1С:Предприятие 8.2 /
Зарплата и Управление Персоналом для Украины /
Управление персоналом

Оглавление

Планирование потребностей в персонале

1. Режим планирования

2. Перечень должностей: должности и должности организаций

3. Варианты планирования

3.1. Кадровый план

3.2. Вакансии

4. Отчетность по кадровому планированию

5. Планирование затрат на персонал

В статье описан порядок оформления процесса планирования потребностей в персонале в конфигурации « Зарплата и Управление Персоналом для Украины », редакция 2.1. Информация, приведенная в данной статье также актуальна для конфигурации «Управление производственным персоналом для Украины», редакция 1.3.

Под планированием потребностей в персонале, в конфигурации подразумевается планирование количественного, должностного состава кадров предприятия, формирование списка вакансий для набора персонала, а также определение затрат на персонал.

Совокупность сведений о запланированном количестве ставок в разрезе должностей и подразделений в конфигурации называется «кадровым планом».

Основным инструментом, с помощью которого ведется в конфигурации работа по планированию потребностей в персонале, является обработка «Кадровое планирование». С помощью данной обработки можно посмотреть список актуальных вакансий предприятия и сводную информацию о текущем состоянии кадрового плана , а также сформировать отчеты для анализа кадрового плана и динамики сокращения кадрового состава.

Порядок рассмотрения вопросов:

1. Режим планирования.

2. Перечень должностей: должности и должности организаций.

3. Варианты планирования:

3.1. Кадровый план.

3.2. Вакансии.

4. Отчетность по кадровому планированию.

5. Планирование затрат на персонал.

1. Режим планирования

Конфигурация поддерживает два режима кадрового планирования : для компании в целом (« по центрам ответственности ») или в разрезе организаций (« по структуре юридических лиц »).

Выбор режима кадрового планирования осуществляется в настройке параметров учете на закладке «Управленческий учет» – «Набор персонала ведется» (Рис. 1):

• «по структуре юридических лиц» – вакансии регистрируются в соответствии со структурой организаций (справочник « Подразделения организаций »). Фактические данные для отчетов собираются по данным подсистемы регламентированного кадрового учета;
• «по центрам ответственности» – вакансии регистрируются в соответствии со структурой предприятия (справочник «Подразделения»). Для получения данных о фактическом составе персонала анализируются данные подсистемы управленческого кадрового учета.

Рисунок 1 – настройка параметров учета

Кроме переключения в настройках параметров учета , режим может быть переключен в обработке «Кадровое планирование» (Рис. 2).

Рисунок 2 – обработка «Кадровое планирование»

По умолчанию установлен режим планирования «по центрам ответственности». Если необходимо вести кадровое планирование «по структуре юридических лиц», то перед началом работы с подсистемой кадрового планирования, режим кадрового планирования необходимо переключить. В дальнейшем, если в этом возникнет необходимость, выбранный режим кадрового планирования можно изменить.

2. Перечень должностей: должности и должности организаций

Список должностей, используемый для целей кадрового планирования и подбора персонала, вне зависимости от выбранного режима планирования, хранится в справочнике «Должности» (Рис. 3).

Рисунок 3 – справочник «Должности»

При этом кадровый учет в конфигурации ведется в разрезе должностей из справочника « Должности организаций » (Рис. 4). Подробнее о реквизитах данного справочника описано в подразделе « Штатное расписание » раздела «Кадровый учет» справочника « Труд и заработная плата ».

Рисунок 4 – справочник «Должности организаций»

Т. е. функции планирования потребности в кадрах и приема сотрудников на работу базируются на различных справочниках, «Должности» и « Должности организаций » соответственно. Причем это утверждение не зависит от вида учета. Связь между должностями, в разрезе которых ведется учет, и должностями, в разрезе которых ведется кадровое планирование (справочник «Должности») устанавливается в элементе справочника «Должности организаций» через реквизит «Должности» (Рис. 5).

Рисунок 5 – соответствие справочников «Должности организаций» и «Должности»

Таким образом, одной должности организации может соответствовать одна должность для набора персонала, но одна должность для набора персонала может использоваться для различных должностей организации, т.е. должности для набора персонала могут быть более укрупненными по отношению к должностям организации.

В случае если для должностей, используемых при планировании потребностей в персонале, необходима более детальная классификация, чем для должностей кадрового учета, возможны два варианта ведения учета:

1. Должность кадрового учета описывается несколькими элементами справочника «Должности организации», каждому из которых соответствует «своя» должность для набора персонала.
2. Кадровое планирование ведется укрупненно, а требования к должности по «открытым» позициям кадрового плана детализируется в справочнике «Вакансии».

Основная сложность при использовании первого варианта – необходимость выбирать «правильную» должность из списка аналогичных при регистрации кадровых событий. При втором варианте каждый раз необходимо при возникновении вакансии получать из внешнего источника сведения о том, какая именно вакансия открылась, и вводить эти данные в конфигурацию.

3. Варианты планирования

Планировать потребность в персонале в типовой конфигурации можно двумя способами:

1. С использованием кадрового плана, как метода обобщенного планирования, когда рабочие места группируются по общим признакам. Под рабочим местом подразумевается комбинация: подразделение и должность. Этот механизм используется для планирования потребностей в персонале, если нет необходимости оговаривать различия в требованиях и обязанностях для претендентов на рабочее место.
2. С использованием вакансий, как метода точного планирования. Этот механизм позволяет вести список отдельных вакансий с описанием требований и условий в дополнения к тем, которые описаны для должности. Механизм используется, если на одно рабочее место (должность и подразделение) требуется подбирать претендентов в соответствии с разными требованиями. Например, планируется три должности бухгалтера , но зарплата у всех будет разная или опыт работы и другие компетенции должны отличаться, т.е. если необходимо описать отдельные требования к кандидатам на каждую из трех вакансий.

Для формирования потребности в персонале и ведения списка вакансий предназначен инструмент менеджера «Кадровое планирование» (Рис. 6). Форма обработки разделена на две основные области:

• нижняя «Предприятие» – для просмотра и изменения кадрового плана;
• верхняя «Вакансии» – предназначена для работы со списком вакансий предприятия.

При этом не следует дублировать информацию, то есть одну вакансию нужно указывать один раз одним из описанных способов. Если указать в нижнем окне 3 бухгалтера, а в верхнем окне описать вакансию на 1-го бухгалтера, то в отчетах по кадровому планированию будет отображаться 4 вакансии.

Рисунок 6 – обработка «Кадровое планирование»

С помощью кнопок верхней командной панели (Рис. 6) из формы обработки можно вызвать:

• по кнопке «Набор персонала» - инструмент для набора персонала;
• по кнопке «Штатное расписание» - форму регистра сведений « Штатное расписание организаций »;
• по кнопке «Отчеты» - отчеты по кадровому плану «Состояние кадрового планирования», «Исполнение кадрового плана» и отчет «Коэффициент текучести кадров». Подробное описание данных отчетов рассматривается в разделе « Отчетность по кадровому планированию».

Перед работой в обработке «Кадровое планирование» нужно определить режим кадрового планирования, который будет использоваться на предприятии. Подробнее о выборе режима описано выше в разделе «Режим планирования».

3.1. Кадровый план

Кадровый план – это информация о потребностиях в персонале на тот или иной период, хранящаяся в соответствии с выбранной пользователем структурой: подразделений предприятия или подразделений организаций . Кадровый план можно назвать аналогом штатного расписания, с той разницей, что единицами кадрового плана являются должности для набора персонала, тогда как штатное расписание составляется в разрезе должностей организаций. Кроме того, кадровый план может формироваться по управленческой структуре предприятия (в разрезе элементов справочника «Подразделения»), а штатное расписание всегда составляется по структуре организаций (используется справочник « Подразделения организаций »).

Кадровый план содержит информацию о количестве возможных вакансий для рабочего места. Работа с кадровым планом ведется с помощью нижнего окна обработки «Кадровое планирование» (Рис. 7).

Рисунок 7 – нижняя область обработки «Кадровое планирование»

Обработка позволяет анализировать информацию о запланированной и реальной численности работающих по каждой должности подразделения, а также о вакантных рабочих местах.

Формирование кадрового плана, а также внесение в него изменений и дополнений осуществляется с помощью документа «Изменение кадрового плана». Создать новый документ можно по кнопке «Новый документ» в форме обработки «Кадровое планирование» (Рис. 8). Документ также может быть создан независимо от обработки в виде отдельного журнала.

Рисунок 8 – создание документа «Изменение кадрового плана» из обработки «Кадровое планирование»

Изменить кадровый план можно также по кнопке «Изменить кадровый план» в форме обработки «Кадровое планирование» (Рис. 9).

Рисунок 9 – изменение кадрового плана в обработке «Кадровое планирование»

Изменения в кадровом плане вступают в силу с даты, которая указана в реквизите документа «Дата изменений». В табличной части документа вводятся строки кадрового плана и указывается количество ставок, запланированное по строке на дату изменения.

В документе «Изменение кадрового плана» выбор подразделения осуществляется из справочника «Подразделения» или «Подразделения организаций» в зависимости от режима кадрового планирования, а выбор должности из справочника «Должности».

Документ можно заполнить по кнопке «Заполнить по текущему состоянию» (Рис. 10), при этом будет анализироваться кадровый состав предприятия на дату изменения и в табличную часть документа помещаются строки по занятым на дату изменения ставкам.

Рисунок 10 – заполнение документа «Изменение кадрового плана»

У функции заполнения «Заполнить по текущему состоянию» есть особенность: в табличную часть документа не добавляются строки по тем должностям организаций, для которых не установлено соответствие должностям для набора персонала. При этом выводится сообщение о том, какие должности не были включены (Рис. 11).

Рисунок 11 – ошибка при заполнении документа «Изменение кадрового плана»

При редактировании кадрового плана следует обратить внимание на то, что «выведение» должности из кадрового плана (т.е. на этом рабочем месте никто работать не будет) означает, что необходимо оформить очередное изменение кадрового плана с нулевым планируемым количеством работников по этой должности в этом подразделении (Рис. 12).

Рисунок 12 – «выведение» должности из кадрового плана

Для уменьшения количества ставок по какой-либо должности, необходимо создать документ «Изменение кадрового плана» для должности с уменьшаемым количеством ставок, и указать остающееся число ставок. При этом ранее имевшаяся история изменения планового количества работников сохраняется. При необходимости отследить изменения кадрового плана с течением времени, следует установить вид «История всех изменений» в обработке «Кадровое планирование» (Рис. 13).

Рисунок 13 – вид «История всех изменений» в обработке «Кадровое планирование»

Список документов, которыми вносились изменения в список рабочих мест по выбранному подразделению, отображается в нижней части обработки «Кадровое планирование». Переход к редактированию документа возможен непосредственно из списка (Рис. 14).

Рисунок 14 – просмотр документа «Изменение кадрового плана»

3.2. Вакансии

Справочник «Вакансии» предназначен для получения списка реальных вакансий, а также для описания и хранения такой информации как: вакантные рабочие места, ответственный за вакансию и заявитель, плановая дата закрытия вакансии, требования к кандидату. Для работы с информацией о вакансиях предназначена область «Вакансии» в верхней части обработки «Кадровое планирование» (Рис. 15). В зависимости от режима кадрового планирования (набора персонала) в элементе справочника описывается вакансия компании или организации.

Рисунок 15 – верхняя область обработки «Кадровое планирование»

В обработке присутствуют кнопки для выполнения наиболее часто используемых действий: добавление, копирование, редактирование элемента, и они вынесены на командную панель. По кнопке «Упорядочить вакансии» можно выбрать колонку для сортировки списка вакансий и режим отображения списка: показывать только открытые вакансии или все вакансии из справочника. Полный перечень действий со списком вакансий предоставляет выпадающее подменю по кнопке «Вакансии» (пункты дублируются также в контекстном меню, вызываемом по нажатию правой кнопки мыши). Кроме стандартных действий над элементами справочника, это меню содержит также команду «Закрыть» (Рис. 16), с помощью которой можно не открывая форму элемента справочника установить для вакансии пометку «Вакансия закрыта».

Рисунок 16 – работа с областью «Вакансии» обработки «Кадровое планирование»

В форме элемента справочника «Вакансии» (Рис. 17) указывается должность, по которой открывается вакансия, и задается наименование вакансии. По умолчанию в качестве наименования вакансии используется наименование выбранной должности. На закладке «Основная» можно указать ответственного за вакансию, заявителя (из справочника « Пользователи »), плановую дату закрытия вакансии и, в обязательном порядке – подразделение, в котором открыта вакансия. На закладке «Описание вакансии» можно уточнить требования, обязанности и условия для вакансии (настройка «Уточнить описание вакансий»). По умолчанию эти сведения заполняются из справочника «Должности» (настройка «Использовать описание вакансии из должности»).

Рисунок 17 – элемент справочника «Вакансии»

Каждая вакансия из справочника имеет признак: открыта она или закрыта. После создания, новая вакансия считается открытой. После подбора персонала на эту вакансию (или закрытия вакансии по другим причинам) для неё необходимо установить флаг «Вакансия закрыта» или закрыть ее с помощью обработки «Кадровое планирование» (Рис. 16).

4. Отчетность по кадровому планированию

Из формы обработки «Кадровое планирование» можно получить отчеты:

• «Состояние кадрового плана» (Рис. 18) – позволяет получить текущее состояние потребностей в трудовых ресурсах для анализа укомплектованности персоналом. Этот отчет отображает список рабочих мест предприятия с информацией о количестве вакантных, запланированных и занятых ставок и прочей характеристикой рабочих мест. Количество запланированных рабочих мест совокупно включает, данные внесенные документами «Изменение кадрового плана» и данные справочника «Вакансии». Настройки отчета позволяют учитывать количество вакансий закрытых и/или не закрытых.
• 
  Рисунок 18 – отчет «Состояние кадрового плана»
  
  
• «Исполнение кадрового плана» (Рис. 19) – показывает процентное отношение количества запланированных вакансий к количеству заполненных вакансий за указанный период. Процент выполнения кадрового плана может быть получен по каждому подразделению в разрезе должностей или по каждой должности в разрезе подразделений.
• 
  Рисунок 19 – отчет «Состояние кадрового плана»

На характер информации в отчетах «Состояние кадрового плана» и «Исполнение кадрового плана» влияет режим кадрового планирования.

• «Коэффициент текучести кадров» (Рис. 20) – показывает данные о средней численности работников по подразделениям и должностям и относительные размеры высвобожденных ставок вследствие увольнения работников по данным управленческого кадрового учета. Коэффициент текучести кадров представляет собой отношение, выраженное в процентах, количества уволенных работников за период к среднесписочной ставке работников за тот же период.
• 
  Рисунок 20 – отчет «Коэффициент текучести кадров»

5. Планирование затрат на персонал

Для регистрации данных о планируемых затратах по оплате труда работников предназначен документ «Планируемые затраты на персонал». Подробнее о планировании затрат на оплату труда описано в статье «Механизм планирования затрат на персонал».

Нас находят: совокупность сведений о запланированном количестве ставок по должностям и подразделениям