Принципи обліку взаєморозрахунків

Валюта взаєморозрахунків

Механізми обліку заборгованості

Валюта взаєморозрахунків

І управлінський, і регламентований облік валюти задається та діє на рівні всієї інформаційної бази. Взаєморозрахунки для цілей управлінського обліку ведуться відразу у двох валютах:

üу валюті управлінського обліку;

üу валюті взаєморозрахунків.

Валюта взаєморозрахунків однозначно визначається валютою, зазначеною в договорі, тому надалі вважатимемо це одним і тим самим. У будь-якому разі господарську операцію, що впливає на взаєморозрахунки, можна оформити лише у валюті взаєморозрахунків. Незалежно від валюти операції, борг буде перерахований у валюту управлінського обліку і зафіксований паралельно. Це необхідно для забезпечення можливості аналізу та зіставлення сум заборгованостей у різних валютах, приведених до єдиного знаменника — валюти управлінського обліку.

Аналіз взаєморозрахунків

Під час оформлення операцій у валюті, яка відрізняється від валюти управлінського обліку, системою завжди буде здійснюватися перерахунок суми операції – з валюти операції у валюту управлінського обліку. Водночас такий перерахунок здійснюється у два етапи:

1. сума операції спочатку перераховується у валюту регламентованого обліку;
2. сума, розрахована у валюті регламентованого обліку, перераховується у валюту управлінського обліку.

Валютні курси беруться за замовчуванням на ту дату, коли здійснюються операції з відповідного регістру відомостей. Водночас курс і кратність валюти для перерахунку суми операції з валюти взаєморозрахунків у валюту управлінського обліку можуть бути вказані користувачем безпосередньо в самій господарській операції ("Ціни і валюта" - "Курс взаєморозрахунків" і "Кратність взаєморозрахунків"). Іншими словами, курс, за яким розраховується борг за угодою, — договірний. Але такі винятки мають бути обґрунтованими, оскільки в типовій конфігурації не можна керувати відповідними реквізитами у формах грошових документів.

Розглянемо приклад.

У конфігурації встановлено такі налаштування валют і курси на момент здійснення операції:

• валюта регламентованого обліку "Гривня", курс = 1,0;

• валюта управлінського обліку "Долари", курс = 5,3;

• валюта взаєморозрахунків за договором з покупцем "Євро", курс = 6,8.

Під час оформлення реалізації товарів за цим договором валютою операції зазначено валюту договору "Євро".

Сума реалізації зазначається в євро, курс для валюти взаєморозрахунків за замовчуванням беруть із регістру відомостей на дату оформлення операції. Але за договором із цим контрагентом курс валюти "Євро" = 7,21. Цей курс задається явно в самому документі на вкладці "Ціни і валюта" в реквізиті "Курс взаєморозрахунків".

За суми угоди = 200 євро ця операція буде відображена таким чином:

• у валюті взаєморозрахунків буде збільшення боргу на 200 євро;

у валюті управлінського обліку буде збільшення боргу на 200*7,21/5,33 = 270,54 долара.

Механізми обліку заборгованості

Згадаємо, що застосування підсистеми дає можливість аналізувати варіювання заборгованості двох видів — фактичної та планованої (відкладеної). Для обліку цих видів заборгованості в управлінському обліку використовуються регістри "Взаєморозрахунки з контрагентами" і "Розрахунки з контрагентами".

Фактичний борг пов'язаний з операціями розрахунків між учасниками товарно-грошових відносин, з моментами передання прав власності. У системі така заборгованість виникає під час оформлення та проведення документів фактичної оплати, відвантаження або оприбуткування ТМЦ.

У типовій конфігурації облік фактичної заборгованості здійснюється за допомогою достатнього регістру накопичення "Взаєморозрахунки з контрагентами". Регістр слугує для зберігання інформації лише про фактичні взаєморозрахунки з покупцями та постачальниками. Записи в цьому регістрі формуються документами багатьох підсистем, що фіксують факти здійснення господарських операцій з грошима і товарами. Наприклад: «Надходження товарів і послуг», «Реалізація товарів і послуг», «Касові ордери» «Платіжні доручення», тощо.

Залишки за цим регістром дають змогу отримати інформацію про взаємну фактичну заборгованість підприємства та контрагентів.

Поряд із можливістю отримання даних про стан фактичних взаєморозрахунків за реально здійсненими угодами, у типовій конфігурації передбачено низку механізмів, що забезпечують можливість отримання прогнозної оцінки стану взаєморозрахунків за планованими угодами.

Планована (відкладена) заборгованість з'являється тоді, коли в конфігурації відображаються такі події, як замовлення на доставку або реалізацію, заявка на споживання грошових коштів та інших документів прогнозного шару підсистем управління грошовими коштами й товарно-матеріальними запасами.

Наприклад, у момент оформлення замовлення постачальнику жодні зобов'язання між підприємством і постачальником згідно із законом ще не виникають. Фактична заборгованість з'являється лише під час приймання товарів або під час їх оплати. Втім, після оформлення замовлення можна з певною часткою впевненості планувати, що за цим замовленням буде постачання і в підприємства виникне заборгованість перед постачальником. Коли угода відбудеться, то погашення цієї заборгованості відбудеться під час відображення фактичної оплати постачальнику або під час оформлення заявки на витрачання грошових коштів. Коли через будь-які обставини угода не відбудеться, тоді закриття планованої заборгованості здійснюється шляхом закриття замовлення постачальнику.

Інформація про плановану заборгованість може бути дуже корисною для менеджерів, які опікуються клієнтами, для фахівців з управління фінансами та керівництва підприємства. У момент проведення товарного або грошового замовлення відкладена заборгованість виникає автоматично, від користувача цей процес ніяк не залежить. Відмовитися від формування документами відповідних рухів неможливо. Єдине, що може користувач, — це ігнорувати стан планової заборгованості у своїй роботі, якщо це його не цікавить.

У типовій конфігурації облік прогнозної заборгованості здійснюється за допомогою регістру накопичення "Розрахунки з контрагентами". Регістр слугує для зберігання інформації і про фактичні, і про планові взаєморозрахунки з покупцями та постачальниками (можна сказати, що в цьому регістрі ведеться оптимістичний облік взаєморозрахунків).

Залишки за регістром дають змогу отримати інформацію про взаємну прогнозну заборгованість підприємства та контрагентів у будь-який момент часу: від'ємні залишки ресурсів регістру за набором значень його вимірів означають прогнозний борг підприємства перед контрагентом (кредиторська заборгованість), додатні — прогнозний борг контрагента перед підприємством (дебіторська заборгованість).