Облік взаєморозрахунків з контрагентами

Вплив дати актуальності обліку на формування проводок за розрахунками

Облік авансових платежів

Аналітичний облік на рахунках розрахунків у бухгалтерському обліку

Незалежність бухгалтерського та податкового обліку

Обов'язковість договорів

Валюта обліку

Деталізація розрахунків

Зв'язок деталізації взаєморозрахунків та аналітичного обліку розрахунків

Податковий облік взаєморозрахунків

Взаєморозрахунки з контрагентами, у більшості випадків виникають у зв'язку з іншими господарськими операціями —" купівля/продаж товарів, послуг, грошові платежі за операціями купівлі та продажу, оформлення кредитів і позик тощо. Завдання підсистеми взаєморозрахунків - облік взаємної заборгованості з контрагентами за підсумками товарно-грошових відносин.

Підсистема обліку розрахунків з контрагентами не є відокремленою підсистемою, здатною працювати самостійно. Переважно зміна сум заборгованостей здійснюється під час проведення документів із підсистем обліку грошових коштів та обліку ТМЦ.

Підсистема надає такі можливості:

• Облік розрахунків з постачальниками та покупцями товарів і послуг,

• Облік розрахунків за поворотною тарою,

• Облік розрахунків в іноземній валюті та відображення курсових різниць у бухгалтерському й податковому обліку,

• Облік розрахунків за договорами комісії - з комітентами та комісіонерами,

• Відображення бартерних операцій,

• Відображення інших розрахунків з контрагентами за фінансовими операціями - кредити, позики, депозити тощо.

У конфігурації облік розрахунків з контрагентами необхідний для бухгалтерського та податкового обліку:

• Бухгалтерський облік здійснюється для відстеження змін та аналізу сум заборгованості й авансових платежів, для формування заліку між зазначеними сумами,

• Податковий облік здійснюється для оподаткування операцій податком на прибуток, ПДВ або для розрахунку єдиного податку.

Окрім звичайних господарських операцій конфігурація дає можливість відображати такі розрахункові операції, як взаємозалік, перереєстрація заборгованості на іншого контрагента, списання безнадійної заборгованості. У типовому рішенні формується акт звірки розрахунків з контрагентами, і реєструються різні операції з контрагентами для відображення в 1-ДФ.

У прикладі рішення передбачено зберігання не лише облікової, а й різної контактної інформації про контрагентів та їхніх контактних осіб

Вплив дати актуальності обліку на формування проводок за розрахунками

Використовуючи цей механізм проведення документів, можна виконувати обробку документів з пізнішою датою, ніж дата актуальності обліку - за спрощеною схемою. Це скорочує час обробки документів у поточному режимі.

У частині обліку розрахунків спрощена схема проведення полягає в тому, що не здійснюється розрахунок сальдо на момент проведення документа. Тобто, оплата вся відноситься на аванс, а відвантаження виконується без заліку авансу. Змінюючи дату актуальності обліку та перепроводячи документи, здійснюється повне відображення операції.

Облік авансових платежів

Застосування окремих рахунків для обліку авансових платежів задається користувачем на рівні різних господарських операцій, а не налаштувань усього прикладного рішення або підсистеми.

У кожному документі, який впливає на зміну розрахунків з контрагентами, для формування проводок користувачем задаються "Рахунок розрахунків" і "Рахунок авансів". Якщо реквізит "Рахунок авансів" заповнений таким самим значенням, як основний рахунок розрахунків, то незалежно від дати актуальності не формуватимуться окремі проводки з формування та заліку авансових платежів.

При цьому в документах різного виду, але сформованих у межах однієї господарської операції, потрібно вказувати однакові значення рахунків - якщо в документі оплати зазначені рахунки - 631 і 3711, то в наступних товарних документах треба вказати ці самі рахунки. Лише за дотримання цієї умови буде виконано залік авансу.

Розрахунки з контрагентом можуть вестися з різною деталізацією: загалом за договором або за розрахунковими документами. Формуючи проводки за документом, наявність авансу визначатиметься з урахуванням заданого ступеня деталізації.

Єдиний випадок обов'язкового використання авансів - відображення бартерних операцій. Для документів купівлі рахунком авансу буде рахунок покупця, а для документів реалізації - рахунок постачальника.

Аналітичний облік на рахунках розрахунків у бухгалтерському обліку

Налаштування глибини аналітичного обліку розрахунків з контрагентами здійснюється в "Налаштуванні параметрів обліку". Якщо прапорець вимкнений, то на рахунках обліку розрахунків з контрагентами (36, 371, 377, 63, 681, 685) аналітичний облік ведеться лише за двома видами субконто - "Контрагент" і "Договір".

Рис.1. Налаштування параметрів обліку

Увімкнення прапорця призводить до автоматичного додавання на ці рахунки третього виду субконто - "Документи розрахунків з контрагентами". Таким чином, надалі під час формування проводок за авансами або заліком авансів встановлення розрахункового сальдо здійснюватиметься з урахуванням стану всіх трьох видів субконто.

У разі якщо використовуються 3 субконто, навіть якщо аванси не відносяться на окремий рахунок, поле рахунок авансів усе одно потрібно заповнити в документах —" основним рахунком заборгованості. В іншому випадку документ другого кроку угоди (накладна) не виявить передоплату, яка числиться за іншим розрахунковим документом (платіжкою), і сформує новий запис заборгованості.

Рис.2. Заповнення реквізиту "Рахунок авансів".

Як документ розрахунків можуть бути представлені накладні та акти послуг, платіжні документи, рахунки на оплату. Залежно від параметрів договору, значення 3 виду субконто формуються та закриваються автоматично або вручну задаються користувачем.

Незалежність бухгалтерського та податкового обліку

У бухгалтерському обліку розрахунки з контрагентами відображаються проводками за спеціальними рахунками господарського плану рахунків, і під час відображення господарських операцій розрахункове сальдо з контрагентом на момент проведення документів використовується для цілей:

• за грошовими документами – розподіл сум оплати на аванси та закриття заборгованостей;

• за товарними документами надходження або відвантаження —" формування проводки заліку авансових платежів.

Податковий облік розрахунків відбувається за допомогою податкових регістрів накопичення з метою обліку операцій, що обкладаються ПДВ. Момент визначення бази оподаткування взагалі не залежить від рахунків розрахунків у бухгалтерському обліку, які були використані. Також він не залежить від того, наскільки коректно відображено розрахункове сальдо за рахунками авансів і заборгованості - зокрема. Тобто, навіть якщо в межах договору рахунки авансів у бухгалтерському обліку не закрилися - це не зможе негативно вплинути на коректність розрахунків у податковому обліку.

Хронологічна послідовність введення документів позначається лише на договорах зі спрощеним податковим обліком. Встановлення події ПДВ "на льоту" для поточного документа здійснюється, виходячи з введених в ІБ документів, що перебувають на часовій осі раніше за поточний документ, який вводиться. Під час введення "заднім числом" необхідно перепровести документ.

Обов'язковість договорів

Облік розрахунків з контрагентами здійснюється не лише окремо за кожним контрагентом, а й обов'язково в розрізі договорів. Причому кількість договорів з одним контрагентом не обмежується.

Параметри договору мають істотний вплив на поведінку системи. Наприклад, вид договору (з постачальником, покупцем, комітентом тощо) визначає перелік господарських операцій і документообіг, які дозволено відображати в межах цього договору. Наприклад, договір виду "з постачальником" не можна обирати в документах продажу, бартерний договір не може бути використаний у платіжних документах, а операції отримання та передання на комісію можуть відображатися лише в межах договорів виду "З комітентом" або "З комісіонером".

Найважливіша частина параметрів договору не може бути змінена, якщо в системі є проведені документи з посиланням на цей договір.

Валюта обліку

Відображення розрахунків з контрагентами також залежить від того, яка валюта взаєморозрахунків задана в договорі з контрагентом. Валюта договору завжди визначає валюту операції.

Під час проведення документів за договорами з розрахунками в іноземній валюті формуються проводки з гривневою та валютною сумою, і виконується переоцінка валютних залишків на рахунках, що використовуються в проводках.

Деталізація розрахунків

У типовому рішенні передбачено різну деталізацію обліку розрахунків - як загалом за договором, так і в розрізі розрахункових документів. При цьому користувач має можливість самостійно встановлювати необхідність використання подібної додаткової аналітики. Формуючи договір, можна вказати необхідний варіант деталізації розрахунків у межах договору:

• За договором загалом – з метою формування проводок за авансом або заліком авансу сальдо на момент проведення документа розраховуватиметься загалом за договором. Тобто, виходячи із сум усіх операцій, що виконуються в межах конкретного договору, на момент проведення документа. Реквізит "Розрахунковий документ" за таких обставин у документах неактивний і не використовується;

• За розрахунковими документами – з метою коректного формування проводок за авансами, заліку авансів користувачеві необхідно вручну в документах вказати не лише договір, а й документ розрахунків. Для "грошових документів" як розрахунковий документ можливий "товарний" документ і навпаки. Так само для товарних і для грошових документів документом розрахунків можливо використовувати рахунок на оплату. Якщо ж у документі немає посилання на документ розрахунків, то цей документ прийнято вважати першим документом угоди, і він стає "документом розрахунків" для наступних документів у межах конкретної господарської операції.

Зв'язок деталізації взаєморозрахунків та аналітичного обліку розрахунків

Коли аналітичний облік розрахунків у "Налаштуванні параметрів обліку" налаштований лише в розрізі двох видів субконто, то з точки зору формування проводок не має значення, яку деталізацію ведення взаєморозрахунків було обрано в договорі. Фактично, різниця полягатиме лише в доступності реквізиту "Документ розрахунків" у документах. А визначення взаєморозрахункового сальдо завжди здійснюється лише загалом за всіма операціями в межах договору.

Якщо аналітичний облік розрахунків увімкнений у розрізі трьох видів субконто, то:

• для розрахунків "за договором загалом" розрахунок сальдо відбувається за тими самими принципами —" за договором загалом, і в будь-якому разі. Третя аналітика в проводках обирається автоматично, залежно від формування або від заліку авансу. Якщо аванс було створено кількома документами, то під час здійснення відвантаження аванси буде списано за методом ФІФО автоматично. Якщо відвантаження перевищує аванси, то на різницю автоматично сформується проводка заборгованості, документ розрахунку - документ відвантаження. Аналогічним чином розподіляється оплата, отримана за кількома документами відвантаження,

• для розрахунків "за розрахунковими документами" сальдо розраховується лише в межах договору та обраного розрахункового документа. При цьому формуються два типи проводок —" залік заборгованості або залік авансу за необхідним розрахунковим документом, а на суму перевищення - проводка з цим документом як новим документом. Якщо документ розрахунку не було зазначено, тоді формується лише проводка другого типу. Відповідно, щоб оплатою закрити кілька документів відвантаження, треба створити платіжний документ з посиланням на кілька видаткових накладних. А щоб закрити кілька оплат - треба створювати кілька документів відвантаження на суми, що відповідають розмірам кожної передоплати.

Податковий облік взаєморозрахунків

Податковий облік розрахунків з контрагентами здійснюється для нарахування ПДВ під час відображення господарських операцій. Відповідно до законодавства України головним моментом визначення бази оподаткування для ПДВ є "перша з подій" - оплата або відвантаження. Але в окремих випадках використовуються й інші правила —" наприклад, за грошима ("за оплатою"). У типовому рішенні є всі необхідні варіанти. У договорі з контрагентом обирається податкова схема встановлення моменту виникнення бази оподаткування ПДВ.

Крім цього, у типовому рішенні передбачено два варіанти встановлення моменту оподаткування за заданою схемою податкового обліку - негайно під час проведення документів, тобто "на льоту" або "регламентний" (складний податковий облік). Суть другого варіанта полягає в тому, що протягом періоду ПДВ обчислюється лише під час проведення "товарних" документів. А з іншими "незакритими" на кінець періоду авансами "розбирається" регламентний документ. Варіант визначення бази оподаткування зазначається в договорі за допомогою прапорця "Складний облік ПДВ".

Бухгалтерський облік розрахунків з контрагентами ведеться з використанням таких рахунків господарського плану рахунків:

• "36" - Розрахунки з покупцями та замовниками,

• "371" - Розрахунки за виданими авансами,

• "377" - Розрахунки з іншими дебіторами,

• "63" - Розрахунки з постачальниками та підрядниками,

• "681" - Розрахунки за одержаними авансами,

• "685" - Розрахунки з іншими кредиторами.

Аналітичний облік розрахунків постійно ведеться в розрізі контрагентів і договорів. Використовуючи "Налаштування параметрів обліку", можна автоматично додати третю аналітику на ці рахунки - "Документ розрахунків з контрагентами". Але робити це потрібно до початку ведення обліку. Якщо ж якісь документи вже були введені до бази, то для правильного обліку необхідно виконати повне перепроведення всіх документів.

Податковий облік розрахунків з контрагентами не ведеться з використанням спеціально підготовлених об'єктів (податкових рахунків і регістрів накопичення). Розрахунки з контрагентами необхідні для цілей нарахування ПДВ за господарськими операціями з використанням таких регістрів накопичення:

• "Придбання податковий облік" і "Продажі податковий облік",

• "Очікуваний і підтверджений ПДВ придбань" і "Очікуваний і підтверджений ПДВ продажів".

Тому будь-які ручні зміни за рахунками розрахунків з контрагентами потребують відповідних змінв цих регістрах накопичення.

У типовій конфігурації нарахування ПДВ відбувається відповідно до схеми оподаткування, зазначеної в договорі контрагента.