Облік грошових коштів

Обліковий і плановий шар підсистеми.

Підсистема управління грошовими коштами.

Відмінності між фактичним оперативним обліком і запланованим рухом коштів.

Торгова діяльність будь-якого підприємства не може вестися без обліку руху грошових коштів. Причому, до завдань оперативного обліку входить точна та коректна фіксація фактів надходження і списання грошових коштів. Але для планування своїх дій на кілька днів уперед потрібно мати інформацію про заплановані надходження та перерахування грошових коштів. Така інформація може будуватися на підставі умов за договорами (наприклад, графік платежів за договором або відсоток необхідної передоплати) або на підставі обумовлених строків оплати в межах конкретної угоди (строк оплати за замовленням або рахунком).

Обліковий і плановий шар підсистеми.

У типовій конфігурації реалізовано можливість ведення запису фактів і планів за господарськими операціями з грошовими коштами, тому її можна умовно поділити на два шари:

• збір відомостей про фактичний рух грошових коштів;

• прогнозування руху грошових коштів.

• Обліковий шар підсистеми дає змогу вирішувати такі завдання:

• вести оперативний облік фактичних рухів грошових коштів компанії на розрахункових рахунках і в касах;

• оформляти всі необхідні первинні документи;

• вести реєстрацію всіх сформованих і отриманих документів з обліку грошових доходів;

• реєструвати окремо момент створення первинного документа і момент здійснення операції, яка оформлена документом.

Плановий шар підсистеми призначений для вирішення таких завдань:

• реєстрація передбачуваних надходжень і витрат;

• резервування грошових коштів під заплановані платежі;

• організація платіжного календаря.

Підсистема управління грошовими коштами.

Підсистема управління грошовими коштами тісно пов'язана з підсистемою взаєморозрахунків (управлінський облік ведеться за принципом подвійного запису), оскільки рух грошових коштів у більшості випадків спричиняє зміни у стані взаєморозрахунків з контрагентами. Наприклад, перерахування грошей постачальнику призводить до скорочення боргу підприємства перед ним, якщо товар уже отримано, або до збільшення боргу постачальника, якщо оплату здійснено авансом. При цьому операції, що оформлюються в межах облікового шару підсистеми управління грошовими коштами, породжують операції зі зміни стану фактичних взаєморозрахунків з контрагентами (див. рис. 130).

Зв'язок фактичних розрахунків із грошовими коштами

А операції з планування рухів грошових коштів породжують зміну стану запланованих розрахунків з контрагентами. Наприклад, якщо як підтвердження оплати замовлення клієнт надсилає платіжне доручення факсом, а банківської виписки, що доводить надходження грошей на рахунок, ще немає, у такому разі дозволено вказувати в системі не факт, а план надходження грошей за відповідним платіжним документом. Водночас у системі з'являться дані про передбачувану зміну стану розрахунків з контрагентом (див. рис. 131).

Зв'язок планових розрахунків із грошовими коштами.

Відмінності між фактичним оперативним обліком і запланованим рухом коштів.

Відображення операцій фактичного оперативного обліку руху грошових коштів і запланованого руху різняться:

• документообігом відображення таких операцій;

• регістрами накопичення, що зберігають інформацію про такі операції;

• звітами, що виводять дані про такі операції.

Інакше кажучи, у загальному випадку ці шари є достатньо незалежними. Але існування планового шару без введення фактичних даних має доволі мало сенсу, оскільки лише документи оперативного шару можуть підтвердити виконання плану або показати його неспроможність. Водночас ведення запланованого руху грошей не є обов'язковим у межах конфігурації взагалі, а зокрема можна враховувати лише заплановані надходження або навпаки, накопичувати дані лише про заявки на витрачання грошей з боку менеджерів і підрозділів.