Облік відпрацьованого часу

Розрахунок зарплати за умови використання нарахувань із погодинною оплатою (за окладом, за тарифом, за місяць або за годинами) потребує інформації про відпрацьований час. У програмі не передбачено створення табелів обліку використання робочого часу співробітників.

У Налаштуванні обліку зарплати на вкладці Зарплата можна вказати робочий графік організації, згідно з яким визначатиметься нормативна кількість робочих днів у місяці. Однак указувати графіки роботи для організацій не обов’язково, якщо робочі дні збігаються з державним календарем. У цьому випадку в Налаштуванні обліку зарплати поле Графік роботи не заповнюється. Під час розрахунку зарплати використовується виробничий календар Україна, доступний у розділі програми Зарплата і кадри — Довідники та налаштування — Виробничі календарі.

У Налаштуванні обліку зарплати графік обирається з довідника Графіки роботи, доступного в розділі програми Зарплата і кадри — Довідники та налаштування — Графіки роботи. У довіднику може бути кілька графіків для різних організацій: П’ятиденний, Шестиденний тощо.

Кількість робочих годин у день, зазначена в графіку, не впливає на розрахунок зарплати. Тривалість дня завжди вважається рівною 8 годинам, тобто кількість годин за місяць завжди визначається множенням кількості робочих днів на 8.

Графік можна заповнити вручну, але зручніше заповнювати його за шаблоном. Шаблоном є Виробничий календар — Україна. Із шаблону беруться робочі та святкові дні, якщо встановлено опцію Враховувати свята. За допомогою реквізитів Шаблон заповнення можна змінити розташування робочих і вихідних днів. Кількість робочих годин також можна вказати, хоча це ні на що не впливає.

Зверніть увагу! Перед початком кожного календарного року слід заповнювати виробничий календар, а потім — графіки роботи за шаблоном, якщо графіки використовуються. Послідовність заповнення виробничого календаря:

• обрати рік і виконати первинне заповнення кнопкою Заповнити за замовчуванням;
• проаналізувати заповнення святкових і передсвяткових днів та дати перенесення на робочі дні, якщо свята припадають на вихідні; за потреби відредагувати. Для цього слід виділити день і натиснути праву кнопку миші. Залежно від потреби слід вибрати дію «Перенести день» або «Змінити день».
• заповнений Виробничий календар слід записати кнопкою Записати і закрити.

Результат розрахунку можна переглянути й роздрукувати кнопкою Друк. За умови заповнення виробничого календаря в документах Нарахування зарплати, що створюватимуться, показники табличної частини Норма днів за місяць і Норма годин за місяць заповнюватимуться автоматично згідно з календарем.

За замовчуванням вважається, що фактично відпрацьований співробітником час збігається з нормативним часом з урахуванням кадрових документів. У разі реєстрації прийняття на роботу або звільнення протягом місяця система автоматично визначає неповну кількість робочих днів. У разі кадрових змін система також автоматично нарахує зарплату за різними ставками відповідно до періоду зміни.

Заповнення графіка роботи

Якщо фактично відпрацьований час не збігається з нормативним з інших причин, у документі розрахунку зарплати слід вручну виправити показники відпрацьованого часу. Якщо були хвороби, відпустка, відрядження, прогули або інші відхилення, кількість відпрацьованих днів слід указувати безпосередньо в документі Нарахування зарплати.

Реєстрація відпрацьованого часу

Наприклад, Аксьонов А. П. прийнятий на роботу з 13 числа, тому система автоматично розрахувала, що відпрацьовано не 21, а 15 днів. Відпрацьований час Абдулова виправлено вручну.