Основні засоби

Надходження обладнання, об'єктів будівництва, прийняття до обліку основних засобів

Дані для нарахування амортизації

Накопичення витрат на ремонт і модернізацію ОЗ

Модернізація та ремонт

Вибуття

Інвентаризація основних засобів

Введення початкових залишків за основними засобами

 

У довіднику «Основні засоби» (меню «Довідники» —” «ОЗ і НМА» —” «Основні засоби») зберігаються відомості про основні засоби, які, як передбачається, не змінюються з часом і не залежать від специфіки конкретної організації під час постановки його на облік. Зокрема, це найменування, група обліку основного засобу («Будівлі», «Машини та обладнання», «Транспортні засоби»), відомості про виробника тощо.

Цю інформацію про основні засоби потрібно внести до довідника перед прийняттям їх до обліку.

Для додавання до довідника основних засобів відомостей про групу однотипних об'єктів основних засобів, що відрізняються лише інвентарними номерами, призначена спеціальна форма, яка викликається кнопкою «Групове створення ОЗ» у формі списку довідника.

У формі групового додавання необхідно вказати:

• групу, до якої додаються нові елементи;
• код, з якого почнеться нумерація елементів довідника, що додаються;
• кількість створюваних елементів;
• найменування елемента довідника.

Також у цій формі є спеціальний прапорець «Додавати до найменування». У тому разі, якщо він увімкнений, під час формування нових елементів до їх найменування буде дописуватися їх код, тобто найменування матиме, наприклад, такий вигляд «Стелаж складський (00005)». Цей «сервіс» дасть змогу надалі без зусиль розрізняти елементи з однаковими найменуваннями.

Для швидшого заповнення табличної частини документів однотипними об'єктами, що мають однакові найменування, необхідно скористатися сервісом заповнення за найменуванням (кнопка «Заповнити» в командній панелі табличної частини документа). Якщо в табличній частині документа вибрано хоча б один об'єкт із групи однотипних об'єктів, то таблична частина документа буде заповнена всіма об'єктами, що мають таке саме найменування, як уже вибраний. При цьому цей сервіс застосовується лише для груп об'єктів із вимкненим сервісом додавання коду до найменування.

Також можна заповнити інші відомості, спільні для об'єктів, що додаються.

Для аналізу цієї інформації та друку необхідних паперових форм призначені такі звіти:

• «Інвентарна книга ОЗ» (меню «ОЗ і НМА» —” «Звіти» —” «Інвентарна книга ОЗ»);
• «Відомість з амортизації ОЗ» (меню «ОЗ і НМА» —” «Звіти» —” «Відомість амортизації ОЗ»).

Надходження обладнання, об'єктів будівництва, прийняття до обліку основних засобів

Надходження обладнання реєструється документом «Надходження товарів і послуг» (меню «ОЗ і НМА» —” «Надходження основних засобів» —” «Надходження обладнання»).

Обладнання, що не потребує монтажу, обліковується в бухгалтерському обліку на субрахунках 1521 «Придбання

об'єктів основних засобів» і 1531 «Придбання інших необоротних матеріальних активів». Під час реєстрації факту надходження обладнання документом «Надходження товарів і послуг» рахунок обліку слід зазначити в колонці «Рахунок обліку (БО)» (таблична частина закладки «Обладнання»).

Аналітичний облік на цьому рахунку ведеться за номенклатурними позиціями обладнання (з використанням довідника «Номенклатура»Нѕ номенклатурні позиції обладнання доцільно обліковувати в окремій групі «Обладнання» цього довідника). Крім того, аналітичний облік на цьому рахунку може вестися за місцями зберігання (з використанням довідника «Склади (місця зберігання)») і партіями обладнання, що надійшло.

Якщо під час придбання обладнання нараховується податковий кредит, реєструється податкова накладна постачальника за допомогою документа «Реєстрація вхідного податкового документа». У цьому документі встановлюється прапор «Поставка ОФ». Установлення прапора потрібне для заповнення Декларації про ПДВ, Додатка 5, показника «поставка основних фондів».

Витрати на виготовлення, монтаж, налаштування обладнання реєструються на субрахунках 1522 «Виготовлення та модернізація основних засобів», 1532 «Виготовлення та модернізація інших необоротних матеріальних активів». Для обладнання, що потребує монтажу, використовується окремий довідник «Об'єкти будівництва». Цей самий довідник використовується для обліку об'єктів капітального будівництва на рахунку 151. Віднесення витрат на об'єкти будівництва здійснюється документами «Надходження товарів і послуг» (послуги), «Вимога­накладна» та ін.

Вартість обладнання, що потребує монтажу, має бути віднесена на об'єкт будівництва. Для цього використовується документ «Передача обладнання в монтаж» (меню «ОЗ і НМА» —” «Надходження основних засобів» —” «Передача обладнання в монтаж»).

До табличної частини документа вносяться відомості про номенклатуру, що передається в монтаж —” у результаті вартість цієї номенклатури буде додана до вартості об'єкта будівництва, зазначеного в шапці документа.

Як під час придбання обладнання, так і під час формування об'єкта зазначається їх податкове призначення. Податкове призначення визначає, чи призначений ОЗ для використання в оподатковуваних або неоподатковуваних ПДВ операціях.

Для прийняття обладнання або об'єкта будівництва до обліку як основного засобу використовується документ «Введення в експлуатацію ОЗ» (меню «ОЗ і НМА» —” «Надходження основних засобів» —” «Введення в експлуатацію ОЗ»). Одним документом може бути оформлено прийняття до обліку кількох однотипних об'єктів основних засобів.

Прийняття до обліку (введення в експлуатацію) об'єкта основних засобів може бути виконано кількома способами:

• Прийняття до обліку обладнання, що не потребує монтажу. Для оформлення такого виду операції в документі «Введення в експлуатацію» вибирається вид операції «обладнання». Вартість обладнання визначається під час його списання. Вартість кожного основного засобу дорівнюватиме вартості однієї одиниці обладнання відповідно до партій, що списуються. Операція може бути проведена за всіма видами обліку.
• Прийняття до обліку основного засобу, вартість якого формувалася з витрат, віднесених на об'єкт будівництва. Вартість, що списується з об'єкта будівництва, зазначається користувачем. Для автоматичного заповнення цього параметра за поточними залишками потрібно скористатися кнопкою «Розрахувати суми». Вартість кожного основного засобу в цьому разі визначається як частка від ділення загальної суми вартості, що списується з об'єкта будівництва, на кількість об'єктів основних засобів, що вводяться в

експлуатацію.

• Прийняття до обліку основних засобів, виявлених у результаті інвентаризації.

Під час прийняття основного засобу до обліку мають бути встановлені його основні облікові параметри:

• інвентарний номер (закладка «Основні засоби»);
• чи підлягає амортизації (прапор «Нараховувати амортизацію» на закладці «Облікові дані»);
• спосіб нарахування амортизації (закладка «Облікові дані»);
• рахунок обліку вартості основного засобу, а також рахунок обліку амортизації за бухгалтерським обліком (закладка «Облікові дані»).

Ці параметри можуть бути визначені лише під час прийняття до обліку основного засобу і надалі не змінюються протягом усього періоду обліку цього основного засобу в одній організації.

Для цілей податкового обліку зазначається податкове призначення ОЗ, яке визначає:

• чи використовується ОЗ в оподатковуваних або неоподатковуваних ПДВ операціях;
• чи є ОЗ виробничим (чи використовується в господарській діяльності).

Зазначається Податкова група ОЗ.

Крім цих параметрів, у момент прийняття основного засобу до обліку можуть бути встановлені й інші параметри, наприклад, параметри нарахування амортизації, способи відображення витрат за амортизацією (погашенням вартості), матеріально­відповідальна особа, підрозділ та інші. Такі параметри можуть змінюватися протягом періоду обліку основного засобу.

Для основного засобу ведеться облік за матеріально­відповідальними особами та підрозділами, за якими закріплені основні засоби. Ці параметри обліку можуть змінюватися, наприклад, під час звільнення матеріально­ відповідальної особи та призначення нової, під час переміщення основних засобів між підрозділами. Для відображення таких змін слугує документ «Переміщення ОЗ» (меню «ОЗ і НМА» —”«Облік основних засобів» —”«Переміщення ОЗ»).

Дані для нарахування амортизації

Амортизація нараховується, починаючи з наступного місяця після того, в якому було встановлено ознаку нарахування амортизації. Наприклад, якщо для основного засобу ознаку нарахування амортизації було встановлено в березні, то амортизація нараховуватиметься лише з квітня.

Зміна ознаки необхідності нарахування амортизації може бути виконана документами:

• «Введення в експлуатацію ОЗ».
• «Зміна стану ОЗ» —” установлення ознаки нарахування амортизації може бути в разі завершення модернізації, виведення з консервації тощо. Зняття ознаки може знадобитися в разі, наприклад, передачі на консервацію.
• «Списання ОЗ», «Підготовка до передачі ОЗ», «Передача ОЗ» —” здійснюється зняття ознаки нарахування амортизації.

Для основного засобу має бути встановлений спосіб віднесення амортизаційних відрахувань на витрати підприємства. Спосіб відображення витрат за амортизацією включає одну аналітику витрат, на яку відноситься амортизація об'єкта, або кілька аналітик, між якими амортизація розподіляється.

Спосіб, який використовуватиметься для відображення витрат за амортизацією основного засобу, має бути встановлений під час введення в експлуатацію основного засобу та може бути надалі змінений за допомогою документа «Зміна способу відображення витрат за амортизацією ОЗ» (журнал документів «ОЗ і НМА» —” «Амортизація ОЗ » —” «Параметри амортизації ОЗ»).

Крім того, для основного засобу мають бути зазначені способи нарахування амортизації для цілей бухгалтерського та податкового обліку. У «1С:Бухгалтерії 8 для України» реалізовані способи, передбачені бухгалтерським стандартом:

• прямолінійний спосіб;
• виробничий (лише в бухгалтерському обліку);
• спосіб зменшення залишку;
• прискореного зменшення залишку;
• кумулятивний (за сумою чисел років);

• 100% у перший місяць експлуатації;
• 50% у перший місяць експлуатації, 50% під час списання.

Для розрахунку амортизації потрібен облік тих чи інших параметрів амортизації. Наприклад, для прямолінійного методу потрібно знати строк корисного використання, для виробничого методу – передбачуваний обсяг виробітку тощо.

Якщо амортизація нараховується виробничим методом, то до нарахування амортизації слід зазначити обсяг продукції, виробленої в поточному місяці. Для цього використовується документ «Виробіток ОЗ» (журнал документів «ОЗ і НМА» —” «Амортизація ОЗ » —” «Параметри амортизації ОЗ»).

Параметри для розрахунку амортизації можуть бути встановлені під час введення в експлуатацію основного засобу та змінені надалі за допомогою документів «Зміна параметрів нарахування амортизації ОЗ», «Модернізація та ремонт ОЗ».

Якщо під час розрахунку амортизації за місяць відповідно до вибраного способу спочатку розраховується річна сума амортизації, то для розрахунку місячної суми можна зазначити графік розподілу річної суми амортизації за місяцями. Зазначення такого графіка дає змогу врахувати, наприклад, сезонність експлуатації основного засобу. Графіки амортизації можуть бути встановлені під час введення в експлуатацію та змінені надалі за допомогою документа «Зміна графіків амортизації ОЗ». Сам графік розподілу річної амортизації зазначається в довіднику «Річні графіки амортизації ОЗ». Річний графік задається незалежно від календарного року, розподіл за графіком у разі його застосування буде однаковим для кожного року експлуатації основного засобу.

Амортизація за бухгалтерським і податковим обліком нараховується під час проведення документа «Закриття місяця». Якщо для основного засобу амортизація була розрахована до завершення періоду (наприклад, під час списання основного засобу), то повторне нарахування амортизації під час регламентної процедури виконано не буде.

Накопичення витрат на ремонт і модернізацію ОЗ

Витрати на модернізацію (капітальний ремонт) ОЗ реєструються на субрахунках 1522 «Виготовлення та модернізація основних засобів», 1532 «Виготовлення та модернізація інших необоротних матеріальних активів» у розрізі об'єктів будівництва. Як правило, один об'єкт будівництва використовується як аналітика витрат на поліпшення одного ОЗ або групи однотипних ОЗ. Реєстрація витрат здійснюється документами «Надходження товарів і послуг» (послуги), «Вимога­накладна» та ін.

Витрати на поточний ремонт реєструються на рахунку 235 «Обслуговування та ремонт необоротних активів», також у розрізі об'єктів будівництва. Реєстрація витрат здійснюється тими самими документами, що й для витрат на модернізацію.

ВАЖЛИВО! Накопичені витрати ще не є витратами та не впливають на фінансовий результат періоду. До фінансового результату включаються лише витрати, підтверджені актами приймання­ здавання за формою ОЗ­2

Модернізація та ремонт

На початку робіт з модернізації ОЗ може бути введений документ «Зміна стану ОЗ» (журнал документів «ОЗ і НМА» —” «Амортизація ОЗ » —” «Параметри амортизації ОЗ»). Сам по собі цей документ не нараховує витрати й не змінює вартість ОЗ, а лише засвідчує факт виконання робіт.

Якщо на час модернізації припиняється нарахування амортизації ОЗ, у документі має бути заповнений прапор «Впливає на нарахування амортизації» та знятий прапор «Нараховувати амортизацію».

Завершення модернізації (ремонту) основних засобів відображається документом «Модернізація та ремонт ОЗ» (меню «ОЗ і НМА» —” «Облік основних засобів» —” «Модернізація та ремонт ОЗ»). Цей документ фіксує як модернізацію (реконструкцію, капітальний ремонт), так і поточний ремонт ОЗ.

У шапці документа в полі «Об'єкт» зазначається об'єкт будівництва, на якому накопичена сума витрат на поліпшення. У табличній частині документа на закладці «Основні засоби» зазначається перелік модернізованих (відремонтованих) основних засобів.

Накопичена сума витрат на поліпшення зазначається на закладці «Бухгалтерський і податковий облік». Сума може бути заповнена автоматично після натискання кнопки «Розрахувати суми».

На закладці «Основні засоби» сума розподіляється між конкретними ОЗ. Суми можуть бути розподілені автоматично після натискання кнопки «Заповнити – Для списку ОЗ».

Під час модернізації можуть бути змінені параметри обліку основних засобів, наприклад, збільшений строк експлуатації основного засобу. Під час модернізації встановлюються нові параметри для розрахунку амортизації.

Витрати на поточний ремонт визнаються витратами періоду та впливають на фінансовий результат. Рахунок і аналітика витрат можуть бути визначені одним зі способів:

в—Џ За замовчуванням витрати відносяться на ті самі напрями витрат, на які відноситься амортизація ремонтованих ОЗ. Рахунки й аналітики витрат визначаються способами відображення витрат за амортизацією, що зазначені для ремонтованих основних засобів;

в—Џ У документі може бути заповнений прапор «Використовувати загальний спосіб відображення витрат». Спосіб

вибирається з довідника «Способи відображення витрат за амортизацією» і зазначається в документі.

У будь-якому разі, у Способі відображення витрат за амортизацією, з якого визначається аналітика віднесення витрат, має бути заповнена «Стаття витрат на поліпшення ОЗ». Саме на цю статтю відносяться витрати на поточний ремонт.

Вибуття

Документом «Списання ОЗ» (меню «ОЗ і НМА» —” «Вибуття основних засобів» —”«Списання ОЗ») можна оформити зняття з обліку основних засобів. Документ призначений для відображення в обліку вибуття основного засобу у зв'язку з моральним або фізичним зносом, а також у разі ліквідації через надзвичайну ситуацію. Якщо основний засіб ліквідується за рішенням платника податків і необхідно оформити умовний продаж, то на підставі «Списання ОЗ» можна ввести податкову накладну.

Передачу основного засобу рекомендується оформляти з попередньою підготовкою до передачі. Для цього слугує документ «Підготовка до передачі ОЗ» (меню «ОЗ і НМА» —” «Вибуття основних засобів» —” «Підготовка до передачі ОЗ»). У документі зазначається «Рахунок продажу ОЗ» 286. Під час підготовки до передачі донараховується амортизація за місяць, у якому проводиться операція, а в бухгалтерському й податковому обліку списуються суми нарахованої амортизації та формується залишкова вартість.

Документ «Передача ОЗ» (меню «ОЗ і НМА» —” «Вибуття основних засобів» —” «Передача ОЗ») призначений для оформлення продажу основних засобів. Якщо до цього моменту був оформлений документ «Підготовка до передачі ОЗ», то в реквізиті «Документ передачі» слід зазначити відповідний документ. Під час проведення документа донараховується амортизація за місяць вибуття, у якому проводиться операція, а в бухгалтерському й податковому обліку списуються суми нарахованої амортизації та формується залишкова вартість (якщо це не було зроблено документом «Підготовка до передачі ОЗ»). Потім нараховуються доходи та витрати (собівартість реалізації).

Інвентаризація основних засобів

Мета інвентаризації основних засобів полягає у виявленні фактичної наявності основних засобів і перевірці відповідності даних бухгалтерського обліку за кількістю та вартістю основних засобів фактичній наявності таких об'єктів у кількісному й вартісному вираженні та подальшому відображенні в обліку: прийняття виявлених об'єктів і (або) вибуття не виявлених.

Для введення до інформаційної бази даних з інвентаризації призначений документ «Інвентаризація ОЗ» (меню «ОЗ і НМА» —” «Облік основних засобів» —” «Інвентаризація ОЗ»).

До табличної частини закладки «Основні засоби» вводяться відомості про основні засоби вибраної організації та вибраного підрозділу. Відомості можуть бути заповнені автоматично за даними обліку (кнопкою «Заповнити»). На закладці «Додатково» вводяться відомості про причини проведення інвентаризації, а також про членів інвентаризаційної комісії.

З документа «Інвентаризація ОЗ» можна роздрукувати такі друковані форми:

• наказ про проведення інвентаризації;
• інвентаризаційна відомість;
• звірювальна відомість;
• інвентарний список основних засобів (форма ОЗ­9).

Дані документа «Інвентаризація ОЗ» у бухгалтерському й податковому обліку не відображаються, але за результатами інвентаризації можливе проведення таких операцій:

• Введення в експлуатацію основних засобів, за якими в результаті інвентаризації виявлено надлишок. Такі основні засоби за правилами бухгалтерського обліку підлягають оприбуткуванню за поточною ринковою вартістю та віднесенню на фінансові результати організацій як позареалізаційні доходи. Для цього необхідно використовувати документ «Введення в експлуатацію ОЗ» з видом операції «за результатами інвентаризації».
• Списання основних засобів, за якими в результаті інвентаризації виявлено нестачу. Вартість основних засобів, що списуються, відноситься на винних осіб. Якщо таких не встановлено або у стягненні з них відмовлено судом, вартість відсутніх основних засобів списується на витрати виробництва й обігу. Для цього слід скористатися документом «Списання ОЗ».

Зміна місцезнаходження основних засобів, за якими в результаті інвентаризації виявлено нестачу в одному підрозділі та надлишок в іншому. Для цього потрібно використовувати документ «Переміщення ОЗ»

Введення початкових залишків за основними засобами

Документ залишено для сумісності з попередніми версіями. Для заповнення початкових залишків за основними засобами рекомендується використовувати документ «Введення початкових залишків» (див. розділ «Введення початкових залишків» тут).