Облік кадрів

Прийняття на роботу

Прийняття на основне місце роботи

Зміна даних про працюючого співробітника

Переміщення

Підвищення окладу

Інша зміна параметрів розрахунку заробітної плати співробітника

Звільнення

Звітність за персоналом

Список працівників організацій доповнюється та змінюється лише документами кадрового обліку:

• Прийняття на роботу в організацію;

• Кадрове переміщення організації;

• Звільнення з організації.

Інформація про оплату праці працівників вноситься до основної кадрової документації "Прийняття на роботу в організацію" та "Кадрове переміщення організації". Цю інформацію (про розмір тарифних ставок і про додаткові нарахування працівника) у конфігурації прийнято називати "плановою", тому що фактичний розмір заробітної плати залежить не лише від розміру ставки, а й від таких параметрів, як, наприклад, відпрацьований час.

Таким чином, кадровий облік дає змогу реєструвати в інформаційній базі різноманітну інформацію про кожного співробітника:

• Дані про нього як про фізичну особу, тобто інформація загального характеру, що не залежить від виконання безпосередніх посадових обов'язків (дата та місце народження, стать тощо);

• Дані, пов'язані з виконанням посадових обов'язків, тобто місце роботи, посада, табельний номер;

• Дані про оплату праці:

  • планові параметри, що визначають набір щомісячних нарахувань та утримань співробітника і їх розмір;

  • дані про оподаткування доходу працівника, список пільг.

Прийняття на роботу

Під час прийняття на роботу реєструється не лише кадрова інформація, тобто де і ким новий співробітник працюватиме (підрозділ і посада), а й параметри для розрахунку зарплати:

• усі незмінно діючі (періодичні) індивідуальні нарахування та утримання;

• перелік внесків, які мають бути розраховані виходячи із заробітку працівника;

• правила відображення зарплати в обліку (шаблони проведень).

Прийняття на роботу, тобто оформлення фізичної особи як працівника, відбувається за документом "Прийняття на роботу в організацію".

Рис.5. Прийняття на роботу

У документі "Прийняття на роботу в організацію" вибирають працівника з довідника "Співробітники організацій", слід зазначити:

• Підрозділ, у якому він працюватиме, і посаду;

• Дату прийняття. Вона може відрізнятися від дати самого наказу. Дата прийняття вважатиметься основним періодом для нарахування індексації, якщо пізнішу дату не зазначено в реквізиті "Базовий період індексації заробітку".

Такий варіант зазначення дат може знадобитися під час роботи з конфігурацією;

• Спосіб відображення в обліку для всіх планових нарахувань працівника. Згідно з цим шаблоном формуватимуться проведення за плановими нарахуваннями, якщо в табличній частині "Нарахування" не буде зазначено уточнювальні способи для конкретних нарахувань;

• У табличних фрагментах "Нарахування" та "Утримання" зазначаються списки щомісячних нарахувань і утримань співробітника, їх розмір та спосіб відображення в обліку. Для нарахувань тут може зазначатися спосіб відображення для конкретного нарахування, цей спосіб має вищий пріоритет щодо способу, заданого у верхній частині табличного документа;

• У колонках таблиць "Внески" та "Внески на ФОП" автоматично заповнюється перелік внесків, що обов'язково стягуються та розраховуються підприємством з працівників і нараховуються на ФОП. Цей список може бути змінений користувачем залежно від пільг працівника, наприклад, інвалідність.

Якщо працівник, що приймається, має картковий рахунок у банку і виплату заробітної плати передбачається здійснювати на цей рахунок, то у зв'язку з наказом про прийняття на роботу вносимо інформацію "Введення відомостей про банківські картки працівника".

Прийняття на основне місце роботи

Перед формуванням документа "Прийняття на роботу в організацію" або в процесі його заповнення слід додати елемент до довідника "Співробітники організацій", зазначивши при цьому вид зайнятості "Основне місце роботи" та організацію, до якої прийматиметься співробітник.

Якщо працівники, що приймаються на роботу, мають право на пільгу з ПДФО, то на підставі наказу про прийняття слід ввести документ "Заява на застосування пільги" (див. Рис. 8.9).

Рис.6. Заява на застосування пільги

Оформлення на роботу за сумісництвом

У конфігурації розрізняють зовнішнє та внутрішнє сумісництво:

• зовнішнє сумісництво оформлюється, якщо основне місце роботи працівника в іншій організації, незалежно від того, чи ведеться облік за цим підприємством в інформаційній базі, чи ні. Це зумовлено трудовим законодавством України;

• внутрішнє сумісництво оформлюється, якщо працівник прийнятий на роботу, в якій числиться, але на іншу посаду. При цьому внутрішнє сумісництво має бути завчасно дозволено відповідним налаштуванням облікової політики щодо персоналу організації.

Оформлення на роботу за сумісництвом також відображається наказом "Прийняття на роботу в організацію". Вид сумісництва визначається видом зайнятості співробітника. Тобто перед формуванням документа або в процесі його заповнення фізичну особу слід додати до довідника "Співробітники організацій", зазначивши при цьому вид зайнятості "Сумісництво" або "Внутрішнє сумісництво".

Під час оформлення внутрішнього сумісництва в елементі довідника "Співробітники організації" має бути зазначено посилання на елемент цього ж довідника, використаний для оформлення наказу про прийняття на основне місце роботи (реквізит "Основне призначення" див. Рис. 2.10). У наказі про прийняття на внутрішнє сумісництво не заповнюються закладки "Внески" та "Внески на ФОП".

Рис.7.0 Внутрішнє сумісництво

Зміна даних про працюючого співробітника

Переміщення

Перехід на іншу вакансію або до нового підрозділу оформлюється документом "Кадрове переміщення організацій".

Рис.8. Кадрове переміщення

Під час зазначення працівника інші реквізити заповнюються значеннями, що діють на момент створення документа. Користувач має змінити їх за потреби.

У документі передбачено можливість автоматичного заповнення працівниками конкретного підрозділу або/і конкретної посади (Кнопка "Заповнити" на командній панелі форми документа).

Якщо переміщення супроводжується зміною розміру оплати, то в табличній частині "Нарахування" у графі "Дія" зазначається "Змінити" та задається новий розмір. Якщо зміна розміру заробітку має супроводжуватися обнуленням базового місяця для розрахунку індексації, то слід установити прапорець "Індексація заробітку з коефіцієнтом". Якщо будь-яке нарахування або утримання більше не діє, то у відповідній табличній частині необхідно зазначити дію "Припинити".

Документ фіксує спосіб відображення в обліку:

• для всіх планових нарахувань працівника (у будь-якому разі, навіть якщо у верхній табличній частині "спосіб відображення в бухобліку" не заповнено, до регістру робиться запис із незаповненим способом);

• для планових нарахувань працівника, що змінюються.

Підвищення окладу

Для відображення змін умов оплати праці, що впливають на розрахунок індексації зарплати, слід також скористатися документом "Кадрове переміщення організацій" із установленим прапорцем "Індексація заробітку з коефіцієнтом". У табличній частині "Нарахування" у графі "Дія" зазначається "Змінити" та задається новий розмір. Лише за такого відображення буде змінено базовий місяць для розрахунку індексації заробітної плати.

Дані закладок "Нарахування" та "Утримання" можна редагувати, використовуючи механізм "Групова зміна". У формі "Групова зміна нарахувань" слід установити курсор на змінюваному виді розрахунку (якщо його немає на формі, можна додати) та вибрати одну з дій:

• Установити значення - у цьому разі за кнопкою "Виконати" у кожний рядок з обраним видом розрахунку в колонку "Розмір" установлюється число, зазначене в полі "Значення";

• Змінити (сумою) - до всіх "розмірів" обраного нарахування буде додано суму з поля "Значення";

• Змінити (відсотком) - усі "розміри" коригованого нарахування буде змінено на зазначений у полі "Значення" відсоток.

У полі "Значення" можна, за потреби, зазначити від'ємні числа.

Інша зміна параметрів розрахунку заробітної плати співробітника

Для розширення складу планових нарахувань, зміни їх розміру (не впливає на розрахунок індексації), а також для зміни способу відображення зарплати, для зміни переліку або ставок внесків можна скористатися не лише документом "Кадрове переміщення організацій", а й документами "Введення відомостей про планові нарахування працівників організацій" (Зарплата - Планові параметри - Введення відомостей про планові нарахування працівників).

Рис.9. Введення відомостей про планові нарахування

Звільнення

Під час звільнення працівників відбувається реєстрація документа "Звільнення з організації".

Рис.10. Звільнення

У цьому разі здійснюється анулювання всіх нарахувань, пільг та утримань працівника.

Останнім робочим днем співробітника є дата звільнення. Перелік допустимих причин звільнення міститься в довіднику "Підстави звільнення".

Цей довідник заповнюється відповідно до потреб обліку, при цьому є можливість добору з вбудованого списку підстав звільнення згідно з Кодексом законів про Працю.

Звітність за персоналом

У практичному рішенні передбачено такі звіти за персоналом:

• Особова картка - типова форма №П-2;

• Списки працівників організації - різні списки працівників, відібрані та згруповані за різними критеріями. Інформація, що аналізується у звіті, відбирається з об'ємного переліку показників: інформація про фіз. особу (наприклад, дата народження або вік), посада, розмір оплати тощо.

Також передбачено автоматичне заповнення низки регламентованих статистичних звітів:

• Звіт з праці (форма №1-ПВ)

• Звіт про наявність вакансій (форма №3-ПН)

• Звіт про прийнятих працівників (форма №5-ПН)

• Звіт за кількістю працівників (форма №6-ПВ)

• Звіт про використання робочого часу (форма №3-ПВ)

Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів (форма №10-ПІ)