Відображення прийняття на роботу на випробувальний строк у конфігурації Зарплата і Управління Персоналом для України (редакція 2.1)

Облік випробувального строку ведеться як у регламентованому, так і в управлінському обліку та залежить від режиму, який вибрано в налаштуванні параметрів обліку на вкладці «Управлінський облік». Для цілей управлінського обліку встановлюється режим «Набір персоналу ведеться: За центрами відповідальності», для регламентованого – «Набір персоналу ведеться: За структурою юридичних осіб» (рис. 1).

Рисунок 1 – налаштування параметрів обліку

Крім налаштування параметрів обліку режим може бути перемкнено в обробці «Кадрове планування» (рис. 2).

Рисунок 2 – обробка «Кадрове планування»

Облік випробувального строку базується на фіксації даних у регістрі відомостей «Стан працівників на випробувальному строку». Якщо в документі «Прийняття на роботу в організацію», у реквізиті «Випробувальний строк» зазначено значення, відмінне від нуля, то в регістрі відомостей «Стан працівників на випробувальному строку» фіксується стан «Прийнятий на випробувальний строк» (рис. 3). Проаналізувати список працівників, які перебувають на випробувальному строку, можна, відкривши форму регістру відомостей «Стан працівників на випробувальному строку».

Рисунок 3 – відомостей «Стан працівників на випробувальному строку»

Для відображення прийняття на роботу з випробувальним строком в управлінському обліку (увімкнено режим «За центрами відповідальності») необхідно в документі «Прийняття на роботу» (рис. 4):

• у реквізиті «Випробувальний строк» зазначити значення «З випробувальним строком»;
• у реквізиті «По» зазначити дату закінчення випробувального строку (дату нагадування про необхідність створення документа «Результат випробувального строку», який використовується і в управлінському, і в регламентованому обліку).

Рисунок 4 – документ «Прийняття на роботу»

Якщо в документі зазначено «Без випробувального строку», то дата «По» – це дата звільнення (нагадування про необхідність створення документа «Звільнення», наприклад, за допомогою обробки «Показ запланованих подій щодо персоналу»).

Як сказано на вкладці «Довідка», строк випробування включається до загального трудового стажу і в період випробування на працівників поширюється трудове законодавство. Для цього після відображення прийняття на роботу співробітника необхідно також внести інформацію про його стаж до регістру відомостей «Початкові відомості про стаж працівників організації». Докладніше читайте у статті «Облік стажу працівників організації».

Як сказано на вкладці «Довідка», до початку роботи під час укладення трудового договору роботодавець зобов'язаний роз'яснити працівникові його права та обов'язки, поінформувати під розпис про умови праці, ознайомити з посадовою інструкцією, правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором, визначити робоче місце й проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної безпеки. Докладніше читайте у статті «Посадові інструкції. Особливості та порядок складання в конфігурації «Зарплата і Управління Персоналом для України» (редакція 2.1)».

Як сказано на вкладці «Довідка», якщо випробувальний строк минув і працівник продовжує працювати, то він вважається таким, що пройшов випробування, і його подальше звільнення допускається лише на загальних підставах. Для фіксації закінчення випробувального строку в типовій конфігурації слід створити документ «Результат випробувального строку» (рис. 5), зазначивши в ньому рішення за результатами випробувального строку:

• Позитивний – таке рішення свідчить про те, що працівник успішно пройшов випробувальний строк і залишається працювати в організації. При цьому після проведення документа в регістрі відомостей «Стан працівників на випробувальному строку» буде зазначено «Прийнятий на роботу»;
• Продовжений – таке рішення не змінює становища працівника. За такого рішення в документі слід зазначити дату, до якої строк продовжується. Таке рішення, наприклад, може бути прийнято, якщо працівник був відсутній у період випробування на роботі у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або з інших поважних причин (див. докладніше розділ «Довідка»);
• Негативний – таке рішення свідчить про те, що працівник не пройшов випробувальний строк, про що робиться запис до регістрів відомостей «Стан працівників на випробувальному строку» та «Заплановані події щодо персоналу». За такого рішення має бути створено документ «Звільнення з організації».

Рисунок 5 – документ «Результат випробувального строку»

Для автоматизації процесу створення документа «Результат випробувального строку», а також наказу про звільнення у разі негативного рішення, використовується механізм нагадувань. Для його роботи слід у документі «Прийняття на роботу в організацію» крім реквізиту «Випробувальний строк» заповнити реквізити табличної частини «По» та встановити прапорець «Нагадати» (видимість цих реквізитів вмикається за допомогою налаштування списку табличної частини). У такому разі під час заповнення обробки «Показ запланованих подій щодо персоналу» за період, до якого потрапляє дата закінчення випробувального строку (значення реквізиту «По»), буде запропоновано створення документа «Результат випробувального строку» (рис. 6).

Рисунок 6 – створення документа «Результат випробувального строку» за допомогою обробки «Показ запланованих подій щодо персоналу»

Поле «Дата зміни» - це дата прийняття рішення. Автоматично воно заповнюється з документа «Прийняття на роботу в організацію» і за потреби може бути відкориговане.

Якщо ж у документі «Прийняття на роботу в організацію» зазначено дату закінчення випробувального строку, але прапорець «Нагадати» не встановлено, то з дати «По» співробітник автоматично вважатиметься звільненим і проводити документ звільнення не потрібно. Тобто фіксується тимчасове прийняття на роботу.

Облік випробувального строку в управлінському обліку, заснований на механізмі нагадування за допомогою обробки «Показ запланованих подій щодо персоналу», не залежить від налаштувань кадрової політики та ведення обліку випробувального строку в регламентованому обліку.

Якщо облік випробувального строку ведеться не в регламентованому, а в управлінському обліку, тобто в налаштуванні параметрів обліку, на вкладці «Управлінський облік» увімкнено режим «Набір персоналу ведеться: За центрами відповідальності» (див. рис. 1), то для цілей регламентованого обліку фіксації випробувального строку в регістрі відомостей «Стан працівників на випробувальному строку» не відбувається. Але на дату закінчення випробувального строку можна запланувати нагадування про те, що працівника слід звільнити, якщо він не пройшов випробувальний строк (рис. 7).

Рисунок 7 – створення документа «Звільнення з організації» за допомогою обробки «Показ запланованих подій щодо персоналу»