Оформлення операцій з нарахування та виплати авансу і заробітної плати

Нарахування та підготовка до виплати авансу

Попередньо до процесу оформлення операцій нарахування заробітної плати слід провести такі документи: «Введення відомостей про планові нарахування працівників», «Введення відомостей про індексований дохід» (для сумісників), а також у ситуації, якщо працівник має податкову соціальну пільгу, → «Заява на застосування пільги ПДФО».

Документ «Введення відомостей про планові нарахування працівників» дає можливість реєструвати потребу нарахування, зміни або припинення незмінних надбавок і доплат. Не утворюючи проведень у бухгалтерському обліку, він разом із документами «Наказ про прийом» і «Кадрове переміщення» становить переміщення за регістром даних «Планові нарахування працівникам організації». Базуючись на цій інформації, надалі оформляється документ «Нарахування зарплати працівникам організації».

Документ «Заява на застосування пільги ПДФО» не формує проведень, дані лише фіксуються в регістрі відомостей «Пільги працівників організації». Переважно заява вводиться одразу на підставі «Наказу про прийом».

Відчутну роль відіграє і документ «Введення відомостей про індексований дохід», який дає змогу реєструвати суми проіндексованого доходу сумісників на різних підприємствах. Документ, так само як і попередні, не формує проведень у бухгалтерському обліку.

Нижче в таблиці наведено перелік стандартних господарських операцій, пов'язаних із нарахуванням і виплатою заробітної плати працівникам, а також документи, якими ці операції оформлюються.

Таблиця

Господарські операції за розділом

Нарахування та підготовка до виплати авансу

Суб'єкти господарювання повинні нараховувати та виплачувати аванс працівникам за реально відпрацьований час.

У програмі для нарахування авансу використовують документ «Нарахування зарплати працівникам організації», при цьому на вкладці «Нарахування» необхідно встановити прапорець навпроти опції «Попередній розрахунок». Екранна форма документа незначно зміниться, усі вкладки, крім «Нарахування», зникнуть.

Організація, місяць нарахування та норма днів за місяць (якщо заповнений регламентований календар) буде автоматично відображена в шапці документа. У рядку «За половину місяця: днів» програма автоматично зазначає половину робочих днів місяця. Інформація з цього рядка використовується під час розрахунку авансу.

Аванс розраховується таким чином: оклад працівника ділиться на кількість робочих днів місяця та множиться на фактично відпрацьовані дні.

Усі поля шапки документа можна виправляти. Наприклад, у разі якщо аванс виплачується за 8 відпрацьованих днів, у полі «За половину місяця: днів» необхідно вписати саме цю кількість днів.

Заповнювати документ раціонально через механізм автозаповнення. Нараховувати можна як по всьому підприємству, так і за конкретним підрозділом. В останньому випадку поле «Підрозділ» має бути заповнене.

Наприклад, обравши підрозділ адміністрації та натиснувши кнопку «Заповнити - Списком працівників» на командній панелі першої табличної частини, ви заповните документ списком усіх співробітників адміністрації організації.

Після зазначення працівників, яким здійснюється нарахування авансу, на вкладці «Нарахування» слід послідовно натиснути кнопки «Заповнити» і «Розрахувати».

Важливо! Документ «Нарахування зарплати працівникам організації» під час нарахування авансу проведень не формує.

Виплата авансу

Перед виплатою авансу в програмі потрібно провести документ «Зарплата до виплати організацій». У ньому можливо розрахувати утримання з авансу та на виході дізнатися суму до виплати.

Під час роботи з документом у полі «Вид виплати» необхідно вибрати пункт «Аванс за попереднім розрахунком». Далі на командній панелі документа натискаєте кнопку «Заповнити → За характером виплати», у результаті таблична частина заповниться сумами з документа «Нарахування зарплати працівникам організації».

Важливо! Місяць нарахування в документах «Нарахування зарплати працівникам організації» і «Зарплата до виплати організацій» має бути однаковим.

Для розрахунку суми податків натисніть кнопку «Розрахувати податки», вкладки «Внески», «Внески ФОП» і «ПДФО» будуть оформлені автоматично. А сума до виплати у верхній табличній частині документа буде зменшена на суму утримуваних податків. Далі виплата авансу здійснюється за типовою методикою, її ми розглянемо нижче.

Під час проведення документ не формує проведень. Тому після виплати заробітної плати працівникам рахунок 661 піде в мінус.

ПДФО застосовується під час нарахування авансу, якщо інше не задано в обліковій політиці підприємства щодо персоналу. Це видно на прикладі працівниці Горбатової І. І.

З її заробітної плати відраховано лише ЄСВ у розмірі 5,31 грн.