Облік взаєморозрахунків з підзвітними особами

Концепція підсистеми

Розрахунковий документ

Взаєморозрахунки з підзвітними особами

У типовій конфігурації передбачені засоби реєстрації документообігу, обліку та аналізу стану взаєморозрахунків з підзвітними особами.

Концепція підсистеми

Взаєморозрахунки з підзвітними особами ведуться в так званій валюті взаєморозрахунків з відповідальною особою. Валюта встановлюється в момент першої події — під час видачі грошових коштів відповідальній особі або в момент формування авансового звіту. При цьому валюта взаєморозрахунків може відрізнятися від валюти видачі грошових коштів. У такому разі документ видачі грошових коштів може бути проведений лише за управлінським обліком.

Цей підхід відрізняється від того, який використовується в обліку взаєморозрахунків з контрагентами, де валюта обліку однозначно визначається в картці договору ще до того, як починаються рухи за ним. Надалі саме в цій валюті видачі грошових коштів працівникові під звіт проводитиметься погашення боргу під час реєстрації авансового звіту або під час повернення грошей до каси.

Наприклад, працівникові потрібні російські рублі для відрядження. Із каси йому видається потрібна сума в гривні (для обміну національної валюти на рублі), а валютою взаєморозрахунків установлюється російський рубль. Потім "Авансовий звіт" також оформлюватиметься в російських рублях.

Якщо аванс працівникові не видавався і першим оформлюється авансовий звіт про витрати, то валюта взаєморозрахунків з підзвітною особою однозначно визначається валютою авансового звіту. Взаєморозрахунки з відповідальними особами за управлінським обліком ведуться паралельно у валюті адміністративного обліку та у валюті взаєморозрахунків. Деталізація взаєморозрахунків з відповідальними особами ведеться з точністю до працівника та розрахункового документа.

Розрахунковий документ

Як розрахунковий документ виступає документ, за яким утворюється заборгованість:

•ў "Видатковий касовий ордер" –“ якщо спочатку видавався аванс;

•ў "Авансовий звіт" –“ якщо спочатку був звіт про витрати.

Взаєморозрахунки з підзвітними особами

Для зберігання інформації про взаєморозрахунки з підзвітними особами використовується залишковий регістр накопичення "Взаєморозрахунки з підзвітними особами". Залишки за регістром відображають стан взаєморозрахунків:

•ў від'ємний залишок означає борг підприємства перед підзвітною особою;

•ў додатний — борг підзвітної особи перед підприємством.

У типовому рішенні передбачено наведений нижче порядок відображення дій з підзвітними особами:

•ў надання передоплати документом "Видатковий касовий ордер" з видом дії "Видача грошових коштів підзвітній особі";

•ў оформлення "Авансового звіту". Сума витрачених коштів може дорівнювати або перевищувати отриманий раніше аванс;

•ў повернення невикористаних авансів документом "Прибутковий касовий ордер" з видом дії "Повернення грошових коштів підзвітною особою".

Можливий і зворотний порядок відображення операцій, іншими словами спочатку оформлюється "Авансовий звіт", а потім видаються грошові кошти. У разі виплати заборгованості підзвітним особам за наданими раніше авансовими звітами є можливість указати лише один авансовий звіт. Розрахунковим документом виступатиме "Авансовий звіт", він має бути зазначений у реквізиті видаткового касового ордера "Авансовий звіт". Тому в ситуаціях, коли є заборгованість за кількома авансовими звітами, для коректного обліку розрахунків з підзвітними особами потрібно оформляти кілька видаткових касових ордерів.