Планування потреб у персоналі

1. Режим планування

2. Перелік посад: посади та посади організацій

3. Варіанти планування

3.1. Кадровий план

3.2. Вакансії

4. Звітність щодо кадрового планування

5. Планування витрат на персонал

У статті описано порядок оформлення процесу планування потреб у персоналі в конфігурації «Зарплата та Управління Персоналом для України», редакція 2.1. Інформація, наведена в цій статті, також актуальна для конфігурації «Управління виробничим персоналом для України», редакція 1.3.

Під плануванням потреб у персоналі в конфігурації мається на увазі планування кількісного, посадового складу кадрів підприємства, формування списку вакансій для набору персоналу, а також визначення витрат на персонал.

Сукупність відомостей про заплановану кількість ставок у розрізі посад і підрозділів у конфігурації називається «кадровим планом».

Основним інструментом, за допомогою якого в конфігурації ведеться робота з планування потреб у персоналі, є обробка «Кадрове планування». За допомогою цієї обробки можна переглянути список актуальних вакансій підприємства та зведену інформацію про поточний стан кадрового плану, а також сформувати звіти для аналізу кадрового плану та динаміки скорочення кадрового складу.

Порядок розгляду питань:

1. Режим планування.

2. Перелік посад: посади та посади організацій.

3. Варіанти планування:

3.1. Кадровий план.

3.2. Вакансії.

4. Звітність щодо кадрового планування.

5. Планування витрат на персонал.

1. Режим планування

Конфігурація підтримує два режими кадрового планування: для компанії загалом («за центрами відповідальності») або в розрізі організацій («за структурою юридичних осіб»).

Вибір режиму кадрового планування здійснюється в налаштуванні параметрів обліку на вкладці «Управлінський облік» – «Набір персоналу ведеться» (Рис. 1):

• «за структурою юридичних осіб» – вакансії реєструються відповідно до структури організацій (довідник «Підрозділи організацій»). Фактичні дані для звітів збираються за даними підсистеми регламентованого кадрового обліку;
• «за центрами відповідальності» – вакансії реєструються відповідно до структури підприємства (довідник «Підрозділи»). Для отримання даних про фактичний склад персоналу аналізуються дані підсистеми управлінського кадрового обліку.

Рисунок 1 – налаштування параметрів обліку

Окрім перемикання в налаштуваннях параметрів обліку, режим може бути перемкнений в обробці «Кадрове планування» (Рис. 2).

Рисунок 2 – обробка «Кадрове планування»

За замовчуванням установлено режим планування «за центрами відповідальності». Якщо необхідно вести кадрове планування «за структурою юридичних осіб», то перед початком роботи з підсистемою кадрового планування режим кадрового планування необхідно перемкнути. Надалі, якщо в цьому виникне потреба, обраний режим кадрового планування можна змінити.

2. Перелік посад: посади та посади організацій

Список посад, що використовується для цілей кадрового планування та підбору персоналу, незалежно від обраного режиму планування, зберігається в довіднику «Посади» (Рис. 3).

Рисунок 3 – довідник «Посади»

При цьому кадровий облік у конфігурації ведеться в розрізі посад із довідника «Посади організацій» (Рис. 4). Детальніше про реквізити цього довідника описано в підрозділі «Штатний розпис» розділу «Кадровий облік» довідника «Праця та заробітна плата».

Рисунок 4 – довідник «Посади організацій»

Тобто функції планування потреби в кадрах і прийняття співробітників на роботу базуються на різних довідниках, «Посади» та «Посади організацій» відповідно. Причому це твердження не залежить від виду обліку. Зв'язок між посадами, у розрізі яких ведеться облік, і посадами, у розрізі яких ведеться кадрове планування (довідник «Посади»), установлюється в елементі довідника «Посади організацій» через реквізит «Посади» (Рис. 5).

Рисунок 5 – відповідність довідників «Посади організацій» і «Посади»

Таким чином, одній посаді організації може відповідати одна посада для набору персоналу, але одна посада для набору персоналу може використовуватися для різних посад організації, тобто посади для набору персоналу можуть бути більш укрупненими порівняно з посадами організації.

Якщо для посад, що використовуються під час планування потреб у персоналі, необхідна детальніша класифікація, ніж для посад кадрового обліку, можливі два варіанти ведення обліку:

1. Посада кадрового обліку описується кількома елементами довідника «Посади організації», кожному з яких відповідає «своя» посада для набору персоналу.
2. Кадрове планування ведеться укрупнено, а вимоги до посади за «відкритими» позиціями кадрового плану деталізуються в довіднику «Вакансії».

Основна складність під час використання першого варіанта – необхідність обирати «правильну» посаду зі списку аналогічних під час реєстрації кадрових подій. За другого варіанта щоразу в разі виникнення вакансії необхідно отримувати із зовнішнього джерела відомості про те, яка саме вакансія відкрилася, і вводити ці дані в конфігурацію.

3. Варіанти планування

Планувати потребу в персоналі в типовій конфігурації можна двома способами:

1. З використанням кадрового плану, як методу узагальненого планування, коли робочі місця групуються за загальними ознаками. Під робочим місцем мається на увазі комбінація: підрозділ і посада. Цей механізм використовується для планування потреб у персоналі, якщо немає потреби обумовлювати відмінності у вимогах та обов'язках для претендентів на робоче місце.
2. З використанням вакансій, як методу точного планування. Цей механізм дає змогу вести список окремих вакансій з описом вимог та умов на доповнення до тих, які описані для посади. Механізм використовується, якщо на одне робоче місце (посаду та підрозділ) потрібно підбирати претендентів відповідно до різних вимог. Наприклад, планується три посади бухгалтера, але заробітна плата у всіх буде різна або досвід роботи та інші компетенції мають відрізнятися, тобто якщо необхідно описати окремі вимоги до кандидатів на кожну з трьох вакансій.

Для формування потреби в персоналі та ведення списку вакансій призначено інструмент менеджера «Кадрове планування» (Рис. 6). Форма обробки поділена на дві основні області:

• нижня «Підприємство» – для перегляду та зміни кадрового плану;
• верхня «Вакансії» – призначена для роботи зі списком вакансій підприємства.

При цьому не слід дублювати інформацію, тобто одну вакансію потрібно вказувати один раз одним з описаних способів. Якщо в нижньому вікні вказати 3 бухгалтерів, а у верхньому вікні описати вакансію на 1-го бухгалтера, то у звітах щодо кадрового планування відображатимуться 4 вакансії.

Рисунок 6 – обробка «Кадрове планування»

За допомогою кнопок верхньої командної панелі (Рис. 6) із форми обробки можна викликати:

• за кнопкою «Набір персоналу» - інструмент для набору персоналу;
• за кнопкою «Штатний розпис» - форму регістру відомостей «Штатний розпис організацій»;
• за кнопкою «Звіти» - звіти за кадровим планом «Стан кадрового планування», «Виконання кадрового плану» та звіт «Коефіцієнт плинності кадрів». Докладний опис цих звітів розглядається в розділі «Звітність щодо кадрового планування».

Перед роботою в обробці «Кадрове планування» потрібно визначити режим кадрового планування, який використовуватиметься на підприємстві. Докладніше про вибір режиму описано вище в розділі «Режим планування».

3.1. Кадровий план

Кадровий план – це інформація про потреби в персоналі на той чи інший період, що зберігається відповідно до обраної користувачем структури: підрозділів підприємства або підрозділів організацій. Кадровий план можна назвати аналогом штатного розпису з тією різницею, що одиницями кадрового плану є посади для набору персоналу, тоді як штатний розпис складається в розрізі посад організацій. Крім того, кадровий план може формуватися за управлінською структурою підприємства (у розрізі елементів довідника «Підрозділи»), а штатний розпис завжди складається за структурою організацій (використовується довідник «Підрозділи організацій»).

Кадровий план містить інформацію про кількість можливих вакансій для робочого місця. Робота з кадровим планом ведеться за допомогою нижнього вікна обробки «Кадрове планування» (Рис. 7).

Рисунок 7 – нижня область обробки «Кадрове планування»

Обробка дає змогу аналізувати інформацію про заплановану та реальну чисельність працівників за кожною посадою підрозділу, а також про вакантні робочі місця.

Формування кадрового плану, а також внесення до нього змін і доповнень здійснюється за допомогою документа «Зміна кадрового плану». Створити новий документ можна за кнопкою «Новий документ» у формі обробки «Кадрове планування» (Рис. 8). Документ також може бути створений незалежно від обробки у вигляді окремого журналу.

Рисунок 8 – створення документа «Зміна кадрового плану» з обробки «Кадрове планування»

Змінити кадровий план можна також за кнопкою «Змінити кадровий план» у формі обробки «Кадрове планування» (Рис. 9).

Рисунок 9 – зміна кадрового плану в обробці «Кадрове планування»

Зміни в кадровому плані набирають чинності з дати, яка зазначена в реквізиті документа «Дата змін». У табличній частині документа вводяться рядки кадрового плану та зазначається кількість ставок, запланована за рядком на дату зміни.

У документі «Зміна кадрового плану» вибір підрозділу здійснюється з довідника «Підрозділи» або «Підрозділи організацій» залежно від режиму кадрового планування, а вибір посади – з довідника «Посади».

Документ можна заповнити за кнопкою «Заповнити за поточним станом» (Рис. 10), при цьому аналізуватиметься кадровий склад підприємства на дату зміни, і до табличної частини документа поміщаються рядки за зайнятими на дату зміни ставками.

Рисунок 10 – заповнення документа «Зміна кадрового плану»

Функція заповнення «Заповнити за поточним станом» має особливість: до табличної частини документа не додаються рядки за тими посадами організацій, для яких не встановлено відповідність посадам для набору персоналу. При цьому виводиться повідомлення про те, які посади не були включені (Рис. 11).

Рисунок 11 – помилка під час заповнення документа «Зміна кадрового плану»

Під час редагування кадрового плану слід звернути увагу на те, що «виведення» посади з кадрового плану (тобто на цьому робочому місці ніхто не працюватиме) означає, що необхідно оформити чергову зміну кадрового плану з нульовою запланованою кількістю працівників за цією посадою в цьому підрозділі (Рис. 12).

Рисунок 12 – «виведення» посади з кадрового плану

Для зменшення кількості ставок за будь-якою посадою необхідно створити документ «Зміна кадрового плану» для посади з кількістю ставок, що зменшується, та вказати кількість ставок, що залишилася. При цьому раніше наявна історія зміни планової кількості працівників зберігається. За необхідності відстежувати зміни кадрового плану з часом слід установити вид «Історія всіх змін» в обробці «Кадрове планування» (Рис. 13).

Рисунок 13 – вид «Історія всіх змін» в обробці «Кадрове планування»

Список документів, якими вносилися зміни до списку робочих місць за обраним підрозділом, відображається в нижній частині обробки «Кадрове планування». Перехід до редагування документа можливий безпосередньо зі списку (Рис. 14).

Рисунок 14 – перегляд документа «Зміна кадрового плану»

3.2. Вакансії

Довідник «Вакансії» призначений для отримання списку реальних вакансій, а також для опису та зберігання такої інформації, як: вакантні робочі місця, відповідальний за вакансію та заявник, планова дата закриття вакансії, вимоги до кандидата. Для роботи з інформацією про вакансії призначена область «Вакансії» у верхній частині обробки «Кадрове планування» (Рис. 15). Залежно від режиму кадрового планування (набору персоналу) в елементі довідника описується вакансія компанії або організації.

Рисунок 15 – верхня область обробки «Кадрове планування»

В обробці наявні кнопки для виконання найчастіше використовуваних дій: додавання, копіювання, редагування елемента, і вони винесені на командну панель. За кнопкою «Упорядкувати вакансії» можна вибрати колонку для сортування списку вакансій і режим відображення списку: показувати лише відкриті вакансії або всі вакансії з довідника. Повний перелік дій зі списком вакансій надає спадне підменю за кнопкою «Вакансії» (пункти також дублюються в контекстному меню, що викликається натисканням правої кнопки миші). Крім стандартних дій над елементами довідника, це меню також містить команду «Закрити» (Рис. 16), за допомогою якої можна, не відкриваючи форму елемента довідника, установити для вакансії позначку «Вакансія закрита».

Рисунок 16 – робота з областю «Вакансії» обробки «Кадрове планування»

У формі елемента довідника «Вакансії» (Рис. 17) зазначається посада, за якою відкривається вакансія, і задається найменування вакансії. За замовчуванням як найменування вакансії використовується найменування обраної посади. На вкладці «Основна» можна зазначити відповідального за вакансію, заявника (з довідника «Користувачі»), планову дату закриття вакансії та, в обов'язковому порядку, – підрозділ, у якому відкрито вакансію. На вкладці «Опис вакансії» можна уточнити вимоги, обов'язки та умови для вакансії (налаштування «Уточнити опис вакансій»). За замовчуванням ці відомості заповнюються з довідника «Посади» (налаштування «Використовувати опис вакансії з посади»).

Рисунок 17 – елемент довідника «Вакансії»

Кожна вакансія з довідника має ознаку: відкрита вона чи закрита. Після створення нова вакансія вважається відкритою. Після підбору персоналу на цю вакансію (або закриття вакансії з інших причин) для неї необхідно встановити прапорець «Вакансія закрита» або закрити її за допомогою обробки «Кадрове планування» (Рис. 16).

4. Звітність щодо кадрового планування

Із форми обробки «Кадрове планування» можна отримати звіти:

• «Стан кадрового плану» (Рис. 18) – дає змогу отримати поточний стан потреб у трудових ресурсах для аналізу укомплектованості персоналом. Цей звіт відображає список робочих місць підприємства з інформацією про кількість вакантних, запланованих і зайнятих ставок та іншими характеристиками робочих місць. Кількість запланованих робочих місць сукупно включає дані, внесені документами «Зміна кадрового плану», та дані довідника «Вакансії». Налаштування звіту дають змогу враховувати кількість закритих та/або незакритих вакансій.
• 
  Рисунок 18 – звіт «Стан кадрового плану»
  
  
• «Виконання кадрового плану» (Рис. 19) – показує відсоткове відношення кількості запланованих вакансій до кількості заповнених вакансій за зазначений період. Відсоток виконання кадрового плану може бути отриманий за кожним підрозділом у розрізі посад або за кожною посадою в розрізі підрозділів.
• 
  Рисунок 19 – звіт «Стан кадрового плану»

На характер інформації у звітах «Стан кадрового плану» та «Виконання кадрового плану» впливає режим кадрового планування.

• «Коефіцієнт плинності кадрів» (Рис. 20) – показує дані про середню чисельність працівників за підрозділами та посадами й відносні розміри вивільнених ставок унаслідок звільнення працівників за даними управлінського кадрового обліку. Коефіцієнт плинності кадрів являє собою відношення, виражене у відсотках, кількості звільнених працівників за період до середньооблікової ставки працівників за той самий період.
• 
  Рисунок 20 – звіт «Коефіцієнт плинності кадрів»

5. Планування витрат на персонал

Для реєстрації даних про заплановані витрати на оплату праці працівників призначено документ «Заплановані витрати на персонал». Докладніше про планування витрат на оплату праці описано у статті «Механізм планування витрат на персонал».