Введення початкових залишків за розрахунками з працівниками
У статті описано порядок початку роботи з конфігурацією "Зарплата та Управління Персоналом для України", редакція 2.1, яка впроваджується на вже працюючому підприємстві. Інформація, наведена в цій статті, також актуальна і для конфігурації "Управління виробничим персоналом для України", редакція 1.2. Заповнення довідкової інформації. Введення даних про працівників. Управлінський облік. У регламентованому обліку. Введення початкових залишків за розрахунками з працівниками.
Заповнення довідкової інформації
Введення даних про працівників
Введення початкових залишків за розрахунками з працівниками.
У статті описано порядок початку роботи з конфігурацією «Зарплата та Управління Персоналом для України», редакція 2.1, яка впроваджується на вже працюючому підприємстві. Інформація, наведена в цій статті, також актуальна і для конфігурації «Управління виробничим персоналом для України», редакція 1.2.
Заповнення довідкової інформації
Для початку роботи в конфігурації необхідно обов'язково заповнити таку довідкову інформацію:
- довідники "Підрозділи" та "Підрозділи організацій";
- довідники "Фізичні особи" та "Працівники організацій";
- довідник "Посади організацій";
- регістр відомостей "Регламентований виробничий календар";
- довідник "Графіки роботи" із заповненим для кожного графіка календарем;
- регістр відомостей "Курси валют для розрахунків з персоналом";
- довідник "Статті витрат";
- довідники "Способи відображення зарплати в упр.обліку" та "Способи відображення зарплати в регламентованому обліку".
Також слід визначити стартові налаштування – заповнити налаштування параметрів обліку та регістри відомостей "Облікова політика щодо персоналу", "Облікова політика щодо персоналу організацій", "Параметри розрахунку зарплати організацій".
Введення даних про працівників
Для прийняття працівника на роботу в управлінському та регламентованому обліку слід виконати такі дії.
Управлінський облік
Оформити документ "Прийняття на роботу", при цьому фіксуються умови оплати праці та спосіб відображення в обліку зарплати працівника.
У регламентованому обліку
- Оформити документ "Прийняття на роботу в організацію", при цьому фіксуються умови оплати праці та інформація про необхідність розраховувати внески із заробітку працівників. Якщо в обліковій політиці щодо персоналу організацій увімкнено контроль штатного розпису, то перед введенням наказів про прийняття слід заповнити штатний розпис за допомогою документа "Зміна штатного розпису організацій".
- Внести документ "Заява на застосування пільги ПДФО" - для фіксації права працівника на пільги з ПДФО.
- Внести документ "Зміна параметрів розрахунку індексації" - для фіксації дати базового періоду для розрахунку індексації.
- документ "Введення відомостей про облік основного заробітку працівників організацій" - для фіксації способу відображення в обліку основної зарплати працівників (введення на підставі кадрового наказу).
Введення початкових залишків за розрахунками з працівниками.
Початковими даними за взаєморозрахунками в регламентованому обліку є:
- залишки за взаєморозрахунками з працівниками – регістр накопичення "Взаєморозрахунки з працівниками організацій";
- залишки за взаєморозрахунками з бюджетом за ПДФО в розрізі працівників – регістр накопичення "Взаєморозрахунки за ПДФО";
- залишки за взаєморозрахунками з фондами соціального страхування – регістр накопичення "Взаєморозрахунки за Внесками до фондів".
Усі ці дані вводяться в розрізі періодів за допомогою документа "Коригування записів регістрів".
У конфігурації "Управління виробничим підприємством для України" додатково суми заборгованості за допомогою ручних проведень реєструються за рахунками 661 "Розрахунки із заробітної плати", 663 "Розрахунки за іншими виплатами" без розбивки за місяцями виникнення заборгованості в кореспонденції з рахунком 00 «Допоміжний рахунок». Також необхідно сформувати проведення за залишками ПДФО та внесками (порядок введення цих залишків див. докладніше у статті «Рекомендації щодо введення початкових залишків»
Якщо є заборгованість перед працівниками, які звільнені до моменту початку роботи в інформаційній базі, таких працівників можна оформити в один підрозділ (наприклад "Звільнені") на одну посаду. При цьому для них можна не вказувати спосіб відображення в обліку. Відразу ж рекомендується створити документ "Звільнення з організації" за цим підрозділом, де вказати дату звільнення меншу за дату початку роботи.
Залишки непогашених позик (регістр накопичення "Погашення позик працівниками організацій") реєструються документами «Договір позики з працівниками» у звичайному порядку. У конфігурації "Управління виробничим підприємством для України" для відображення залишків непогашених позик у бухгалтерському обліку додатково слід ввести ручну бухгалтерську операцію за рахунком 3773 "Розрахунки з робітниками і службовцями за іншими операціями" в кореспонденції з рахунком 00 «Допоміжний рахунок».
Якщо є залишки неотриманих працівниками сум зарплати (депонент), то таку інформацію слід внести до регістру накопичення "Взаєморозрахунки з депонентами організацій" за допомогою документа "Коригування записів регістрів", налаштувавши склад регістрів. У конфігурації "Управління виробничим підприємством для України" додатково суми неотриманих працівниками сум зарплати (депонент) за допомогою ручних проведень реєструються на рахунку 662 "Розрахунки з депонентами" без розбивки за місяцями виникнення заборгованості в кореспонденції з рахунком 00 «Допоміжний рахунок».
У перші місяці роботи з конфігурацією в інформаційній базі немає накопиченої інформації для розрахунку середнього заробітку. Під час оплати лікарняних листків, відпусток тощо можна вводити суму середнього заробітку вручну. Для проведення автоматичних розрахунків середнього заробітку потрібно ввести дані про нараховані працівникам організацій суми в розрізі видів розрахунку за попередні 12 місяців. Зробити це можна за допомогою документів "Нарахування зарплати працівникам організацій", тобто фактично розрахувати зарплату за попередній рік. Для цього потрібно:
- у регістрі відомостей "Параметри розрахунку зарплати організацій" установити дату початку роботи;
- заповнити виробничий календар і календарі графіків роботи за рік(роки), що передують даті початку роботи;
- сформувати документи "Нарахування зарплати працівникам організацій", у яких зазначено місяць нарахування раніше за дату початку роботи за кожен рік. У цих документах відобразити нарахування працівників у розрізі видів розрахунку. При цьому можливе автозаповнення.
Якщо документ "Нарахування зарплати працівникам організацій" вноситься до дати початку роботи в конфігурації, установленої в регістрі відомостей "Параметри розрахунку зарплати організацій", то ця інформація виводиться у формі документа, а під час проведення документ не робить жодних рухів, окрім введення записів до регістру розрахунку "Основні нарахування працівників організацій".
Якщо є невиплачена заборгованість в управлінському обліку, то суму заборгованості можна ввести до регістру накопичення "Взаєморозрахунки з працівниками" за допомогою документа "Коригування записів регістрів".
