Розрахунки з постачальниками

Де можна переглянути інформацію про стан взаєморозрахунків з постачальником?

Як оформити оплату постачальнику за придбані товари та надані додаткові послуги?

Як переглянути ті документи, відповідно до яких планується витрачання коштів, оформити та затвердити за ними заявку на витрачання коштів?

Як оформити та роздрукувати платіжний документ?

Як зареєструвати факт перерахування коштів з розрахункового рахунку підприємства на розрахунковий рахунок постачальника?

Як оформити оплату постачальнику у валюті шляхом переказу коштів на валютний розрахунковий рахунок?

Чи можна одним платіжним документом (заявкою на витрачання коштів) зафіксувати оплату кількох документів надходження, замовлень постачальнику?

 

У цьому розділі розглядаються питання, пов’язані з контролем розрахунків з постачальниками та оформленням документів оплати.

• Де можна переглянути інформацію про стан взаєморозрахунків з постачальником?
• Як оформити оплату постачальнику за придбані товари та надані додаткові послуги?
• Як переглянути ті документи, відповідно до яких планується витрачання коштів, оформити та затвердити за ними заявку на витрачання коштів?
• Як оформити та роздрукувати платіжний документ?
• Як зареєструвати факт перерахування коштів з розрахункового рахунку підприємства на розрахунковий рахунок постачальника?
• Як оформити оплату постачальнику у валюті шляхом переказу коштів на валютний розрахунковий рахунок?
• Чи можна одним платіжним документом (заявкою на витрачання коштів) зафіксувати оплату кількох документів надходження, замовлень постачальнику?

Де можна переглянути інформацію про стан взаєморозрахунків з постачальником?

У наведених прикладах було розглянуто варіант надходження товару без передоплати. Наразі ми винні постачальнику за придбані в нього товари та надані ним додаткові послуги з доставки товарів. Інформацію про стан заборгованості перед постачальником можна переглянути у звіті Стан заборгованості перед постачальником. Для аналізу стану заборгованості в розрізі конкретних документів постачання необхідно вибрати варіант звіту Стан розрахунків з постачальниками (за замовленнями/надходженнями).

У цьому звіті видно, що ми винні постачальнику 25 000 гривень і строк оплати постачальнику ще не настав. Для того щоб зрозуміти, коли настає строк оплати постачальнику, необхідно сформувати звіт Аналіз розрахунків за постачальниками.

Для отримання правильних даних у цьому звіті необхідно перевірити, чи актуальні розрахунки з постачальниками. Якщо розрахунки неактуальні (наприклад, документ постачання було введено попередньою датою), то програма покаже у звіті, що дані неактуальні (графа Межа актуальності розрахунків). Не виходячи зі звіту, необхідно натиснути кнопку Актуалізувати розрахунки, щоб у звіті відображалися правильні дані щодо розрахунків з постачальниками.

Прострочену заборгованість за постачальниками можна згрупувати за певними варіантами (інтервалами, строками) заборгованості. Інформація про інтервали простроченої заборгованості вводиться до окремого довідника Варіанти класифікації заборгованості. Цей довідник можна заповнити заздалегідь або ввести інформацію про строки заборгованості в момент формування звіту.

Відповідно до введених інтервалів заборгованість буде класифіковано за строками боргу. Дата простроченої заборгованості визначається відповідно до тієї дати, яку встановлено як дату оплати в документі постачання, і того календаря, який указано у варіанті простроченої заборгованості.

Приклад. У документі постачання вказано дату 8 лютого. Контроль заборгованості здійснюється за робочим календарем (п’ятиденка з урахуванням святкових днів). Якщо ми сформуємо звіт на 10 лютого, то побачимо, що ця сума потрапила до інтервалу простроченої заборгованості від 1 до 6 днів.

Інформацію про заборгованість перед постачальником із зазначенням суми та строку, коли має бути погашена заборгованість, також можна переглянути у звіті Картка розрахунків з постачальниками.

Як оформити оплату постачальнику за придбані товари та надані додаткові послуги?

Торговельне підприємство може здійснити оплату постачальнику готівкою або шляхом переказу коштів на розрахунковий рахунок постачальника (безготівкова оплата). Оплата готівкою здійснюється за допомогою документа Видатковий касовий ордер. Безготівкова оплата (переказ коштів на розрахунковий рахунок постачальника) фіксується документом Списання безготівкових коштів. Документи можуть бути оформлені на підставі раніше оформлених документів Надходження товарів і послуг. Переказ коштів на розрахунковий рахунок постачальника зазвичай оформлюється у два етапи: оформлення та друк платіжного документа (вихідного платіжного доручення) і оформлення фактичного перерахування коштів з розрахункового рахунку підприємства на розрахунковий рахунок постачальника (після отримання банківської виписки).

Такий порядок введення документів може бути в тому разі, якщо на торговельному підприємстві не ведеться планування надходжень і не контролюється витрачання коштів. Якщо на підприємстві необхідно контролювати витрачання коштів, то в програмі, у розділі Адміністрування, на сторінці Фінанси має бути встановлено прапорець Планування коштів.

Слід зазначити, що в програмі передбачено можливість визначити список тих кас і розрахункових рахунків, витрачання коштів з яких контролюватиметься. Це визначається в картці конкретної каси або розрахункового рахунку. Зазвичай на торговельному підприємстві витрачання коштів завжди перебуває під суворим контролем адміністрації, і оформлення вихідних платежів відбувається після попереднього узгодження з керівництвом торговельного підприємства суми витрачання коштів. Тому розглядатимемо варіант оплати з контролем витрат коштів. Для контролю витрат коштів використовується документ Заявка на витрачання коштів.

Як переглянути ті документи, відповідно до яких планується витрачання коштів, оформити та затвердити за ними заявку на витрачання коштів?

Для того щоб використовувати механізми планування витрат коштів, необхідно, щоб у розділі Адміністрування, на сторінці Фінанси було встановлено прапорець Планування коштів.

Для перегляду тих документів, за якими планується витрачання коштів, але ще не оформлено заявки на витрачання коштів, використовуватимемо платіжний календар. Платіжний календар відкривається у розділі Фінанси (Звіти з фінансів). Для перегляду документів, за якими планується витрачання коштів, використовуватимемо варіант звіту Платіжний календар (за рахунками та касами).

У платіжному календарі потрібно вказати період, за який необхідно контролювати прострочені платежі, і період планування майбутніх платежів. Як параметри за замовчуванням ці періоди встановлюються рівними тижню – 7 днів.

У списку Разом відсутні заявки на витрачання коштів буде показано ті документи, за якими планується витрачання коштів. Безпосередньо зі звіту можна відкрити документи, за якими планується витрачання коштів. Для цього необхідно активізувати рядок із зазначенням платежу, натиснути кнопку Enter і в списку розшифрування, що з’явився, вибрати Об’єкт розрахунків.

У деталізованому звіті за об’єктами розрахунків слід відкрити форму документа, що є об’єктом розрахунків, і ввести на його підставі заявку на витрачання коштів.

У новій заявці на витрачання коштів заповнюються всі дані з того документа, на підставі якого оформлюється заявка. Менеджер контролює правильність заповнення даних у заявці та проводить її. Заявка проводиться у статусі Не узгоджено.

До заявки менеджер може приєднати друковані копії рахунків на оплату, виставлених постачальником, документа постачання або будь-які інші документи, які підтверджують необхідність витрачання коштів. Для цього використовується механізм Приєднані файли (кнопка на панелі навігації форми).

Фінансист або бухгалтер, використовуючи платіжний календар, може переглянути поточний залишок коштів і уточнити, коли та яким чином може бути оплачена заявка на витрачання коштів. Інформація про неузгоджені заявки на витрачання коштів відображається у списку Разом неузгоджені платежі.

Фінансист, аналізуючи залишки готівкових коштів і залишки коштів на розрахункових рахунках, ухвалює рішення про можливість витрачання коштів за цією заявкою та уточнює той розрахунковий рахунок (касу), з якого може бути оплачена заявка на витрачання коштів. Безпосередньо з платіжного календаря фінансист відкриває заявку на витрачання коштів, уточнює в заявці дату платежу, розрахунковий рахунок (або касу, якщо оплата готівкою) і встановлює в заявці статус Узгоджено.

Дані заявки в платіжному календарі відображаються у списку Разом заплановані платежі.

Заплановані, але ще не затверджені платежі у списку відображаються синім кольором. Список усіх узгоджених фінансистом, але ще не затверджених платежів передається відповідальній особі (наприклад, фінансовому директору) для остаточного затвердження.

Для затвердження платежів фінансовий директор відкриває список Заявки до затвердження (розділ Фінанси).

У цьому списку можна відібрати ті узгоджені заявки, за якими наближається строк оплати. Для цього у списку потрібно встановити відбір за статусом Узгоджена і за датою оплати. Також можна окремо розглянути заявки, які мають найвищий пріоритет, і заявки за кожною організацією.

Під час перегляду заявок фінансовий директор бачить у списку всю необхідну інформацію про заявку: суму заявки, одержувача тощо. Не відкриваючи списку, фінансовий директор може переглянути обґрунтування необхідності витрачання коштів за заявкою (приєднані файли). Для цього потрібно натиснути піктограму .

Для затвердження (відхилення) кількох заявок на оплату фінансовий директор може виділити у списку потрібні заявки та вибрати відповідні команди:

• Затвердити заявки – якщо необхідно затвердити заявки на витрачання коштів.
• Відхилити заявки – якщо заявки на витрачання коштів відхилено.

Після затвердження заявки можна оформляти платіжний документ на витрачання коштів.

Після затвердження заявки бажано оформляти платіжні документи із зазначенням того виду оплати, який було зареєстровано в заявці. Однак допускається й оформлення іншого виду платежу. Наприклад, частину заявки можна оплатити готівкою, а частину – шляхом перерахування коштів з розрахункового рахунку. У разі готівкових платежів на підставі заявки на витрачання коштів оформлюється документ Видатковий касовий ордер. Перерахування коштів з розрахункового рахунку оформлюється у два етапи:

• Оформлюється та друкується платіжне доручення. Платіжне доручення передається до банку.
• Реєструється фактичне списання коштів з розрахункового рахунку після отримання виписки з банку про рух коштів за розрахунковим рахунком.

Як оформити та роздрукувати платіжний документ?

У програмі можна оформити будь-який вид платіжного документа: Платіжне доручення вихідне, Акредитив, Інкасове доручення тощо. Для реєстрації всіх цих видів документів у програмі використовується один документ – Списання безготівкових коштів. Який саме вид платіжного документа оформлюється для передавання до банку, визначається встановленням відповідного типу в документі Списання безготівкових коштів.

Перелік тих документів, за якими необхідно зареєструвати оплату, відображається на сторінці Розпорядження на оплату списку документів Списання безготівкових коштів.

Якщо планування коштів не використовується, то в цьому списку відображатимуться всі ті документи, за якими необхідно оформити витрачання коштів: замовлення постачальнику, надходження товарів і послуг тощо.

Якщо взаєморозрахунки з постачальником ведуться загалом за договором (без деталізації за замовленнями/накладними), то у списку відображатиметься сума заборгованості постачальнику за договором.

Якщо на підприємстві використовується планування коштів, то в цьому списку відображатимуться лише затверджені заявки на витрачання коштів.

Для оформлення платіжного документа на списання безготівкових коштів потрібно натиснути кнопку Оплатити. Буде сформовано документ Списання безготівкових коштів. Інформацію в документі буде заповнено відповідно до затвердженої заявки на витрачання коштів. У табличній частині документа буде заповнено той об’єкт розрахунків (Договір з постачальником, Замовлення постачальнику, Надходження товарів і послуг), який було вказано в заявці на витрачання коштів.

Після проведення документа автоматично заповнюється сума та валюта взаєморозрахунків. За управлінською організацією валюта взаєморозрахунків визначається тією валютою взаєморозрахунків, яку було визначено в об’єкті розрахунків, указаному в платіжному документі. Для решти (регламентованих) організацій валюти документа збігаються з валютою каси або розрахункового рахунку. У нашому випадку валюта розрахункового рахунку - гривня, тому суму взаєморозрахунків також буде зафіксовано в гривнях.

Платіжний документ друкується та передається до банку. Для правильного оформлення платіжного доручення потрібно уважно перевірити й за потреби відкоригувати всі реквізити, які наведено в полі Призначення платежу.

Як зареєструвати факт перерахування коштів з розрахункового рахунку підприємства на розрахунковий рахунок постачальника?

Після отримання банківської виписки з позначкою про перерахування коштів з розрахункового рахунку торговельного підприємства на розрахунковий рахунок постачальника оформлюється документ Виписка за розрахунковим рахунком (розділ Фінанси).

У списку банківських виписок бухгалтер указує той розрахунковий рахунок, за яким потрібно зареєструвати отримання банківської виписки. Під час створення нової банківської виписки (кнопка Створити) у документі Виписка за розрахунковим рахунком буде автоматично заповнено інформацію про цей розрахунковий рахунок.

Для реєстрації вихідних платежів необхідно натиснути кнопку Підбір. У списку буде показано всі оформлені раніше вихідні платежі, які ще не зареєстровано в банківській виписці. У списку необхідно позначити ті вихідні платежі, які мають бути зареєстровані в банківській виписці, і натиснути кнопку Вибрати позначені. Для виділених платежів буде встановлено позначку в полі Вибрано.

Якщо до банківської виписки мають бути включені всі платежі, крім кількох, то можна скористатися таким варіантом заповнення:

• Натиснути кнопку (Вибрати платежі). Буде встановлено прапорець Вибрано у всіх платежів списку.
• Позначити у списку ті платежі, які не мають увійти до банківської виписки.
• Натиснути кнопку Виключити позначені. У позначених платежів буде знято прапорець Вибрано.

Після заповнення списку платежів потрібно перенести позначені платежі до банківської виписки (кнопка Перенести до документа) і провести документ Виписка за розрахунковим рахунком. Слід також зазначити, що в програмі передбачено можливість автоматичної реєстрації платежів за допомогою програми Клієнт банку.

Передбачено також змішану оплату. Тобто частину суми можна оплатити готівкою, а частину – шляхом переказу коштів на розрахунковий рахунок постачальника. При цьому на підставі заявки на витрачання коштів (або документа надходження) оформлюються два документи: Видатковий касовий ордер і Списання безготівкових коштів.

Інформацію про оплату постачальнику можна отримати у звіті Розрахунки з постачальниками.

Як оформити оплату постачальнику у валюті шляхом переказу коштів на валютний розрахунковий рахунок?

Оформлення такої операції має сенс лише в тому разі, якщо здійснюються розрахунки з іноземним постачальником. Валюта, у якій здійснюються розрахунки з постачальником, визначається в замовленні постачальника або в документі надходження, якщо замовлення постачальнику не оформлюється.

Кошти мають бути переказані з валютного рахунку торговельного підприємства на валютний рахунок постачальника.

Ця операція оформлюється за допомогою документа Списання безготівкових коштів з подальшою реєстрацією оплати за допомогою обробки Виписка за розрахунковим рахунком.

У документі вибирається розрахунковий рахунок. У ньому вказано ту валюту, у якій необхідно переказати кошти на розрахунковий рахунок постачальника. Валюта розрахункового рахунку має збігатися з тією валютою, у якій оформлено документи з постачальником (замовлення постачальника, документ постачання).

Чи можна одним платіжним документом (заявкою на витрачання коштів) зафіксувати оплату кількох документів надходження, замовлень постачальнику?

Так, можна. Інформація про документи постачання заповнюється в табличній частині платіжного документа.

Для автоматичного заповнення табличної частини документа можна скористатися кнопкою Підібрати за залишками. При цьому якщо в заявці на витрачання коштів або платіжному документі попередньо вказати суму, яку має бути перераховано постачальнику, то під час підбору за залишками програма автоматично розподілить зазначену суму за неоплаченими документами. Розподіл відбуватиметься за принципом ФІФО, насамперед буде оплачено документ із найранішою датою.

Існує ще один спосіб реєстрації платежів за кількома документами постачання. Можна в платіжному документі вказати той договір, у межах якого здійснюється оплата постачальнику, а потім виконати розподіл оплат за допомогою регламентного завдання Виконання відкладених рухів за розрахунками з партнерами і розподілити суму платежу за неоплаченими документами постачання.

Для того щоб виконати цю операцію, у договорі з постачальником має бути встановлено порядок розрахунків За договором.

Розглянемо конкретний приклад. З постачальником ТОВ « Взуття» було укладено договір постачання, взаєморозрахунки за яким ведуться загалом за договором.

У межах договору від постачальника було зареєстровано два постачання на суму 89 208 гривень. Оскільки взаєморозрахунки ведуться в межах договору, під час оформлення кожного наступного постачання в межах договору в документі постачання показуватиметься загальна сума заборгованості за договором.

Оформимо перерахування постачальнику суми 85 000 гривень у рахунок оплати заборгованості за договором.

Як об’єкт розрахунків буде вказано договір постачальника. Зареєструємо проходження цього платежу за банком за допомогою банківської виписки.

Якщо переглянути звіт Розрахунки з постачальниками, то ми побачимо загальну картину взаєморозрахунків з постачальником: суму постачань і оплати в межах договору.

Для розподілу оплат за конкретними документами постачання та аналізу того, за яким документом постачання залишилася заборгованість після розподілу оплат, слід використовувати звіт Аналіз розрахунків з постачальниками (за розрахунковими документами). У звіті натисніть кнопку Актуалізувати розрахунки, при цьому автоматично буде виконано регламентне завдання Виконання відкладених рухів за розрахунками з партнерами і здійснено автоматичний розподіл суми платежу за документами постачання. У звіті буде показано поточну заборгованість за непогашеним документом постачання.

Після розподілу платежу виявилося, що ми винні постачальнику виплатити 4 208 гривень за документом постачання ДО00-000011.