Бронювання працівників з вересня 2026 року: зарплатний контроль без небезпечних підмін

Що змінилося з 1 вересня

Два тести, які не можна об'єднувати

Нараховано - не означає виплачено «на руки»

Як розбирати нестандартні місяці

Сумісники: місце бронювання важливіше за сукупний дохід

Винятки потрібно перевіряти за двома рівнями

Чому 25 941 грн ще не означає критичність

Які документи підготувати

Щомісячний контроль у 1С/BAS: простий робочий контур

Помилки, які виявляються надто пізно

Фінальний чек-лист бухгалтера

Вересневу зміну легко переказати одним рядком: зарплата має бути не нижче 25 941 грн. Але для бухгалтера такого формулювання недостатньо. На практиці потрібно одночасно контролювати середній показник по підприємству та нарахування кожному працівнику, який має бронювання. Один показник не замінює інший, а виплата на банківську картку взагалі не є базою для порівняння.

Нижче правила викладено станом на 5 вересня 2026 року. Для застосування в конкретній компанії важливо звіряти не лише постанову Кабінету Міністрів № 76 в актуальній редакції, а й чинне рішення того органу, який визначає критичність у відповідній галузі або регіоні.

Що змінилося з 1 вересня

Для основної групи критично важливих підприємств коефіцієнт збільшено з 2,5 до 3 мінімальних зарплат. За мінімальної зарплати 8 647 грн орієнтир становить:

8 647 грн × 3 = 25 941 грн.

Новий розмір застосовується у двох різних точках контролю:

• під час оцінки середньої нарахованої зарплати застрахованих осіб - працівників підприємства;
• під час щомісячної перевірки нарахувань конкретному військовозобов'язаному працівнику, якому надано відстрочку.

Для підприємств, які перебувають і фактично працюють на визначених територіях можливих або активних бойових дій чи тимчасово окупованих територіях, передбачено окремий орієнтир 2,5 мінімальної зарплати - 21 618 грн. Тут недостатньо побутового визначення «прифронтове підприємство»: мають одночасно виконуватися умови щодо місцезнаходження, фактичної діяльності, включення території до офіційного переліку та відсутності встановленої дати припинення відповідного статусу.

Перехідний період завершився 1 вересня. Раніше чинна критичність не продовжувалася автоматично понад строк, передбачений перехідними нормами. Основні відповіді про нові правила, сумісників і перепідтвердження зібрано в офіційному роз'ясненні Мінекономіки.

Два тести, які не можна об'єднувати

Тест 1. Середня зарплата по підприємству

Це показник роботодавця за останній календарний місяць. Він не дорівнює окладу директора, середній сумі у штатному розписі або середньому значенню лише за заброньованими. Для розрахунку використовуються відомості місячного Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (виплаченого) фізичним особам, утриманого податку та нарахованого єдиного внеску.

У листі від 7 серпня 2026 року Мінекономіки рекомендувало визначати показник за новою формою Податкового розрахунку так:

(рядок 1.1 «сума нарахованої заробітної плати» + рядок 1.3 «оплата перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок роботодавця» + рядок 1.4 «допомога по тимчасовій непрацездатності за рахунок ПФУ») ÷ рядок 092 «кількість працівників у звітному періоді, яким нарахована заробітна плата».

Це роз'яснювальний підхід, а не нова самостійна норма. Його практична цінність у тому, що бухгалтер може скласти довідку про середню зарплату з тих самих показників, які потім побачать державні інформаційні системи.

Тест 2. Нарахування конкретному заброньованому працівнику

Окремо перевіряється кожен місяць строку відстрочки. Для більшості підприємств працівнику має бути нараховано не менше 25 941 грн. Висока середня по компанії не компенсує недобір у конкретного заброньованого. І навпаки: зарплата одного ключового спеціаліста вище порога не виправляє середній показник підприємства нижче встановленого рівня.

Зручний контрольний приклад:

• середня зарплата по підприємству - 28 400 грн, але заброньованому працівнику нараховано 24 900 грн: індивідуальний тест не пройдено;
• заброньованому нараховано 31 000 грн, але середня по підприємству - 25 500 грн: корпоративний тест не пройдено;
• обидва значення не нижче 25 941 грн: зарплатну частину перевірки пройдено, але критичність ще не підтверджено автоматично.

Нараховано - не означає виплачено «на руки»

Поріг порівнюють із нарахованою сумою до утримання податку на доходи фізичних осіб, військового збору, аліментів та інших утримань. Сума, перерахована працівнику після податків, закономірно менша й для цього контролю не підходить.

Дата перерахування зарплати на картку також не замінює місяць нарахування. Якщо у вересні погашено заборгованість за серпень, вересневий показник від цього не збільшується. Якщо відпускні перераховано заздалегідь, їх потрібно відображати за тими місяцями, до яких належать дні відпустки, а не перетворювати місяць виплати на штучно високий.

Водночас вимога щодо нарахованої зарплати не дає права затримувати виплату. Своєчасність виплати та відсутність заборгованості перед працівником залишаються окремими обов'язками роботодавця.

Як розбирати нестандартні місяці

Лікарняний

Для середньої зарплати підприємства формула Мінекономіки прямо включає як перші п'ять днів непрацездатності за рахунок роботодавця, так і допомогу за рахунок Пенсійного фонду. Для індивідуального контролю Пенсійний фонд роз'яснював: виплати за дні тимчасової непрацездатності враховуються в сумі, яка належить до відповідного місяця.

Головна практична небезпека - запізніле відображення електронного лікарняного. До закриття місяця бухгалтеру варто сформувати попередній розрахунок, а після отримання фінансування та подання звітності - звірити, до якого періоду віднесено суми. Якщо нарахування заброньованому наближається до порога, не можна орієнтуватися лише на оклад.

Щорічна відпустка та відпустка без збереження зарплати

Відпускні є нарахуванням за оплачуваний час і розподіляються за періодами, до яких належать. Тому відпустку з переходом між місяцями потрібно перевіряти помісячно. Сам факт виплати всієї суми до початку відпустки не переносить її цілком у перший місяць.

Відпустка без збереження зарплати, призупинення трудового договору або інша тривала відсутність без оплачуваного часу можуть зменшити нарахування нижче орієнтира. У загальному правилі немає автоматичного застереження, яке дозволяє пропорційно зменшувати 25 941 грн через неповний місяць. Такий випадок потрібно виявляти до оформлення відсутності, а не після закриття відомості.

Премії та доплати

Премія може входити до нарахувань місяця, якщо вона передбачена системою оплати праці, розрахована й оформлена належним документом. Але разова премія не вирішує завдання на весь строк бронювання: наступного місяця перевірка починається заново.

Небезпечна практика - переносити премію між періодами лише заради потрібного результату. Підстава, показники преміювання, наказ і відображення в податковій звітності мають збігатися. Для стабільного контролю розумніше встановити такий постійний рівень оплати, за якого звичайна відпустка або зміна кількості робочих днів не перетворюються на авральне донарахування в останній день місяця.

Прийняття, звільнення та повторне прийняття

У разі прийняття в середині місяця спочатку визначте дату початку відстрочки та суму, яку нарахує саме роботодавець, що бронює. Розраховувати на автоматичне пропорційне зниження загального порога ризиковано: базове правило говорить про щомісячну нараховану зарплату й не містить універсальної пільги для неповного місяця.

Якщо працівника звільнили й знову прийняли протягом одного місяця на тому самому підприємстві, Пенсійний фонд вказував на підсумовування доходу, нарахованого цим роботодавцем за відповідний період. У разі остаточного звільнення кадрова служба має без затримки передати інформацію відповідальному за військовий облік і перевірити підставу для анулювання відстрочки. Компенсація невикористаної відпустки та інші остаточні виплати мають мати правильну кваліфікацію і період відображення, а не автоматично вважатися гарантією проходження зарплатного тесту.

Сумісники: місце бронювання важливіше за сукупний дохід

З 1 вересня працівник, який має кілька місць роботи або відстрочку з іншої підстави, враховується у квоті лише один раз і лише за одним місцем роботи. Це не обов'язково основне місце: забронювати можна й за сумісництвом, якщо саме це підприємство враховує людину у своїй квоті.

Для зарплатного контролю діють практичні розмежування:

• за внутрішнього сумісництва на одному підприємстві підсумовується дохід, нарахований тим самим роботодавцем;
• дохід з основного місця та зовнішнього сумісництва у різних страхувальників не складається;
• підприємство, що бронює, перевіряє лише виплати, нараховані ним самим;
• кадрова служба має зафіксувати, за яким місцем людину враховано у квоті, щоб один працівник не збільшував розрахункову чисельність кількох роботодавців.

Тому довідка працівника про велику зарплату в іншій компанії не виправить недостатнє нарахування у роботодавця, який його бронює.

Винятки потрібно перевіряти за двома рівнями

Загальний поріг застосовується не однаково до всіх. У чинній моделі окремо названі державні та комунальні підприємства, установи й організації, визначені компанії з державною або комунальною часткою, резиденти Дія Сіті, юридичні особи - релігійні організації, а також окремі категорії в енергетиці, нафтопереробці, газорозподілі, обслуговуванні об'єктів критичної інфраструктури сектору систем життєзабезпечення та охороні об'єктів паливно-енергетичного комплексу.

Але однієї схожої назви діяльності недостатньо. Наприклад, виняток може залежати від розміру державної частки, рішення профільного органу, включення об'єкта до закритого секторального переліку, наявності пошкоджених генеруючих потужностей або затвердженого складу аварійної бригади. Для кожної пільги потрібен документ, що підтверджує всі ознаки.

Крім того, виняток з індивідуального мінімуму працівника не можна автоматично переносити на критерій середньої зарплати підприємства, і навпаки. Бухгалтеру корисно вести дві окремі колонки: «підстава для корпоративного показника» і «підстава для індивідуального показника» з посиланням на конкретний абзац чинної норми та підтвердний документ.

Для територій бойових дій діє не звільнення, а знижений коефіцієнт 2,5. Його потрібно переглядати у разі зміни офіційного переліку або появи дати завершення відповідного статусу території.

Чому 25 941 грн ще не означає критичність

Зарплатний критерій - лише частина процедури. У загальній моделі підприємство підтверджує відповідність кільком критеріям постанови № 76, а для окремих категорій передбачено спеціальні правила. Серед можливих підстав - істотна сплата податків, валютні надходження, стратегічне значення, відсутність заборгованості зі сплати єдиного внеску, резидентство Дія Сіті та важливе значення для галузі національної економіки або територіальної громади.

Саме останній блок часто спричиняє помилку. Галузевий або регіональний критерій не виникає автоматично з КВЕД, ліцензії чи факту роботи в місті. Його встановлює уповноважене міністерство, інший центральний орган або обласна чи міська військова адміністрація. Після змін 2026 року такі критерії переглядалися та перезатверджувалися. Тому посилатися потрібно на актуальний документ відповідного органу й підтверджувати кожен його показник.

Компанія може впевнено пройти зарплатну перевірку, але не довести обсяг виробництва, кількість працівників, значення послуг для громади, виконання договору чи інший галузевий параметр. Можлива й зворотна ситуація: підприємство справді незамінне для регіону, але не витримує обов'язковий для своєї категорії зарплатний показник. В обох випадках одного сильного аргументу недостатньо.

Які документи підготувати

Склад офіційного пакета залежить від органу та обраних критеріїв. Для перепідтвердження або нового звернення зазвичай слід заздалегідь зібрати:

• лист-заяву за формою та каналом, встановленими профільним органом;
• довідку про розмір нарахованої середньої зарплати застрахованих осіб - працівників за останній календарний місяць;
• копію Податкового розрахунку за той самий місяць і квитанції про його прийняття;
• підтвердження відсутності заборгованості зі сплати податків до державного та місцевих бюджетів, якщо цей обов'язковий критерій застосовується до категорії підприємства;
• документи за іншими критеріями постанови № 76;
• докази відповідності актуальним галузевим або регіональним критеріям: договори, ліцензії, відомості про обсяги робіт, чисельність, постачання, обслуговувані об'єкти та інші документи, прямо названі відповідним органом;
• для спеціальної територіальної умови - підтвердження місцезнаходження та фактичної діяльності на території з чинного переліку;
• для винятку - документи про форму власності, частку держави або громади, статус резидента, галузеве рішення, склад бригади або іншу спеціальну ознаку.

Внутрішнє контрольне досьє варто зробити ширшим за офіційний пакет. До нього корисно включити розрахунок середньої зарплати з розшифруванням рядків, персональний звіт за заброньованими, розрахункові листки, табелі, накази про відпустки та премії, відомості про лікарняні, кадрові накази, список чинних відстрочок із датами початку та закінчення, розрахунок квоти й копії поданих звітів із квитанціями.

Щомісячний контроль у 1С/BAS: простий робочий контур

Не варто чекати дати подання документів на критичність. Перевірку краще вбудувати у звичайне закриття зарплати.

1. На початку місяця кадрова служба оновлює перелік заброньованих, дати відстрочок, місце обліку у квоті, сумісництво та підтверджені винятки.
2. До остаточного нарахування бухгалтер формує прогноз щодо кожного працівника: оклад, доплати, відпускні, лікарняні, премії, неоплачувані періоди та відхилення від порога.
3. Після розрахунку зарплати запускаються два звіти: персональний за заброньованими та корпоративний за формулою середньої зарплати.
4. Перед поданням Податкового розрахунку показники обліку звіряються з рядками 1.1, 1.3, 1.4 і 092. Розбіжності виправляються у первинних документах і регламентованій звітності, а не в окремій «довідковій» таблиці.
5. Після прийняття звітності зберігаються розрахунок, версія звіту, квитанція та підписи відповідальних осіб. Одночасно прогнозується наступний місяць - особливо відпустки, тривалі лікарняні та прийняття в середині місяця.

У 1С або BAS поріг краще зберігати як параметр із датою початку дії, а не вшивати числом у звіт. Картка контролю може містити працівника, період, строк відстрочки, вид зайнятості, нарахування роботодавця, що бронює, спеціальну підставу, застосовний коефіцієнт, контрольну суму та відхилення. Окремий прапорець потрібен для зовнішніх сумісників: доходи іншого страхувальника не мають потрапляти в підсумок.

Помилки, які виявляються надто пізно

• перевіряти лише середню зарплату й не бачити одного заброньованого нижче порога;
• порівнювати 25 941 грн із сумою після податків;
• підсумовувати дохід зовнішнього сумісника у різних роботодавців;
• вважати всі заздалегідь виплачені відпускні доходом одного місяця;
• не розподіляти лікарняні за місяцями, до яких належать дні непрацездатності;
• сподіватися на пропорційне зменшення порога у разі прийняття в середині місяця;
• застосовувати територіальний коефіцієнт лише за поштовою адресою без доказу фактичної діяльності;
• вважати старий галузевий або регіональний критерій чинним без перевірки його перезатвердження;
• проводити премію без передбаченої підстави та узгодженого наказу;
• готувати довідку про середню зарплату окремо від Податкового розрахунку, отримуючи різні цифри.

Фінальний чек-лист бухгалтера

• Визначено категорію підприємства та застосовний поріг: 25 941 грн, 21 618 грн або документально підтверджений виняток.
• Окремо розраховано середню нараховану зарплату підприємства за останній календарний місяць.
• Окремо перевірено кожен місяць кожного чинного бронювання.
• У розрахунках використовуються нарахування до утримань, а не виплата на руки.
• Лікарняні та відпускні віднесено до правильних місяців.
• Внутрішнє сумісництво підсумовано, нарахування інших роботодавців виключено.
• Часткові місяці прийняття, звільнення та неоплачуваної відсутності виділено в окремий список ризику.
• Довідка про середню зарплату збігається з даними прийнятого Податкового розрахунку.
• Перевірено обов'язкові та додаткові критерії критичності, а також актуальну редакцію галузевих або регіональних вимог.
• Усі підстави підтверджено документами, а наступний місяць перевірено хоча б у прогнозі.

Головний організаційний висновок простий: бронювання не можна контролювати однією цифрою наприкінці кварталу. Це щомісячний процес на стику зарплати, кадрів, військового обліку та управлінських рішень. Коли два зарплатні тести розділені, винятки документовані, а дані звіту збігаються з податковою звітністю, бухгалтер бачить ризик до того, як він перетвориться на проблему для підприємства та працівника.