Індексація заробітку зарплати співробітників, які працюють за основним місцем роботи

Порядок внесення інформації до програми для коректного розрахунку індексації

Установлення базового місяця розрахунку індексації

Прийняття нового співробітника на роботу

Внесення інформації про співробітників на початку роботи з програмою

Зміна базового періоду розрахунку індексації у разі підвищення окладу

Алгоритм розрахунку коефіцієнта індексації

Розрахунок індексації

Порядок проведення індексації грошових доходів громадян визначено Законом № 491 та Порядком № 1078. Постановою КМУ від 13 червня 2012 № 526 «Про внесення змін до Порядку проведення індексації грошових доходів населення», якою були внесені зміни до Порядку № 1078 (ці зміни набули чинності з 21 червня 2012). Внесені зміни стосуються, зокрема, розрахунку сум індексацій у разі підвищення заробітної плати, порядку проведення індексації під час прийняття на роботу та переведення на іншу роботу.

У цій статті описано механізм розрахунку індексації зарплати працівників з урахуванням змін у законодавстві, що набули чинності, реалізований у типовій конфігурації «Бухгалтерія для України», редакція 1.2, починаючи з версії 1.2.9. Стаття також актуальна для типової конфігурації «Управління торговельним підприємством для України», редакція 1.2, починаючи з версії 1.2.10.

Порядок внесення інформації до програми для коректного розрахунку індексації

Для розрахунку щомісячної індексації зарплати співробітників, які працюють за основним місцем роботи, потрібно:

• Призначити працівникові попередньо визначений вид розрахунку «Індексація зарплати» з плану видів розрахунку «Основні нарахування організацій» за допомогою документів «Прийняття на роботу до організації» (під час прийняття нового співробітника на роботу до організації) (рисунок 1) або «Введення відомостей про планові нарахування та утримання працівників підприємства» (під час призначення індексації раніше прийнятому співробітникові) (рисунок 2).

Рисунок 1 – Прийняття на роботу до організації

Рисунок 2 – Введення відомостей про планові нарахування

• Установити базовий період індексації (докладніше див. у розділі «Установлення базового місяця розрахунку індексації»).
• Щомісяця перевіряти наявність інформації про індекси споживчих цін у регістрі відомостей «Індекси інфляції» (рисунок 3).
  
  Рисунок 3 – Відображення індексу інфляції в регістрі відомостей «Індекс інфляції»
  Важливо!
  Актуальні індекси інфляції автоматично додаються до регістру відомостей під час оновлення конфігурації. Однак слід ураховувати, що вихід оновлень конфігурації не прив'язаний до зміни індексів інфляції й в одному оновленні може бути оновлено інформацію про індекси інфляції за кілька місяців. Тому слід за потреби вносити інформацію в ручному режимі.
• Перевіряти правильність заповнення умовно-постійної інформації в інформаційній базі. Має бути внесено таку інформацію:
  • у регістрі відомостей «Прожиткові мінімуми» для кожної соціальної групи населення має бути зазначено актуальний розмір прожиткового мінімуму, за потреби внести інформацію в ручному режимі (рисунок 4);
    
    Рисунок 4 – відображення відомостей про прожитковий мінімум у регістрі відомостей «Прожиткові мінімуми»
    
    
  • у нарахуваннях плану видів розрахунків «Основні нарахування організацій» для нарахувань, які є базою для індексації (або індексуються), має бути заповнено реквізит «Соціальна група» (рисунок 5).
    
    Рисунок 5 - відображення бази нарахувань для індексації в «Основних нарахуваннях організації»
    
    
• У разі підвищення окладів співробітникам організації оформити один із документів: "Кадрове переміщення організацій" або "Введення відомостей про планові нарахування працівників організацій" з ознакою "Індексація заробітку з коефіцієнтом". Про те, як відбувається розрахунок суми індексації в цих документах, буде розказано в розділі «Установлення базового місяця розрахунку індексації».

Установлення базового місяця розрахунку індексації

Базовий місяць - місяць, за який не здійснюється розрахунок індексу споживчих цін наростаючим підсумком. Розрахунок індексації заробітної плати починає проводитися з місяця, наступного за базовим.

Базовим місяцем для розрахунку індексу споживчих цін наростаючим підсумком може бути:

• Місяць оформлення працівника на роботу (при цьому відповідно до абзацу 3 пункту 10-1 Постанови КМУ № 526 розрахунок індексу споживчих цін наростаючим підсумком починає здійснюватися саме з місяця оформлення працівника на роботу).
• Місяць підвищення зарплати (не пов'язаного з підвищенням мінімальної заробітної плати). Постановою КМУ № 526 внесено зміни до третього абзацу пункту 5 Постанови № 1078. Його викладено в новій редакції:
  «У разі якщо грошовий дохід з урахуванням суми підвищення менший за суму грошового доходу з урахуванням індексації до його підвищення, у базовому місяці сума загального доходу визначається з таким розрахунком, щоб сума грошового доходу з урахуванням індексації не перевищувала загального доходу до його підвищення».

Тобто, якщо заробітна плата підвищується на суму, більшу за суму індексації, яка була б нарахована в цьому місяці, то заробітна плата за цей місяць не індексується.

Якщо ж заробітна плата збільшується на суму, меншу, ніж можлива індексація цього місяця, то в базовому місяці працівникові необхідно виплатити (додатково до підвищеної зарплати) частину індексації, щоб загальний дохід у цьому місяці був таким самим, як і до підвищення (п. 5 Порядку № 1078).

Розглянемо порядок зазначення базового місяця для розрахунку індексації в таких ситуаціях:

• під час прийняття співробітника до організації;
• під час внесення первинної інформації на початку роботи в програмі;
• у разі підвищення окладу.

Прийняття нового співробітника на роботу

Під час прийняття нового співробітника на роботу заповнення реквізиту «Базовий період індексації» у документі «Прийняття на роботу до організації» не обов'язкове. Це зумовлено внесеними змінами до абзацу третього п. 10¹ Порядку № 1078, згідно з якими обчислення індексу споживчих цін для проведення індексації заробітної плати для новоприйнятих працівників здійснюється з місяця прийняття на роботу (рисунок 6).

Рисунок 6 – відображення періоду індексації в регістрі відомостей «Параметри розрахунку індексації»

Внесення інформації про співробітників на початку роботи з програмою

Під час первинного внесення інформації для вже працюючого підприємства (введення початкових залишків) можливі такі варіанти:

1. Нарахування індексації починається з періоду пізнішого, ніж дата прийняття співробітника на роботу, і сума індексації з моменту прийняття співробітника на роботу менша, ніж сума підвищення окладу.

У цьому разі в документі «Прийняття на роботу до організації» потрібно заповнити реквізит «Базовий період індексації».

Приклад.

Дата початку роботи в програмі з 01.11.2012 р.
Дата внесення залишків 31.10.2012 р.
Співробітника прийнято на роботу 01.07.1995 р. з окладом 5000,00 грн.
Сума індексації становила 1897,25 грн.
З 01.10.2012 р. співробітникові було підвищено оклад до 8000 грн.

У поточному прикладі оклад співробітника після підвищення (8000,00 грн.) більший за суму попереднього окладу з урахуванням індексації 6897,25 грн. (5000,00 грн. + 1897,25 грн.) і розрахунок фіксованої суми індексації не проводиться. У цьому разі необхідно заповнити реквізит «Базовий період індексації», зазначивши в ньому дату базового місяця – 01.10.2012 р. (рисунок 7)

Рисунок 7 – відображення базового періоду індексації, якщо він не дорівнює даті прийняття співробітника на роботу.

2. Нарахування індексації починається з періоду пізнішого, ніж дата прийняття співробітника на роботу, і сума підвищення окладу менша за суму попереднього окладу з урахуванням індексації.

Приклад.

Дата початку роботи в програмі з 01.11.2012 р.
Дата внесення залишків 31.10.2012 р.
Співробітника прийнято на роботу 01.07.1995 р. з окладом 5000,00 грн.
Сума індексації становила 1897,25 грн.
З 01.10.2012 р. співробітникові було підвищено оклад до 5500 грн.

У поточному прикладі оклад співробітника після підвищення (5500,00 грн.) менший за суму попереднього окладу з урахуванням індексації 6897,25 грн. (5000,00 грн. + 1897,25 грн.) і потрібно провести розрахунок фіксованої суми індексації.

У такій ситуації слід:

• Внести інформацію про прийняття співробітника на роботу до організації за допомогою документа «Прийняття на роботу до організації» з незаповненим полем «Базовий період індексації» (рисунок 8).

Рисунок 8 – Прийняття на роботу до організації

• Для розрахунку фіксованої індексації оформити документ «Кадрове переміщення організацій» з ознакою «Індексація заробітку» (порядок заповнення цього документа описано нижче) (рисунок 9).
  
  Рисунок 9 – Документ «Кадрове переміщення організацій»

Сума фіксованої індексації буде відображена в регістрі відомостей «Параметри розрахунку індексації» і враховуватиметься під час розрахунку заробітної плати надалі.

Зміна базового періоду розрахунку індексації у разі підвищення окладу

Розглянемо порядок розрахунку суми індексації у разі підвищення окладу співробітників для таких випадків, коли:

• Сума заробітної плати з урахуванням суми підвищення більша за суму заробітної плати з урахуванням індексації.
• Сума заробітної плати з урахуванням суми підвищення менша за суму заробітної плати з урахуванням індексації.
• Розрахунок суми індексації у разі наступних підвищень заробітної плати у випадках:
• Якщо сума підвищення менша за суму фіксованої індексації.
• Якщо сума підвищення більша за суму фіксованої індексації.

1. Сума заробітної плати з урахуванням суми підвищення більша за суму заробітної плати з урахуванням індексації.

Оклад співробітника до підвищення заробітної плати становив 2500,00 грн.
З 01.10.2012 р. цьому співробітникові проводиться підвищення окладу до 4000,00 грн.

Для розрахунку індексації необхідно:

• оформити документ "Введення відомостей про планові нарахування працівників організацій" або "Кадрове переміщення організацій" з ознакою "Індексація заробітку з коефіцієнтом" (рисунок 10).

Рисунок 10 – Документ «Кадрове переміщення організацій»

• на вкладці «Нарахування індексації» провести автоматичний розрахунок суми індексації. Ця операція дає змогу здійснити розрахунок нарахувань співробітника до підвищення заробітної плати (з урахуванням індексації) та розрахунки нарахувань після підвищення (без урахування індексації). Якщо сума нарахувань до підвищення заробітної плати перевищує суму нарахувань після підвищення заробітної плати - різниця фіксується як сума фіксованої індексації співробітника (рисунок 11):
  • за цим співробітником відбулося підвищення окладу на 1500,00 грн. (4000,00 грн.– 2500,00 грн.);
  • сума індексації заробітної плати до її підвищення (за жовтень 2012 р.) становила 1701,60 грн.;
  • сума фіксованої індексації, яка буде нарахована цьому співробітникові в жовтні 2012 р. - 201,60 грн. (1701,60 грн. – 1500,00 грн).
  
  Рисунок 11 – Розрахунок фіксованої суми індексації на вкладці «Нарахування індексації»

2. Сума заробітної плати з урахуванням суми підвищення менша за суму заробітної плати з урахуванням індексації.

Оклад співробітника до підвищення становив 1080,00 грн.
01.10.2012 р. цьому співробітникові проводиться підвищення окладу до 3000,00 грн.

Для розрахунку індексації:

• Оформлюється документ "Кадрове переміщення організацій" з ознакою "Індексація заробітку з коефіцієнтом" (рисунок 12).

Рисунок 12 – Документ «Кадрове переміщення організацій»

• на вкладці «Нарахування індексації» проводимо автоматичний розрахунок суми фіксованої індексації:
  • цьому співробітникові відбулося підвищення окладу на 1920,00 грн. (3000,00 грн. –1080,00 грн.);
  • сума індексації заробітної плати до її підвищення (за жовтень 2012 р.) становила 1169,64 грн.

  Оскільки сума "нарахувань до"(2249,64 грн.) менша за суму "нарахувань після" (3000,00 грн.), розрахунок фіксованої індексації для співробітника не проводиться (рисунок 13).

  
  Рисунок 13 – Розрахунок фіксованої суми індексації.

3. Розрахунок суми індексації у разі наступних підвищень заробітної плати.

3.1 Сума підвищення менша за суму фіксованої індексації.

У вересні 2012 р. співробітникові було збільшено оклад до 4000.00 грн.
У вересні 2012 р. проведено розрахунок суми фіксованої індексації, розмір якої становив – 177,24 грн.
З 01.11.2012 р. співробітникові підвищують оклад до 4100,00 грн.

Для розрахунку індексації потрібно аналогічно до попередніх прикладів:

• оформити документ "Кадрове переміщення організацій" з ознакою "Індексація заробітку з коефіцієнтом".
• на вкладці «Нарахування індексації» провести автоматичний розрахунок суми фіксованої індексації.

Цьому співробітникові відбулося підвищення окладу на 100,00 грн (4100,00 грн – 4000,00 грн.)

Сума розрахованої раніше фіксованої індексації - 177,24 грн.

Оскільки сума "нарахувань до"(4177,24 грн.) більша за суму "нарахувань після" (4100,00 грн.), у процесі розрахунку сума фіксованої індексації співробітника не змінюється, загальний дохід співробітника в місяці підвищення залишається таким самим, як і до підвищення (п. 5 Порядку № 1078) (рисунок 14).

Рисунок 14 – Розрахунок фіксованої суми індексації у разі наступного підвищення заробітної плати.

3.2 Сума підвищення більша за суму фіксованої індексації.

У вересні 2012 р. співробітникові було збільшено оклад до 4000.00 грн.
У вересні 2012 р. проведено розрахунок суми фіксованої індексації, розмір якої становив – 177,24 грн.
З 01.11.2012 р. співробітникові підвищують оклад до 4200,00 грн.

Для розрахунку індексації потрібно аналогічно до попередніх прикладів:

• оформити документ "Кадрове переміщення організацій" з ознакою "Індексація заробітку з коефіцієнтом".
• на вкладці «Нарахування індексації» провести автоматичний розрахунок суми фіксованої індексації.

Цьому співробітникові відбулося підвищення окладу на 200,00 грн (4200,00 грн – 4000,00 грн.)

Сума розрахованої раніше фіксованої індексації - 177,24 грн.

Оскільки сума "нарахувань до"(4177,24 грн.) менша за суму "нарахувань після" (4200,00 грн.), у процесі розрахунку суми індексації співробітника враховується сума чинної для співробітника фіксованої індексації та відбувається її перерахунок. (рисунок 15).

Рисунок 15 - Розрахунок фіксованої суми індексації у разі наступного підвищення заробітної плати.

Алгоритм розрахунку коефіцієнта індексації

Індекс інфляції (те саме, що й індекс споживчих цін) обчислюється Держкомстатом і публікується в офіційних періодичних виданнях не пізніше 10 числа місяця, наступного за звітним. На підставі індексу інфляції в програмі реалізовано алгоритм розрахунків порога індексації та коефіцієнта індексації.

Поріг індексації - величина індексу споживчих цін наростаючим підсумком, яка дає право на індексацію заробітної плати. Поріг індексації становить 101%. (ст. 4 Закону № 491). Тобто, коли індекс споживчих цін наростаючим підсумком перевищив поріг індексації, заробітна плата має індексуватися.

Розглянемо приклад.

1. Розраховуємо поріг індексації.

Індекс споживчих цін для визначення порога індексації обчислюється шляхом перемноження місячних індексів споживчих цін.

Індекси (умовні):

• Січень - 100,8%
• Лютий - 100,0%
• Березень - 100,6%

Розрахуємо за кожен місяць, чи є перевищення порога індексації.

• Січень - 100,8%, що менше ніж 101%. Поріг індексації не перевищено.
• Лютий - (100,8 / 100) * (100,0 / 100) * 100 = 1,008 * 1,000 * 100 = 100,8%, що менше ніж 101%. Поріг індексації не перевищено.
• Березень - (100,8 / 100) * (100,0 / 100) * (100,6 / 100) * 100 = 1,008 * 1,000 * 1,006 * 100 = 101,4%, що більше ніж 101%. Поріг індексації перевищено.

2. Визначаємо місяць початку розрахунку індексації.

Згідно з пунктом 1¹ Порядку № 1078, підвищення грошових доходів громадян у зв'язку з індексацією здійснюється з першого числа місяця, наступного за місяцем, у якому офіційно опубліковано індекс споживчих цін.

Якщо брати умови нашого прикладу, то індекс споживчих цін наростаючим підсумком за період січень - березень становив 101,4%, тобто перевищив поріг індексації в березні. Індекс інфляції за березень публікується до 10 квітня. Це означає, що індексації підлягає заробітна плата за травень.

3. Визначаємо суму індексації.

Сума індексації зарплати за травень визначатиметься виходячи з коефіцієнта індексації, розрахованого у разі перевищення порога індексації в березні.

Коефіцієнт індексації - показник, за допомогою якого розраховується сума індексації.

Розглянемо, як розраховується коефіцієнт індексації.

Якщо брати умови попереднього прикладу, то заробітна плата за травень підлягає індексації. Індекс споживчих цін за березень наростаючим підсумком становить 101,4%. Коефіцієнт індексації розраховується за формулою 0,014 = (101,4 / 100) -1. Тобто сума індексації заробітної плати за травень (прожитковий мінімум з 01.04.2012 р. - 1073,00 грн.) становитиме 1073,00 * 0,014 = 15,02 грн.

Розрахунок індексації

Під час розрахунку індексації враховуються:

• базовий період індексації (див. розділ "Установлення базового місяця розрахунку індексації");
• коефіцієнт індексації (див. розділ "Алгоритм розрахунку коефіцієнта індексації") ;
• поріг індексації (ст. 4 Закону № 491).
• наявність фіксованої суми індексації (див. розділ "Порядок внесення інформації до програми для коректного розрахунку індексації").

Розрахунок і формування проводок індексації доходів здійснюється під час розрахунку заробітної плати за допомогою документа «Нарахування зарплати працівникам організацій» у табличній частині «Нарахування» (рисунок 16).

Рисунок 16 – Документ «Нарахування заробітної плати співробітникам організацій»