створити документ «Заміни організацій». У полі «Вид заміни» зазначити вид заміни «Заміщення». У полі «Графік робіт» слід залишити графік працівника, якого заміщують (Рис. 3).

Рисунок 3 – заповнення документа «Заміни організацій» з видом заміни «Заміщення»

1.2. Виконати нарахування заробітної плати співробітникові за основним місцем і на посаді, яку заміщують, документом «Нарахування зарплати працівникам організацій» (Рис. 4).

Під час розрахунку заробітної плати для співробітника буде додано вид розрахунку «Заміщення», що витісняє основне нарахування, і основне нарахування за працівником, якого замінюють.

Рисунок 4 – розрахунок заробітної плати документом «Нарахування зарплати працівникам організацій» на вкладці «Нарахування»

2. Часткова заміна

З 03.09.2014 по 10.09.2014 водій підприємства Волоснов А. П. частково заміщав тимчасово відсутнього експедитора Мартюшина Н. Л.

Для відображення цієї операції слід:

2.1. Створити документ «Заміни організацій». У полі «Вид заміни» зазначити вид заміни «Суміщення». У полі «Графік робіт» слід зазначити графік реального часу роботи на посаді, яку заміщують (Рис. 5).

Рисунок 5 – відображення графіка роботи в документі «Заміни організацій»

2.2. Виконати нарахування заробітної плати співробітникові за основним місцем і на посаді, яку заміщують, документом «Нарахування зарплати працівникам організацій» (Рис. 6).

Під час розрахунку заробітної плати для співробітника буде додано вид розрахунку основного нарахування за працівником, якого замінюють.

Оплату за основним нарахуванням працівника буде здійснено в повному обсязі, а за посадою, яку заміщують, – відповідно до зазначеного в документі «Заміни організацій» графіка.

Рисунок 6 - розрахунок заробітної плати документом «Нарахування зарплати працівникам організацій» на вкладці «Нарахування»

Якщо необхідно відобразити повну заміну, але при цьому оклад працівника, якого заміщують, менший за оклад працівника, що замінює, то слід здійснювати доплату до середнього заробітку працівника, що заміщує.

Для цього на підставі документа «Заміни організацій» з видом заміни «Заміщення» потрібно ввести документ «Оплата за середнім заробітком» з видом оплати «Доплата до середнього» і здійснити розрахунок середнього заробітку.

Під час остаточного розрахунку заробітної плати за допомогою документа «Нарахування зарплати працівникам організацій» буде нараховано суму в розмірі окладу працівника, якого заміщують, і доплату до середнього заробітку працівникові, що заміщує.

Докладніше з методикою доплати до середнього заробітку можна ознайомитися в статті «Відображення відсутності на роботі, що оплачується за середнім заробітком (відрядження)».