Фізичні особи, співробітники та працівники

Фізичні особи

Співробітники

Посади

Списки нарахувань та утримань

Одна й та сама людина може працювати одночасно в кількох організаціях і на підприємстві, також може попрацювати деякий час і звільнитися, і може бути повторно прийнята на роботу. Для опису об'єктів, з якими укладаються ті чи інші трудові відносини, у конфігурації використовуються терміни: фізична особа, співробітник, працівник.

Термін фізична особа використовується для позначення людини, незалежно від наявності/відсутності трудових відносин із підприємством або організацією.

Термін співробітник використовується для верхньорівневого опису трудових відносин, тобто для опису того, у яких відносинах і з якою організацією або підприємством перебуває фізична особа. Синонімом терміна "співробітник" може бути поняття "призначення". По суті, значеннями цих понять є сукупність: фізична особа + організація + вид зайнятості. Тобто два співробітники, які прийняті в різний час і в загальному випадку на різні робочі місця, можуть відповідати одній фізичній особі.

Термін працівник використовується для детальнішого опису трудових відносин, а саме для визначення того, яке робоче місце і в який період часу займає співробітник.

Відповідно для зберігання значень описаних сутностей використовуються довідники та регістри відомостей:

• Фізичні особи - перелік фізичних осіб, у якому людина реєструється один раз;

• Співробітники - перелік осіб, які перебувають або будь-коли перебували у трудових відносинах з організаціями. У цьому переліку фізична особа реєструється як новий співробітник при кожному прийнятті на роботу, тобто при прийнятті до кожної організації, при прийнятті за внутрішнім сумісництвом, при повторному прийнятті тощо;

• Працівники організацій - перелік співробітників організацій. У цьому переліку співробітник при оформленні наказу про прийняття на роботу реєструється, причому для кожної організації реєструється стільки разів, скільки посад він обіймає в цій організації.

Фізичні особи

Для зберігання інформації про всіх фізичних осіб (працівників підприємства, членів їхніх сімей тощо) у типовій конфігурації використовується довідник "Фізичні особи".

Рис.1. Фізичні особи

Цей довідник містить інформацію особистого характеру про фізичних осіб.

Під час введення нового елемента до довідника та заповнення реквізиту "Ім'я:", автоматично заповнюються значення полів "ПІБ:". У полі "ПІБ:" відображаються "справжні" прізвище, ім'я та по батькові, тоді як у найменуванні елемента довідника "Фізичні особи" (поле "Ім'я:") фактично зберігається "псевдонім". Такий механізм дає змогу вести історію змін прізвища, імені, а також по батькові, і легко розпізнавати повних тезок та однофамільців. Наприклад, прізвище, ім'я та по батькові двох людей будуть однаковими (поле "ПІБ:"), а до найменування довідника (поле "Ім'я:") можна додати якусь розрізнювальну ознаку, зручну менеджеру кадрової служби. За допомогою кнопки "Докладніше... " можна змінити "справжні" дані та зазначити дату, з якої вони діють. А за кнопкою "Історія", у вікні, що відкрилося, можна отримати список усіх імен, по батькові, прізвищ, якими користувалася людина.

Для введення паспортних даних або даних іншого документа, що посвідчує особу, наприклад свідоцтва про народження, також відкривається додаткове вікно за кнопкою "Історія", у якому можна отримати інформацію про попередні документи. А у формі елемента довідника відображається інформація, актуальна на поточний момент часу.

Також для фізичної особи можна внести інформацію:

• про громадянство - чи є фізична особа резидентом України;

• про склад сім'ї;

• про інвалідність;

• про те, що фізична особа є пенсіонером.

Усі ці дані є суто довідковою інформацією та можуть використовуватися лише для складання звітності, тобто вони не впливають на розрахунки з оплати праці. Виняток становить інформація про склад сім'ї, оскільки дані про дітей можуть впливати на розрахунок пільг з ПДФО. У табличній частині "Склад сім'ї" родичі зазначаються шляхом відбору з довідника "Фізичні особи". Саме в елементі довідника, що описує родича (дитину), має бути зазначена дата його народження.

Зазначити дані про пільги з ПДФО, інвалідність і склад сім'ї необхідно на закладці "Розрахунок зарплати".

Співробітники

У довіднику "Співробітники організацій" зберігаються дані про те, у якій організації працює людина, і на яких підставах (основне місце роботи або сумісництво), а також табельний номер. Також у довіднику присутня ознака актуальності співробітника, її слід скидати для давно звільнених працівників, з якими вже проведено остаточні розрахунки. Для працюючих співробітників у формі елемента довідника відображається кадрова інформація про підрозділ і посаду співробітника та документи, якими її внесено.

Рис.2. Співробітники організації

Ця інформація зберігається в регістрі даних "Працівники організацій" і може бути змінена лише кадровими наказами.

Посади

Список посад, що використовується для кадрового обліку, зберігається у довіднику "Посади організацій". Довідник наповнюється користувачем відповідно до потреб обліку. Крім найменування посади елемент довідника містить код посади за класифікатором професій, (реквізит "Код КП"), який використовується під час формування звітів "Особова картка", "Розрахунково-платіжна відомість (за співробітником) П-6".

Згідно із Законом 1564-VІ від 25.06.2009 р. "Про внесення змін до деяких законів України щодо престижності шахтарської праці" з 01.01.2010 р. доходи у вигляді заробітної плати, винагород, а також інших виплат, нарахованих (виплачених) відповідно до умов трудового договору, працівникам-шахтарям обкладаються ПДФО у розмірі 10 відсотків. Шахтарями прийнято вважати співробітників, які позначені під грифом "Шахтар".

Списки нарахувань та утримань

Нарахування та утримання називаються у типовій конфігурації видами розрахунку, а перелік використовуваних видів розрахунку називається планом видів розрахунку. Для зберігання списку можливих нарахувань призначений план видів розрахунку "Нарахування організації".

Список нарахувань містить кілька визначених видів розрахунку, для них реалізовано автоматизований розрахунок суми нарахування, наприклад, оклад, індексація. Користувач може розширювати цей список новими необхідними видами розрахунку, сума нарахування за якими розраховуватиметься за вибраним правилом, відсотком від зазначених видів оплати (наприклад, премії) або задаватиметься фіксованою сумою, розрахованою вручну (наприклад, оплата лікарняних, відпускних).

Рис.2. План видів розрахунків "Нарахування"

У плані розрахунків для кожного виду задається:

Рис.3. Налаштування нового нарахування

• спосіб розрахунку - визначає алгоритм розрахунку;

• категорія розрахунку: первинне, залежне першого рівня тощо. Результат первинного нарахування не залежить від підсумків інших нарахувань, а залежить лише від відпрацьованого співробітником часу. Результати залежних нарахувань різних рівнів можуть залежати від результатів нарахувань, що мають вищий рівень. Наприклад, індексація зарплати має категорію "Залежні першого рівня" і спирається на основний оклад. Оклад у цьому випадку виступає в ролі "Базового нарахування";

• код доходу ПДФО - для оподаткування ПДФО та відображення у формі 1ДФ. Реквізит заповнюється вибором із довідника "Доходи ПДФО". Порядок розрахунку ПДФО (з усієї суми нарахування або із залишку після вирахування внесків) визначається наявністю/відсутністю відповідного прапорця у вибраному елементі;

• соціальна група населення, до якої входять фізичні особи, що отримують нарахування (для розрахунку індексації);

• показники видів оплати праці, за допомогою них формують звіт з праці. Зазначається рядок звіту для нарахування, до якого вноситимуться суми за цим нарахуванням;

• показники видів обліку робочого часу - для регламентованого звіту "Звіт про використання робочого часу (форма №3-ПВ)".

Прапорець "Зараховується як відпрацьований час" слід установлювати для нарахувань, за допомогою яких здійснюється оплата за відпрацьований час, наприклад для окладу. Прапорець "Зараховується до норми часу" слід установлювати для нарахувань, за допомогою яких здійснюється оплата робочого часу незалежно від того, чи працював співробітник фактично, наприклад для окладу та для лікарняних, відпусток. Значення прапорця "Це оклад" застосовується для групування та впорядкування видів оплати у звітах і документах.

Прапорці "Для розрахунку ЄСВ та ПДФО розцінюється як оплата відпустки", а також "Для розрахунку ЄСВ та ПДФО враховується як оплата лікарняних" слід установлювати для нарахувань, за допомогою яких здійснюється оплата відпускних і лікарняних (декретних) за майбутні місяці. Тобто ці прапорці дають змогу коректно розрахувати ПДФО та ЄСВ із перенесених лікарняних листків і відпускних, а саме суми за цими видами розрахунку входять до бази розрахунку ПДФО та ЄСВ того місяця, на який припадають дні відпустки (хвороби).

Також для виду розрахунку можна зазначити, чи підходить це нарахування для індексації (реквізит "Індексується розрахунком:") та спосіб відображення нарахованих сум в обліку. У табличній частині "Базові розрахунки" для залежних нарахувань задається перелік видів розрахунків, від результатів яких залежить сума цього нарахування.

У табличній частині "Є базою для розрахунків" зазначається перелік видів розрахунків (внесків, нарахувань та утримань), базою для яких є поточне нарахування.

У формі списку нарахувань передбачена спеціальна кнопка для виклику "Помічника створення нарахувань". Ця обробка може допомогти сформувати новий вид розрахунку, а також налаштувати всі потрібні параметри, необхідні для використання та відображення в бухгалтерському обліку.

Під час створення виду розрахунку для оплати відпусток слід зазначити:

• Спосіб розрахунку - Фіксованою сумою

• Категорія розрахунку - Первинне

• ПДФО-101

• Соціальна група - Працездатні

• Індексується розрахунком - Індексація зарплати

• Рахунок обліку - 661

• Показники видів оплати праці для звіту №1-ПВ - Оплата відпустки

• Показники видів обліку робочого часу для звіту №1-ПВ - Щорічна відпустка

• Для розрахунку ЄСВ та ПДФО враховується як оплата відпустки

• Зараховується до норми часу

• Таблиця "Є базою для":

  • ЄСВ (оплата праці) (з ПВР "Внески до фондів")

  • ЄСВ ФОП (оплата праці) (з ПВР "Внески до фондів")

  • Індексація зарплати (з ПВР "Основні нарахування організацій")

Під час створення виду розрахунку для оплати лікарняних слід зазначити:

• Спосіб розрахунку - Фіксованою сумою

• Категорія розрахунку - Первинне

• ПДФО-101

• Рахунок обліку - 663

• Показники видів оплати праці для звіту №1-ПВ —" "Лікарняні за рахунок підприємства" або "Нарахування за рахунок ФСС"

• Показники видів обліку робочого часу для звіту №1-ПВ - Тимчасова непрацездатність

• Для розрахунку ЄСВ та ПДФО враховується як оплата лікарняних

• Зараховується до норми часу

• Таблиця "Є базою для":

  • ЄСВ (лікарняні) (з ПВР "Внески до фондів")

  • ЄСВ ФОП (лікарняні) (з ПВР "Внески до фондів")

Також у виді розрахунку для оплати лікарняних за рахунок ФСС слід зазначити "Відображення в бухобліку:" - "Відображення лікарняних за рахунок ФСС".

Під час створення виду розрахунку для оплати за договором ЦПХ слід зазначити:

• Спосіб розрахунку - Фіксованою сумою

• Категорія розрахунку - Первинне

• ПДФО-102

• Рахунок обліку - 661

• Показники видів оплати праці для звіту №1-ПВ - ФОП основний

• Таблиця "Є базою для":

  • ЄСВ (за договорами ЦПХ) (з ПВР "Внески до фондів")

  • ЄСВ ФОП (за договорами ЦПХ) (з ПВР "Внески до фондів")

Список додаткових утримань (наприклад, штрафів, аліментів) користувач може вести у плані розрахунків "Утримання організації".

Рис.4. План видів розрахунків "Утримання"