Посадові інструкції. Особливості та порядок складання
З метою регламентації організаційно-правового становища працівника на підприємстві, його обов'язків, прав і відповідальності власником або уповноваженим ним органом (далі – роботодавець) розробляються та затверджуються посадові інструкції.Загальні положення. Порядок розроблення проєкту. Вимоги до складання. Внесення змін і доповнень. Зберігання. Зразок документа: Посадова інструкція
Зразок документа: Посадова інструкція
Загальні положення
З метою регламентації організаційно-правового становища працівника на підприємстві, його обов'язків, прав і відповідальності власником або уповноваженим ним органом (далі – роботодавець) розробляються та затверджуються посадові інструкції.
Залежно від специфіки діяльності підприємства роботодавцем також можуть розроблятися робочі інструкції для технічних працівників і робітників.
Посадові інструкції мають статус локального нормативного документа, тобто такого, що діє в межах конкретного підприємства, який визначає вимоги до певної категорії працівників, забезпечує раціональний розподіл обов'язків між працівниками, а також є однією з підстав для об'єктивної оцінки їхньої роботи та для застосування заходів дисциплінарної відповідальності.
Посадові інструкції розробляються відповідно до вимог чинного законодавства, на підставі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, що являє собою систематизований збірник описів професій, наведених у Класифікаторі професій ДК 003:2010, затвердженому наказом Держспоживполітики України від 28.07.2010 р. № 327. Випуски зазначеного довідника, які затверджені та застосовуються нині, наведені у списку документів до цього матеріалу.
Порядок розроблення проєкту
Посадові інструкції розробляються, як правило, керівниками структурних підрозділів (начальниками відділів, управлінь тощо), або працівниками відділу кадрів, або спеціально створеною робочою групою фахівців у сфері управління, трудового права та відповідного напряму діяльності підприємства.
З метою організації роботи з розроблення посадових інструкцій керівником підприємства може бути видано відповідний наказ, яким визначається як перелік посад працівників, щодо яких мають бути розроблені посадові інструкції, так і перелік виконавців, а також строки виконання такого наказу.
Розроблений проєкт посадової інструкції підписується керівником структурного підрозділу (керівником відділу кадрів, членами робочої групи) та затверджується керівником підприємства.
Після затвердження оригінал посадової інструкції передається до відділу кадрів (де він і зберігається надалі) для ознайомлення з нею працівників під підпис із зазначенням П.І.Б., посади та дати ознайомлення. При цьому ознайомлення проводиться в порядку, встановленому на підприємстві: або в листку ознайомлення з посадовою інструкцією, що додається до неї, або в журналі ознайомлення працівників з нормативними документами підприємства, або в іншому порядку, встановленому на підприємстві.
Копії посадової інструкції передаються керівнику структурного підрозділу та працівникові, який обіймає певну посаду.
Надалі з посадовою інструкцією у вищезазначеному порядку ознайомлюються і всі новоприйняті працівники на цю посаду, а також працівники, переведені на цю посаду в порядку переведення та в інших випадках.
Вимоги до складання
Посадові інструкції повинні розроблятися та затверджуватися щодо кожної посади, передбаченої штатним розписом (див. лист Мінпраці України від 03.10.2005 р. № 36-508). Виняток у цьому разі можуть становити посади деяких керівників, правове становище яких визначене статутом підприємства або положенням відповідного структурного підрозділу (наприклад, положенням про філію), у якому зазначені основні завдання, обов'язки, права та відповідальність певної посадової особи за виконання покладених на неї функцій (обов'язків).
Під час розроблення посадових інструкцій слід враховувати, що кваліфікаційні характеристики кожної посади складаються з таких розділів:
- загальні положення;
- посадові обов'язки (завдання та обов'язки);
- права;
- відповідальність;
- повинен знати;
- кваліфікаційні вимоги;
- взаємовідносини за посадою (професією).
У заголовку посадової інструкції зазначається назва посади (професії), яка повинна відповідати професійній назві роботи, передбаченій Класифікатором професій ДК 003:2010. Проте є неприпустимим зазначати в заголовку посадової інструкції прізвище, ім'я та по батькові працівника (працівників), які обіймають цю посаду (див. Зразок документа: посадова інструкція).
Посадові інструкції мають статус локального нормативного документа, що визначає вимоги до конкретних посадових осіб, забезпечує раціональний розподіл обов'язків між працівниками. Крім того, посадові інструкції є підставою для об'єктивного оцінювання роботи працівників, а також є нормативною основою для застосування до працівників заходів впливу, притягнення до дисциплінарної відповідальності.
Вимоги посадових інструкцій враховуються під час прийняття працівників на роботу, а також під час проведення атестації.
Внесення змін і доповнень
Посадова інструкція є постійно діючим документом. Проте до неї можуть вноситися доповнення або зміни у разі перерозподілу обов'язків між працівниками, скорочення штату, зміни штатного розпису, зміни найменування як підприємства, так і структурного підрозділу, а також найменування посади. При цьому у разі внесення доповнень або змін посадова інструкція підлягає як затвердженню у вищезазначеному порядку керівником підприємства, так і ознайомленню з нею працівників. Якщо доповнення або зміни посадової інструкції спричиняють перерозподіл обов'язків, скорочення або зміну штату працівників, то працівники повинні бути ознайомлені з ними не пізніше ніж за два місяці до внесення таких змін (доповнень).
Зберігання
Строки зберігання посадових інструкцій визначені наказом Головархіву від 20.07.98 р. № 41, яким затверджено Перелік типових документів, що створюються в діяльності підприємства, із зазначенням строків їх зберігання. Так, для посадових інструкцій установлено строк зберігання 3 роки після їх заміни новими.
Зразок документа: Посадова інструкція
Зразок документа: посадова інструкція
