Розрахунки з контрагентами

Принципи ведення розрахунків з контрагентами

Рахунки розрахунків з контрагентами

Аналітичний облік розрахунків з контрагентами

Визначення документа розрахунків в операціях зміни взаєморозрахунків

Облік авансів

Розрахунки з контрагентами у валюті

Коригування заборгованості

Звірка розрахунків з контрагентами

Інвентаризація розрахунків з контрагентами

 

Принципи ведення розрахунків з контрагентами

Контрагент – це загальне поняття, до якого включені організації та фізичні особи, що є діловими партнерами організації (покупці, постачальники тощо).

Інформація про контрагентів зберігається в довіднику «Контрагенти» (меню «Довідники» —” «Купівлі та продажі» —” «Контрагенти»). Для зручності роботи зі списком контрагентів у довіднику вони можуть бути об'єднані в групи та підгрупи, наприклад, «Постачальники», «Комітенти», «Покупці» тощо.

Для зберігання договорів взаєморозрахунків, укладених з контрагентами, призначений довідник «Договори контрагентів», підпорядкований довіднику «Контрагенти». Усі господарські операції з контрагентами оформлюються з обов'язковим зазначенням договору.

Переглянути список уже оформлених договорів та оформити новий договір з контрагентом можна з елемента довідника «Контрагенти» за посиланням «Усі договори».

Для кожного договору вказується вид договору («з покупцем», «з постачальником» тощо). Вид договору впливає на те, які господарські операції можна проводити за цим договором. Наприклад, операцію надходження товарів можна проводити лише за договорами з видом «З постачальником», «З комітентом», «Бартерний».

У межах одного договору з контрагентом можна вести взаєморозрахунки або за договором у цілому, або за документами розрахунку. Ведення взаєморозрахунків за розрахунковими документами можливе для договорів видів «з покупцем», «з комісіонером», «з постачальником», «з комітентом».

Ведення взаєморозрахунків за документами розрахунку в межах договору дозволяє користувачу самостійно визначати, у межах якої угоди здійснюється кожний платіж, продаж або купівля чи інша зміна стану взаєморозрахунків. Інформація про документи розрахунку дозволяє контролювати своєчасність оплат і відвантажень, а також визначати суму 1­ї події з точністю до угоди.

Крім того, у договорі може бути вказаний використовуваний тип цін (див. «Ціни номенклатури»).

Для договору можна вказати вид ведення взаєморозрахунків за цим договором у реквізиті «Вид взаєморозрахунків». Це дозволяє об'єднувати договори різних контрагентів, призначивши їм один і той самий вид взаєморозрахунків, наприклад: кредитні договори, договори з передоплатою, договори на постачання, довгострокові договори, разові договори тощо. Ця ознака виступатиме як додаткова аналітика у звітах за взаєморозрахунками з контрагентами. Вид взаєморозрахунків вибирається з довідника «Види взаєморозрахунків».

Рахунки розрахунків з контрагентами

«1С:Бухгалтерія 8 для України» дає можливість не вибирати вручну рахунки розрахунків з контрагентами під час кожного заповнення документа. Після того як користувач вкаже в документі контрагента та договір, «1С:Бухгалтерія 8 для України» підставить найбільш підходящі рахунки за замовчуванням.

Під час підстановки рахунків за замовчуванням «1С:Бухгалтерія 8 для України» керується регістром відомостей «Рахунки обліку розрахунків з контрагентами» (доступний з «Плану рахунків» («Головне» —” «Налаштування» —” «План рахунків») за посиланням «Рахунки обліку розрахунків з контрагентами»). Кожен запис цього регістру містить такі відомості:

• організація;
• контрагент;
• договір;
• вид розрахунку за договором (у валюті регламентованого обліку —” гривні або в іноземній валюті);
• рахунки, що використовуються для розрахунків з контрагентом у різних ситуаціях: для розрахунків з постачальником, для розрахунків з покупцем, за авансами тощо;
• ставка ПДВ та податкове призначення, які зазвичай вказуються під час продажу контрагенту та під час купівлі у контрагента.

Регістр відомостей «Рахунки обліку розрахунків з контрагентами» дозволяє задавати рахунки обліку розрахунків для кожного контрагента або групи контрагентів, договору та виду розрахунків.

Для кожної організації, облік господарської діяльності якої ведеться в «1С:Бухгалтерії 8 для України», можна задати окремі рахунки розрахунків з окремими контрагентами (групами контрагентів), створивши відповідні записи регістру.

Під час початкового заповнення інформаційної бази «1С:Бухгалтерії 8 для України» регістр рахунків обліку розрахунків з контрагентами заповнюється автоматично.

Рахунок, підставлений у документ «1С:Бухгалтерією 8 для України» за замовчуванням, потім може бути змінений користувачем вручну.

Аналітичний облік розрахунків з контрагентами

Налаштування обліку за розрахунковими документами виконується в діалозі «Налаштування параметрів обліку» (меню «Головне» —” «Параметри обліку»Нѕ див. розділ «Налаштування аналітичного обліку» тут).

Якщо на вкладці «Розрахунки з контрагентами» встановити прапорець «Вести розрахунки за документами», то на рахунках розрахунків з контрагентами (субрахунки рахунків 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками», 371 «Розрахунки за виданими авансами», 377 «Розрахунки з іншими дебіторами», 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»,

681 «Розрахунки за одержаними авансами», 685 «Розрахунки з іншими кредиторами») буде встановлено додаткове субконто «Документи розрахунків з контрагентами».

Установлення додаткового субконто необхідне, якщо існують договори з контрагентами, у межах яких ведеться облік за документами розрахунків. Якщо такий облік за договорами не ведеться, установлення прапорця призведе до автоматичного визначення документів розрахунків, що дозволить орієнтовно визначати строки погашення заборгованості в розрахунках з контрагентами.

Визначення документа розрахунків в операціях зміни взаєморозрахунків

Документ розрахунків може бути вказаний або визначений автоматично в усіх документах, що впливають на стан взаєморозрахунків з контрагентами: платіжні документиНѕ документи купівлі­продажуНѕ документи коригування боргу. У проводках, які формуються цими документами та відображають розрахунки з контрагентом, використовуються субконто «Контрагент» і «Договір», а також може бути використано субконто «Документи розрахунків з контрагентами».

У кожному зі згаданих документів є відповідний реквізит («Документ розрахунків»). Якщо в документі вибрано договір, у якому розрахунки ведуться за договором у цілому, то реквізит «Документ розрахунків» буде недоступний для зміни. При цьому, якщо на рахунку розрахунків з контрагентом ведеться аналітичний облік за документами (тобто для рахунку заданий вид субконто «Документи розрахунків з контрагентами»), то розрахунковий документ, як 3­є субконто проводки взаєморозрахунків, буде автоматично вибраний за методом ФІФО.

Якщо в договорі з контрагентом встановлено вид розрахунків «за розрахунковими документами», то реквізит «Документ розрахунків» потрібно вказати вручну.

Існує два основні підходи до визначення документів розрахунків.

1. Як документ розрахунків виступає документ, що змінює стан взаєморозрахунків. У першому документі в ланцюжку взаєморозрахунків документ розрахунків вручну не заповнюєтьсяНѕ у проводках документа як документ розрахунків вказується сам цей документ. В інших документах як документ розрахунків вказується той документ, заборгованість за яким погашається.

Приклад: Торгівля на умовах передоплати. У платіжному документі документ розрахунків не заповнюєтьсяНѕ під час продажу як документ розрахунків заповнюється платіжний документ. У проводках обох документів як документ розрахунків вказано платіжний документ.

2. Як документ розрахунків виступає рахунок на оплату. В усіх документах у межах угоди як документ розрахунків вказується рахунок на оплату.

Приклад: Торгівля на умовах передоплати. І в платіжному документі, і в документі продажу як документ розрахунків вибирається рахунок на оплату. У проводках обох документів як документ розрахунків вказано рахунок на оплату.

Вибір документа розрахунків здійснюється у формі «Вибір документів розрахунків з контрагентами».

Потрапивши до форми, потрібно налаштувати відбір документів, а потім натиснути кнопку «Сформувати». Під час натискання кнопки формується список документів, які можуть бути вибрані як документи розрахунку. Потрібно

вибрати один із документів списку.

Налаштування відбору документів включають період, за який відбираються документиНѕ організацію, контрагента та договір, за яким відбираються документиНѕ режим відбору. Можливі такі режими відбору:

• За реквізитами: до відбору потрапляють усі документи взаєморозрахунків за період за договором. Режим зазвичай використовується, якщо як документ розрахунків потрібно вказати рахунок на оплату;
• За залишками: до відбору потрапляють документи розрахунків, за якими є ненульове дебетове (кредитове) сальдо за вибраним бухгалтерським рахункомНѕ у списку буде вказано сальдо за кожним документом.

Приклад: Торгівля на умовах передоплати. Під час продажу як документ розрахунків потрібно вибрати платіжний документ, за яким надійшла передоплата. Вибирається режим відбору За залишками, рахунок 6811, залишок за кредитом.

в—Џ За оборотами: до відбору потрапляють документи розрахунків, за якими є ненульовий оборот за дебетом або кредитом за вибраним бухгалтерським рахункомНѕ у списку буде вказано сальдо за кожним документом.

Облік авансів

Для обліку розрахунків за авансами «1С:Бухгалтерією 8 для України» використовується реквізит «Рахунок обліку розрахунків за авансами», наявний у формах документів обліку розрахунків з контрагентами та у формах банківських і касових документів (банківські та касові документи доступні через меню «Банк і каса»).

Під час введення документів рахунок авансів може заповнюватися автоматично на підставі даних, що зберігаються в регістрі відомостей «Рахунки розрахунків з контрагентами» (див. вище в цьому розділі, «Рахунки розрахунків з контрагентами» тут). Рахунок потім може бути змінений користувачем.

Якщо користувач не бажає виділяти аванси в розрахунках з контрагентами, рахунки розрахунку за авансами в документах також потрібно заповнювати. У такому разі як рахунок авансів потрібно вказувати основний рахунок обліку розрахунків з контрагентом:

Як уже говорилося, розрахунки з контрагентом можуть вестися з різним ступенем деталізації: у цілому за договором або за документами розрахунків.

Під час формування проводок за документом наявність авансу визначатиметься з урахуванням заданого ступеня деталізації.

Для оцінки того, чи виник під час проведення розрахунків з контрагентом аванс, «1С:Бухгалтерія 8 для України» аналізуватиме борг за рахунком обліку розрахунків з контрагентом, зазначеним у документі. Аналіз боргу проводиться або в розрізі договору контрагента, або за конкретним документом, зазначеним у відповідному реквізиті. Якщо за цим рахунком борг погашається повністю, то залишок оплати зараховується як аванс і вказується на рахунку обліку розрахунків за авансами. Якщо ж рахунок розрахунку за авансами не заданий, то всю суму за операцією буде проведено за рахунком обліку розрахунків з контрагентом.

Приклад:

в—Џ Постачання товарів від постачальника на суму 120 грн.

Дт	Кт	Сума
281	631	100 грн.
6442	631	20 грн.

в—Џ Оплата товарів на 140 грн.

якщо рахунок обліку розрахунків за авансами вказано:

Дт	Кт	Сума
631	311	120 грн.
3711	311	20 грн.

якщо рахунок обліку розрахунків за авансами не вказано:

Дт	Кт	Сума
631	311	140 грн.

Банківські та касові документи, а також документ «Авансовий звіт» у частині оплати постачальникам можуть автоматично визначати стан взаєморозрахунків з контрагентами та розподіляти одержувані або перераховувані суми на погашення наявної заборгованості й аванси. У разі повернення грошових коштів постачальником насамперед аналізується рахунок авансів, зазначений у документі, і якщо за цим рахунком було відображено аванс, то цей аванс погашається, а частина оплати, що залишилася, реєструється за рахунком розрахунків з постачальником та збільшує заборгованість за договором.

Розрахунки з контрагентами у валюті

Усі документи за договором з розрахунками в іноземній валюті повинні оформлюватися лише у валюті договору. Під час проведення документів за договорами з розрахунками у валюті створюються проводки з гривневою та валютною сумою і проводиться переоцінка валютних залишків на рахунках, що використовуються у проводках.

Отримана курсова різниця відображається в бухгалтерському та податковому обліку у складі доходів або витрат. Зазначимо, що рахунки й аналітика для проводок як за операційними, так і за неопераційними курсовими різницями задаються в регістрі відомостей «Параметри обліку курсових різниць» (доступний з «Параметрів обліку» за посиланням «Параметри обліку курсових різниць» на вкладці «Банк і каса»).

Відповідно до П(С)БО 21 сума авансів в іноземній валюті, виданих іншим особам для придбання немонетарних активів (запасів, основних засобів тощо) та отримання послуг, перераховується у валюту звітності за курсом на дату авансу. Аналогічно сума отриманих доходів звітного періоду перераховується за курсом на дату авансу. Для виконання цієї вимоги рахунки розрахунків за виданими та одержаними авансами в іноземній валюті мають бути включені до переліку немонетарних рахунків (регістр відомостей «Немонетарні рахунки» доступний з «Плану рахунків» за посиланням «Немонетарні рахунки»). Залишки за такими рахунками не підлягатимуть переоцінці, що виконується регламентною операцією завершення періоду та під час виконання операцій.

Слід зазначити, що, якщо на рахунках авансів увімкнено аналітичний облік за документами розрахунків, то перерахунок здійснюватиметься з урахуванням історичної послідовності авансів (у порядку ФІФО). Якщо облік за документами не увімкнено, то аванси обліковуватимуться за середньозваженим курсом.

Приклад.

Під час відвантаження покупцю за договором, як валюту якого було встановлено долар, сума в доларах становила 100, курс долара був 7.90, сума в гривнях 790.

Під час оплати за цим самим договором курс долара 7.95, сума в гривнях вийшла 795, у доларах —” як і раніше 100.

Курсова різниця становитиме 5 гривень і буде віднесена на рахунок доходів.

Коригування заборгованості

Для коригування взаєморозрахунків з контрагентами призначений документ «Коригування боргу» (меню «Продажі» —” «Розрахунки з контрагентами» —” «Коригування боргу» та «Купівлі» —” «Розрахунки з контрагентами» —” «Коригування боргу»).

У цьому документі передбачено такі види операції:

• Проведення взаємозаліку – для взаємного погашення дебіторської та кредиторської заборгованості одного або двох контрагентів;
• Перенесення заборгованості – для погашення заборгованості за рахунок формування (збільшення) заборгованості за іншим договором (контрагентом, розрахунковим документом);
• Списання безнадійної заборгованості – для списання заборгованості, що відповідає критеріям, наведеним у п.14.1.1 ПКУ;
• Зміна (формування) заборгованості – для довільної зміни стану взаєморозрахунків з контрагентами, яку не можна відобразити іншими операціями документа та іншими документами конфігурації;
• Введення початкових залишків – залишено для сумісності з попередніми версіями. Введення початкових залишків взаєморозрахунків рекомендується виконувати за допомогою документа «Введення початкових залишків» (див. розділ «Введення початкових залишків» тут).

Для отримання повнішої інформації про кожну з операцій документа призначена контекстна довідка, з якою можна ознайомитися, не залишаючи документа, натиснувши кнопку .

Звірка розрахунків з контрагентами

Для проведення звірки розрахунків з контрагентами призначений документ «Акт звірки взаєморозрахунків» (меню «Продажі» —” «Розрахунки з контрагентами» —” «Акт звірки взаєморозрахунків» та «Купівлі» —” «Розрахунки з контрагентами» —” «Акт звірки взаєморозрахунків»).

Звірка може бути проведена як за станом розрахунків з контрагентом відразу за всіма договорами, так і за окремо взятим договором. Звірку розрахунків можна проводити в іноземній валюті та в гривнях.

Табличні частини документа на вкладках «За даними організації» та «За даними контрагента» можуть бути заповнені автоматично.

Під час автоматичного заповнення табличної частини «За даними організації» проводиться аналіз руху за рахунками бухгалтерського обліку, які вказуються на вкладці «Рахунки обліку розрахунків», за зазначений у документі період.

Якщо в документі вказано, що звірка проводиться в гривнях, то під час автоматичного заповнення до табличної частини «За даними організації» потрапляють усі операції розрахунків незалежно від того, яку валюту розрахунків установлено в договорі. Якщо ж звірка проводиться в іноземній валюті, то таблична частина заповнюється лише розрахунками, проведеними у вибраній валюті.

У табличній частині «За даними організації» фіксуються внесені до інформаційної бази документи, які вплинули на стан розрахунків з контрагентами. Таким чином, під час проведення звірки можна безпосередньо з документа переглянути, за рахунок чого сформувався кожен із рядків зміни заборгованості. Крім посилання на документ, що вплинув на розрахунки з контрагентами, построково заповнюються короткі відомості, які буде відображено в друкованій формі акта звірки.

Таблична частина «За даними контрагента» може бути заповнена автоматично на підставі даних організації, а може бути заповнена вручну.

Розбіжність у сумах між даними організації та даними контрагента відображається у спеціальному полі.

Інформація про представника організації та представника контрагента, з яким проводиться звірка розрахунків, вказується на вкладці «Додатково» у відповідних реквізитах.

Після проведення звірки розрахунків інформацію можна захистити від випадкових змін, установивши прапорець «Звірка погоджена». Після встановлення цього прапорця всі реквізити документа, крім інформації про представників сторін, будуть захищені від змін.

Документ «Акт звірки взаєморозрахунків» не формує проводок, але може бути використаний для роздрукування паперової форми.

Інвентаризація розрахунків з контрагентами

Для проведення інвентаризації взаєморозрахунків з контрагентами призначений документ «Інвентаризація розрахунків з контрагентами» (меню «Продажі» —” «Розрахунки з контрагентами» —” «Акти інвентаризації розрахунків»).

За допомогою документа «Акт інвентаризації розрахунків» може бути проінвентаризована дебіторська та кредиторська заборгованість організації. Дані про заборгованості заповнюються на відповідних вкладках документа.

Документ можна автоматично заповнити інформацією про дебіторську та кредиторську заборгованість за допомогою кнопки «Заповнити». При цьому буде проаналізовано залишки на рахунках обліку розрахунків з контрагентами, зазначених на вкладці «Рахунки розрахунків». За замовчуванням на вкладці вказано всі рахунки бухгалтерського обліку розрахунків з контрагентами.

На вкладці «Додатково» заповнюється інформація про підставу, дати та причину проведення інвентаризації, а також членів інвентаризаційної комісії.

Ці дані автоматично підставляються у типову форму ІНВ­17 «Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами й кредиторами», яку можна роздрукувати з документа за допомогою кнопки «Друк».