Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб (форма № 1 ДФ)

Загальні положення

Строки подання

Порядок подання

Порядок складання

Документи

Загальні положення

Відповідно до пп.«б» п.176.2 ст.176 ПКУ податковий агент зобов'язаний подавати податковий розрахунок суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, а також суми утриманого з них податку контролюючому органу за місцем свого розташування.

Керуючись цією нормою, Мінфін України наказом від 13.01.2015 р. № 4 затвердив форму Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (форма № 1ДФ), а також порядок її складання та подання (Порядок № 4).

У п.1.3 розділу I Порядку № 4 конкретизовано перелік осіб (податкових агентів), які зобов'язані складати та подавати форму № 1ДФ:

• юридичні особи (їх філії, відділення, інші відокремлені підрозділи);
• самозайняті особи (фізичні особи – підприємці та фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність);
• представництва нерезидентів – юридичних осіб, інвесторів (операторів) за угодою про розподіл продукції, які незалежно від організаційно-правового статусу та способу оподаткування іншими податками і/або форми нарахування (виплати, надання) доходу (у грошовій або негрошовій формі) нараховують (виплачують, надають) доходи фізичній особі та/або зобов'язані нараховувати, утримувати та сплачувати ПДФО до бюджету.

Податкова декларація, розрахунок – це документ, що подається платником податків контролюючому органу у строки, встановлені законом, на підставі якого здійснюється нарахування та/або сплата податкового зобов'язання, або документ, що свідчить про суми доходу, нарахованого (виплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, суми утриманого та/або сплаченого податку (п.46.1 ст.46 ПКУ).

Податковий розрахунок – це документ, що свідчить про суми доходу, нарахованого (виплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, суми утриманого та/або сплаченого податку. На підставі відомостей про суми утриманого та/або сплаченого податку, що відображаються в цьому розрахунку, нарахування податкового зобов'язання не здійснюється (п.1.2 розділу I Порядку № 4).

Таким чином, форма № 1ДФ є податковою декларацією. Адже в ній відображаються суми доходу, нараховані (виплачені) на користь платників ПДФО (фізичних осіб), а також суми утриманого та/або сплаченого податку з таких доходів.

Насамперед це означає те, що розглядувана форма звітності повинна містити обов'язкові реквізити, перелічені у п.48.3 ст.48 ПКУ, і які мають бути заповнені.¹ В іншому разі вона не буде визнана податковою декларацією (не вважатиметься поданою) з усіма негативними наслідками, що випливають із цього (докладніше див. «Відповідальність за порушення законодавства»).

Строки подання

Відповідно до пп.«б» п.176.2 ст.176 ПКУ податковий розрахунок подається контролюючому органу у строки, встановлені для податкового кварталу. Тобто, з урахуванням пп.49.18.2 ст.49 ПКУ, форма № 1ДФ подається протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу.

Таким чином, граничні строки подання форми № 1ДФ за звітні (податкові) періоди 2016 року такі:

• 10 травня 2016 року – за I квартал;
• 9 серпня 2016 року – за II квартал;
• 9 листопада 2016 року – за III квартал;
• 9 лютого 2017 року – за IV квартал.

Якщо останній день строку подання податкової декларації припадає на вихідний або святковий день², то останнім днем строку вважається операційний (банківський) день, що настає за вихідним або святковим днем (п.49.20 ст.49 ПКУ, п.2.1 розділу II Порядку № 4).

Порядок подання

Відповідно до пп.«б» п.176.2 ст.176 ПКУ форма № 1ДФ за звітний (податковий) період подається контролюючому органу лише в разі нарахування доходів платнику податку податковим агентом протягом звітного періоду. При цьому звітність подається незалежно від того, чи виплачувалися протягом звітного (податкового) кварталу доходи чи ні (п.2.2 розділу II Порядку № 4).

Відповідно до п.2.3 розділу II Порядку № 4 форма № 1ДФ може бути подана до відповідного контролюючого органу одним із таких способів:

• засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням умови щодо використання електронного цифрового підпису відповідальної особи податкового агента в порядку, визначеному законодавством;
• на паперовому носії разом з електронною формою на електронному носії інформації;
• на паперовому носії, якщо кількість рядків у податковому розрахунку не перевищує десяти.

При цьому встановлено, що крім паперового носія, форма № 1ДФ може бути підготовлена (складена) на електронному носії інформації в електронній формі з використанням спеціалізованого програмного забезпечення, актуальні версії якого безкоштовно надаються в органі ДФСУ за місцем взяття податкового агента на облік. Таке програмне забезпечення розміщено на офіційному порталі ДФСУ³. Тут слід пам'ятати про вимоги, викладені у п.49.4 ст.49 ПКУ, згідно з якими платники податків, що належать до великих і середніх підприємств, подають податкові декларації до органу ДФСУ в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб, у порядку, визначеному законодавством⁴.

Наведена норма поширюється і на порядок подання форми № 1ДФ. Адже ця форма є податковою декларацією, а особи, які її подають (податкові агенти), – платниками податку (платниками ПДФО).

Критерії віднесення підприємств (суб'єктів підприємництва) до великих, середніх і малих наведено в частині третій ст.55 ГКУ:

• до суб'єктів великого підприємництва належать юридичні особи незалежно від організаційно-правової форми та форми власності, у яких середня кількість працівників за звітний період (календарний рік) перевищує 250 осіб⁵ і річний дохід від будь-якої діяльності перевищує суму, еквівалентну 50 млн. євро, визначену за середньорічним курсом НБУ;
• до суб'єктів малого підприємництва належать фізичні особи – підприємці та юридичні особи незалежно від організаційно-правової форми та форми власності, у яких середня кількість працівників за звітний період (календарний рік) не перевищує 50 осіб і річний дохід від будь-якої діяльності не перевищує суму, еквівалентну 10 млн. євро, визначену за середньорічним курсом НБУ;
• до суб'єктів середнього підприємництва належать інші суб'єкти (що не належать до малих і великих).

Таким чином, подавати форму № 1ДФ у паперовому вигляді (якщо кількість рядків у формі не перевищує 10, разом з електронною формою на електронному носії) мають право лише суб'єкти малого підприємництва – підприємці та юридичні особи, які відповідають наведеним критеріям. Усі інші суб'єкти господарювання зобов'язані подавати форму № 1ДФ в електронній формі.

Залежно від штатної чисельності податкового агента (чисельності працівників, які перебувають у штаті суб'єкта господарювання) форма № 1ДФ подається (п.2.4 розділу II Порядку № 4):

• однією порцією – зі штатною чисельністю до 1000 осіб;
• кількома порціями (окремими податковими розрахунками) – зі штатною чисельністю понад 1000 осіб (остання порція має бути подана не пізніше зазначених вище граничних строків подання).

Відповідно до п.2.3 і 2.6 розділу II Порядку № 4 податковий розрахунок подається до контролюючого органу за:

• місцезнаходженням юридичної особи або її відокремленого підрозділу (у разі, коли такий підрозділ уповноважений нараховувати, утримувати та сплачувати податок до бюджету);
• місцезнаходженням юридичної особи з поданням копії податкового розрахунку за місцезнаходженням відокремленого підрозділу (у разі, коли такий підрозділ не уповноважений нараховувати, утримувати та сплачувати податок до бюджету)⁶;
• податковою адресою фізичної особи – податкового агента.

Порядок складання

Податковий розрахунок складається з двох розділів:

• розділ І «Суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і суми утриманого з них податку». У ньому відображаються суми доходів, з яких справляється ПДФО, і суми утриманого з них податку. Дані зазначаються за кожною фізичною особою (виплатою);
• розділ II «Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею та військовий збір». У ньому відображаються суми доходів, з яких справляється військовий збір, і суми утриманого з них збору. Дані зазначаються загалом по підприємству без розбивки за конкретними фізичними особами (без персоніфікації)⁷.

Загальні принципи, якими слід керуватися під час складання Форми № 1ДФ, полягають у такому.

1. Форма складається без наростаючого підсумку, а лише за окремий звітний період (I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал).
2. Форма заповнюється машинописним текстом або друкованими літерами без помарок, закреслень, виправлень і уточнень (у разі складання форми в паперовому вигляді).
3. У незаповнених полях інформаційного рядка форми проставляється прочерк.
4. Грошові показники форми проставляються у гривнях з копійками.
5. У формі відображаються як доходи, що підлягають оподаткуванню, так і доходи, з яких ПДФО не справляється.

Порядок заповнення окремих показників податкового розрахунку викладено в розділі III Порядку № 4. Звертаємо увагу на такі моменти:

• у графі 3а «Сума нарахованого доходу» розділу I відображається сума нарахованого доходу без вирахування сум ПДФО, єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (ЄСВ) та інших передбачених законодавством платежів;
• у графі 3 «Сума виплаченого доходу» розділу I відображається сума фактично виплаченого доходу, але без вирахування сум ПДФО, ЄСВ та інших передбачених законодавством платежів;
• у графі 5 «Ознака доходу» розділу I зазначається ознака нарахованого доходу відповідно до додатка до Порядку № 4. На кожну фізичну особу заповнюється стільки рядків у формі № 1ДФ, скільки ознак доходу вона має (скільки видів доходу нараховано)⁸;
• у графі 8 «Ознака податкової соціальної пільги» розділу I відображається ознака ПСП відповідно до додатка до Порядку № 4. Якщо у звітному кварталі до заробітної плати працівника застосовувалися ПСП з різними ознаками, на працівника слід заповнювати кількість рядків, що відповідає кількості ознак пільги;
• у рядку «Військовий збір» розділу II відображаються загальні суми нарахованого та виплаченого доходу (графи «Загальна сума нарахованого доходу (грн, коп.)» і «Загальна сума виплаченого доходу (грн, коп.)»), і загальні суми нарахованого та перерахованого військового збору (графа «Загальна сума утриманого податку, збору (грн, коп.)»).

Приклад. Складання форми № 1ДФ за I квартал 2016 року.

Працівникам підприємства в I кварталі 2016 року нараховано заробітну плату та утримано ПДФО і військовий збір у розмірах, зазначених у таблиці.

Таблиця. Суми заробітної плати, нарахованої за I квартал 2016 року, утриманого ПДФО та військового збору

При цьому у звітному періоді:

• Устименко Сергій Миколайович звільнився 25 березня 2016 року;
• Кузьменко Світлана Олексіївна прийнята на роботу 11 січня 2016 року;
• до заробітної плати Макарова Євгена Петровича за кожен місяць застосовувалася податкова соціальна пільга в розмірі 689 грн.

Заробітна плата на підприємстві нараховується та виплачується своєчасно і в повному обсязі.

Податковий розрахунок за I квартал 2016 року матиме такий вигляд. такий вигляд.

Документи

1. Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. № 322-VIII (КЗпП);
2. Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (ПКУ);
3. Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV (ГКУ);
4. Закон України від 22.05.2003 р. № 852-IV «Про електронний цифровий підпис» (Закон № 852);
5. Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом Мінфіну України від 13.01.2015 р. № 4 (Порядок № 4);
6. Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5 (Інструкція № 5);
7. Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату України від 28.09.2005 р. № 286 (Інструкція № 286);