Оплата працівникам, розрахунки з бюджетом і фондами, звітність з ПДФО

Виплата зарплати працівникам

Платіжні відомості

Реєстрація факту виплати

Розрахунок і виплата авансу працівникам

Перерахування ПДФО та внесків до бюджету і фондів

Важливо!!!

Перерахування ПДФО та внесків з авансових платежів

Перерахування ПДФО без виплати працівникам

Відображення даних про заробітну плату у звіті "1-ДФ"

Розрахунки за нарахуваннями за рахунок ФСС

Виплата зарплати працівникам

Виплату зарплати можна здійснювати як готівковими коштами, так і безготівково – відбувається перерахування заробітної плати на особисті карткові рахунки працівників. Інформація про картку (її номер і банк) та спосіб оплати (через банк або касу), що використовується за замовчуванням, зберігаються в періодичному регістрі даних "Параметри виплати ЗП працівників". Така інформація вноситься документом "Введення відомостей про банківські картки працівників" (Заробітна плата - Виплата заробітної плати через банк). Інформація про банківські картки за замовчуванням підставляється під час формування відомостей на виплату зарплати. Якщо інформація про картку працівника не заповнена, то за замовчуванням здійснюється спосіб оплати "Через касу". Проаналізувати інформацію про способи виплати та банківські картки можна, відкривши регістр відомостей "Параметри виплати ЗП працівників" (Заробітна плата - Виплата заробітної плати через банк).

Виплату зарплати готівковими коштами можна оформлювати за допомогою загальної платіжної відомості або автоматично сформувавши пачку видаткових касових ордерів за працівниками. Також суми заробітної плати можуть бути депоновані. Під час виплати заробітної плати є можливість автоматично сформувати пакет документів для перерахування до бюджету обов'язкових податків і внесків.

У конфігурації виплата заробітної плати здійснюється у два етапи:

• створення платіжних відомостей, якими фіксуються суми, що виплачуються кожному працівнику, та забезпечується друк вихідних форм;

• оформлення платіжних документів для відображення взаєморозрахунків з працівниками.

Платіжні відомості

Суми до виплати відображає "Зарплата до виплати організацій". За допомогою цього документа відбувається формування відомостей на виплату заробітної плати працівникам, а також перерахування сум ПДФО та внесків (див. Рис. 1). Документ "Зарплата до виплати організацій" не формує рухів, (за винятком виду виплати "Закриття періоду" та випадку виплати боргів із зарплати, ПДФО з якої раніше перераховано до бюджету). Створення цього документа є обов'язковим. У документах "Зарплата до виплати організацій" фіксуються не лише суми виплати працівнику, а й на вкладці "ПДФО" суми податку та доходу за період виплати. Інформація з вкладки "ПДФО" використовується під час перерахування ПДФО до бюджету для розбиття загальної суми податку за працівниками.

В одній платіжній відомості можна реєструвати одночасно виплату через банк і касу.

Рис.1. Зарплата до виплати

Друковану форму відомості можна отримати за всім документом загалом, окремо за касою, окремо за кожним банком.

Документ заповнюється автоматично (клавіша "Заповнити- за характером виплати"), призначеним списком працівників або залежно від обраного в документі методу оплати. Під час округлення сум, що виплачуються, наприклад, до цілого, відомість формується без копійок, а сума копійок переноситься на наступний місяць.

Перелік методів оплати міститься у довіднику "Види виплат".

Рис.2. Види виплат

У довіднику "Види виплати" створено визначені елементи, кожному з яких відповідає свій алгоритм автоматичного заповнення платіжної відомості та організація рухів під час проведення платіжних документів. Так, окремі режими передбачено для виплати дивідендів, депонентів, авансу; спеціальні режими для перерахування внесків і податку на дохід, що не є заробітною платою ("ПДФО Контрагентам"), а також для перерахування податків без виплати зарплати. Види виплати "Черговая виплата з погашенням боргів" і "Погашення боргів" дають можливість за однією відомістю оплатити заробітну плату за кілька періодів. Вид виплати "Закриття періоду" дозволяє перенести залишки заробітної плати, яка ще не була виплачена, на наступний місяць.

Користувач може доповнювати список видів виплат для заповнення відомостей при міжрозрахункових виплатах. Якщо при міжрозрахункових виплатах або виплатах авансу потрібне перерахування податків і внесків, то розрахунок сум для перерахування здійснюється безпосередньо в документах "Зарплата до виплати організацій" за кнопкою "Розрахувати податки". Ця кнопка доступна, якщо обрано вид виплати, для якого встановлено прапорець "Розраховувати внески" (у довіднику "Види виплат"). Також можна вказувати спосіб розрахунку: "від зворотного".

Реєстрація факту виплати

Факт виплати працівникам, тобто зміна стану взаєморозрахунків із працівниками, реєструється платіжними документами:

• для виплати через касу оформлюється документ "Видатковий касовий ордер" на всю відомість або на кожного працівника:

  • видатковий ордер на відомість формується введенням на підставі "Зарплата до виплати організацій". У всіх рядках документа має бути встановлена "виплаченість" зарплати або зазначена необхідність депонування;

  • поіменні видаткові ордери формуються за потреби аналізу "Виплата зарплати видатковими ордерами" (за кнопкою "Перейти" командної панелі "Зарплата до виплати організацій"). Ордери формуються лише за рядками, у яких встановлена "виплаченість";

• для перерахування до банку (на картки працівників) оформлюється документом "Платіжне доручення вихідне". Платіжне доручення також формується введенням на підставі документа "Зарплата до виплати організацій".

Платіжними документами здійснюються проводки з виплати заробітної плати в розрізі працівників, відповідно до платіжної відомості.

Розрахунок і виплата авансу працівникам

Оформлювати виплату авансу можна за результатами попереднього розрахунку зарплати за першу частину місяця за базовими нарахуваннями працівників.

Рис.3. Розрахунок і виплата авансу

Розрахунок сум авансу (зарплати за першу половину місяця) здійснюється "Нарахування зарплати працівникам організації" із встановленням прапорця "Попередній розрахунок" (у табличній частині "Нарахування"). У такому режимі документ застосовується лише для первісного розрахунку сум нарахувань за половину місяця виходячи з розміру основного нарахування працівника.

Документ нарахування заробітної плати в режимі попереднього розрахунку не формує рухів (проводок) і не впливає на інші розрахунки (а також і на наступний остаточний розрахунок). У такому документі не розраховуються податки й внески, цю функцію покладено на розрахунковий документ "Зарплата до виплати організацій". Для подальшого остаточного розрахунку зарплати за цілий місяць вводиться наступний документ "Нарахування зарплати працівникам організації".

Щоб сплатити аванс, необхідно сформувати документ "Зарплата до виплати організацій" з видом виплати "Аванс (за попереднім розрахунком)", заповнити його "За характером виплати", після цього скористатися кнопкою "Розрахувати податки" (див. Рис. 3). При цьому будуть заповнені вкладки "Внески", "Внески ФОП", "ПДФО", а сума до виплати буде зменшена на суму ПДФО та ЄСВ.

Для реєстрації факту виплати авансу слід створити платіжне доручення або видатковий касовий ордер (див. вище). Для розрахунків із бюджетом слід створити платіжні доручення, про це розповідається далі.

Перерахування ПДФО та внесків до бюджету і фондів

За будь-якого способу виплати заробітної плати мають бути сформовані платіжні доручення для сплати до бюджету податків і внесків. Платіжні доручення можуть бути сформовані вручну або автоматично.

Важливо!!!

У платіжних дорученнях обов'язково мають бути посилання на документ "Зарплата до виплати організацій", оскільки цей документ, окрім складання відомостей на виплату заробітної плати, виконує функції підготовки до виплати сум ПДФО та Внесків до фондів соціального страхування. Така підготовка необхідна для складання регламентованої звітності.

Автоматичне створення пакета платіжних доручень реалізується за допомогою обробки "Формування платіжних документів за внесками до фондів". Її можна викликати за кнопкою "Перейти" з типової форми документа "Зарплата до виплати організацій" внесків. Для автоматичного формування необхідно попередньо ввести інформацію про параметри платіжних доручень до неперіодичного регістру даних "Параметри платіжних документів за внесками до фондів" (Заробітна плата - Облік ПДФО та внесків).

Рис.4. Параметри платіжних документів

У цьому регістрі задаються рахунок бухгалтерського обліку внеску (податку) та платіжні реквізити одержувачів платежів. У графі "Стаття податкової декларації" для внесків до фондів зазначається посилання на статтю звіту, що відповідає ставці ЄСВ.

Необхідно використовувати різні схеми документообігу для ситуацій, коли перераховуються вже нараховані податки, внески та коли перераховуються податки і внески з авансових виплат працівникам, коли перераховується ПДФО, а зарплата працівникам не видається. Далі розглядаються ці схеми.

Перерахування податку та внесків з нарахованої заробітної плати

Рис.5. Чергова виплата

Перерахування ПДФО, утриманого з працівників, відображається платіжним дорученням із посиланням на відомість із розрахунком за черговими виплатами "Чергова виплата" або "Чергова виплата з погашенням боргів".

Тобто для виплати нарахованої зарплати та перерахування податків і внесків необхідно створити й провести такі документи:

1. "Зарплата до виплати організацій" з розрахунком виплати "Чергова виплата";

2. "Зарплата до виплати організацій" з розрахунком виплати " Перерахування внесків до фондів (чергова)";

3. "Видатковий касовий ордер" або "Платіжне доручення вихідне" з видом операції "Перерахування заробітної плати" та з посиланням на першу відомість;

4. "Платіжне доручення вихідне" з видом операції "Перерахування податку" на перерахування ПДФО з посиланням на першу відомість;

5. "Платіжні доручення вихідні" з розрахунком операції "Перерахування податку" на кожен внесок із посиланнями на другу відомість.

Для створення платіжних доручень із розрахунком операцій "Перерахування податку" (кроки 4 і 5) призначена обробка "Формування платіжних документів за внесками до фондів" (Заробітна плата - Облік ПДФО та внесків або за кнопкою "Перейти" з документа "Зарплата до виплати організацій"). В обробці слід зазначити дату платежу та в таблиці "Документи нарахування" перелічити всі створені на 1-му та 2-му кроках операції "Зарплата до виплати організацій". Потім послідовно натиснути кнопки "Створити" та "Провести".

Перерахування ПДФО та внесків з авансових платежів

Для перерахування ПДФО та обов'язкових внесків до фондів з авансових виплат працівникам має бути створена відомість виплати працівникам із сумами виплат "Аванс (за попереднім розрахунком)" або іншим видом, у якого встановлено ознаку розрахунку внесків. У платіжних документах про перерахування ПДФО та внесків мають бути посилання на цю відомість. Порядок створення доручень такий самий, як і в попередньому випадку.

Перерахування ПДФО без виплати працівникам

Якщо потрібно сплатити до бюджету суму утриманого податку, але зарплата працівникам не видається, то слід сформувати документи:

"Зарплата до виплати організацій" з розрахунком операцій "Перерахування ПДФО (без виплати зарплати)". У табличній частині "ПДФО" буде заповнена лише графа "ПДФО", графа "Дохід" залишиться незаповненою";

"Платіжне доручення вихідне" з видом операції "Перерахування податку" на перерахування ПДФО з посиланням на цю відомість.

У майбутньому, коли потрібно буде виплатити зарплату, необхідно буде сформувати документ "Зарплата до виплати організацій" з видом виплати "Чергова виплата" або "Чергова виплата з погашенням боргів". Під час заповнення цієї відомості в табличній частині "ПДФО" буде заповнена лише графа "Дохід", графа "ПДФО" залишиться незаповненою".

Якщо потрібно перерахувати ПДФО у розмірі, що перевищує розрахункову суму, то слід звичайним чином заповнити відомість ("Зарплата до виплати організацій" з видом виплати "Чергова виплата") і додати в табличній частині "ПДФО" рядок з одним із працівників, зазначивши в ньому суму переплати, тобто перевищення суми платежу над сумою заборгованості. Далі сформувати "Платіжне доручення вихідне" з видом операції "Перерахування податку" на перерахування ПДФО з посиланням на цю відомість. У наступному періоді, коли переплата буде зараховуватися в рахунок поточного платежу, слід сформувати "Зарплата до виплати організацій" з видом виплати "Чергова виплата з погашенням боргів", при цьому переплата з ПДФО буде врахована автоматично. Потім звичайним чином формуються платіжні документи.

Відображення даних про заробітну плату у звіті "1-ДФ"

Регламентований звіт "1-ДФ" формується за даними регістру накопичення "Взаєморозрахунки з ПДФО":

• у графі "Сума нарахованого доходу (За)" відображається сума нарахованого за період заробітку (дані графи "Дохід" вкладки "ПДФО" документів "Нарахування зарплати працівникам організації");

• у графі "Сума утриманого податку: нараховано (4а)" відображається сума ПДФО, утриманого з працівника за період (дані графи "Податок" вкладки "ПДФО" документів "Нарахування зарплати працівникам організації");

• у графі "Сума виплаченого доходу (3)" відображається сума доходу працівника, зафіксованого протягом періоду в документах "Зарплата до виплати організацій" (вкладка "ПДФО"), за умови, що проведені платіжні доручення з видом операції "Перерахування податку" та посиланням на відомості;

• у графі "Сума утриманого податку: перераховано (4)" відображається сума ПДФО, зафіксована протягом періоду в документах "Зарплата до виплати організацій" (вкладка "ПДФО"), за умови, що проведені платіжні доручення з видом операції "Перерахування податку" та посиланням на відомості.

Таким чином, для відображення у звіті "1-ДФ" суми виплаченого доходу та перерахованого до бюджету податку на доходи працівників організацій необхідно сформувати "Зарплата до виплати організацій" на виплату працівникам і "Платіжне доручення вихідне" на сплату податку з посиланням на "Зарплата до виплати організацій".

Розрахунки за нарахуваннями за рахунок ФСС

Нарахування за рахунок ФСС розраховуються вручну та зазначаються в "Нарахування зарплати працівникам організації" на вкладці "Нарахування". Для цього має бути створений вид розрахунку (див. Списки нарахувань і утримань).

Отримання фінансування від ФСС відображається документом "Платіжне доручення вхідне" з видом операції "Надходження коштів від ФСС". У цьому документі зазначається спеціальний розрахунковий рахунок організації. Щоб цей рахунок підставлявся в документ автоматично, слід зазначити цей рахунок у довіднику "Організації" в реквізиті "Банківський рахунок для розрахунків з ФСС".

Рахунок бухгалтерського обліку, на якому ведеться облік розрахунків із фондом соціального страхування, зазначається в регістрі даних "Варіанти алгоритмів розрахунку зарплати" (меню "Сервіс").

Відображення у "1ДФ" доходів, що не є заробітною платою

У конфігурації передбачена можливість реєстрації доходів, які не мають відношення до зарплати (дохід приватного підприємця, отримані аліменти), та введення їх до регламентованого звіту "Форма 1-ДФ". Для цього призначений документ "Відображення взаєморозрахунків з контрагентами в 1-ДФ" (Зарплата —" Облік ПДФО). Документ можна заповнити:

Щомісячні операції з нарахування та виплати зарплати